湘雅医院：我们这样做设备耗材采购和管理！
核心背景：
公立医院在做设备耗材采购和管理方面，每家医院的流程和方式方法可能完全不同，这是由中国特色的公立医疗体系决定的。那么，作为中国著名的大型三甲综合医院，素有「北协和、南湘雅」之称的湘雅医院，到底是怎样做设备耗材的采购和管理的呢？有什么好的经验可以和业界分享的呢？10月30日上午，由中国医医学装备协会采购与管理分会主办的「首届中国医疗器械采购与管理高级研讨会」上，湘雅医院的资产装备办主任章宇平先生为与会者做了深入浅出的介绍。
01、从大数据看湘雅医院！
我们知道，湘雅医院是教育部直属重点中南大学附属医院和国家卫计委直管国家大型综合性公立医院，是我国重要的医疗诊治、医学教育和医学研究中心。或许透过如下大数据，可以更深入了解我们医院：
1、建筑面积：43万平米；
2、编制床位：3500张；
3、年门诊量：271.3万人次；
4、年出院病人：11.5万人次；
6、年手术量：6.1万台次；
6、国家卫计委重点实验室和工程中心：4个；
7、省级重点实验室和临床研究中心：4个；
8、国家卫计委研究培训中心：3个；
9、临床及医技科室：88个；
10、全国重点临床专科建设项目：25个。
02、资产装备办：设备耗材采购管理承载者！
不同的公立医院在采购和管理设备耗材的部门不一样，我们医院的归口在资产装备办。这是一个小而精干的部门：总共33人，其中副高4人，中级16人，大专及以上学历95%以上。采购组有3人，分别负责设备、耗材和试剂；管理组有5人，分别负责质控、档案和网路维护；医工中心有20人，其中大型设备4人，中小型设备14人和制冷2人。
资产装备办的主要职责是采购、行政管理和运营维护。其中采购分为设备、耗材、试剂及零配件的采购；行政管理分为档案、质控、数据维护和资料查询等；运营维护包含维修、计量、报废、培训、反馈、质控和分析等职能。
03、每年12亿巨额采购量：全生命周期管理法！
医疗装备管理纷繁复杂，为了更好地去管理，我们牢牢把握医学装备的全生命周期的每一个环节，从而产生高效益。全生命周期包括：申请、批准、采购、使用、运维和报废等步骤环节。在申请阶段，做好详细分析，设定好招标参数及预算是关键；在批准阶段，专家参与及意见，院务会讨论，卫计委审批等必不可少，尤其针对大型设备；在采购阶段，邀标，委托招标和验收是正常程序；在使用阶段，做好建档，投资评估，成本分析，使用培训及不良监督缺一不可；在运营维护阶段，好的计量，严格的质控，快速的维修和完善的培训时重中之重；在报废阶段，遵照报废流程，进行恰当的残值处置，做到尽善尽美。
在我们湘雅，医疗装备总固定资产高达14亿元，年平均医疗装备采购总量在12亿元左右。其中医疗设备2亿元，医疗耗材9.8亿元，医疗设备维修1800万元。这么大的采购量，没有完善的管理流程，是不可能完成的任务。医院高层非常重视这一块，为此专门成立了医疗装备管理委员会和医用耗材管理专家委员会。
04、采购管理要点一：申请流程和临时采购流程！
万事开头难，设备耗材的采购管理也一样，事前申请特别重要！我们医院规定，医用装备申请必须在OA上进行，10万元以上的设备，使用科室还需要做出论证报告及成本效益分析；同时申请科室需要提供产品的基本参数和预算价格。我们制定了完善的管理流程，包括：年度设备采购申报流程、临时设备申购流程、新试剂采购申请流程、新耗材采购申请流程、危险化学品试剂申购流程、固定资产报废流程等9条相关制度制定的线上申报工作流程。
如果是临时设备申购，需要遵循：科室申报、专科意见、后勤办用电安排、物价审核、职能科室审核、主管副院长审核、资装办建议、后勤副院长审核及院长审核等流程。
05、采购管理要点二：规范化操作是获批的关键！
在临近年底，通常都会收集年度计划。年度计划通过专家委员会审批，经院务会批准后方可执行。需要特别注意的是：
1、万元以下临时计划设备由主管副院长审批，万元以上临时设备由院务会集体审批；
2、新耗材引入需经专家委员会审核，院务会批准后方可执行；
3、在用耗材每两年面向社会公开招标；
4、新试剂申购由检验科、医务部和主管副院长审批。
06、采购管理要点三：完善的标书决定成败！
标书的管理非常复杂，必须非常注重细节管理。比如，在标书专用合同条款或商务条款中，要事先设置相关条款；每年初，资装办会组织工程师修改相关条款；依据使用科室提供的技术参数，资装办会组织工程技术人员审核招标参数；大型设备的购买维保价格在招标中提出，列入评标总价。
招标文件特别要注意的是：
1、延期交货：违约金不吵5%，或解除合同；
2、付款：参照>30万或<>
3、报价：免税CIF，非免税DDP；耗材、试剂、易损件分别报价；
4、保修期：年限、保养具体方式、每年二次文字报告、360天；
5、计量检测：首次检测、器具形式批准证书；
6、联网：无条件承担联网费用；
7、设备质量问题：卖方全部负责。
07、采购管理要点四：按品类标准化采购！
采购程序开始，首先要依据使用科室提供的技术参数，资装办会组织工程技术人员审核招标参数。如果是设备，则依据采购类别打包，采用公开方式引入。如果是小额临时设备和报废更新设备，则采用邀标方式引入。如果是常规设备，经医院质控检测后，报院务会审批后，逐步更替为国产设备。如果是耗材，年消耗50万以下采用邀标方式引入，年消耗50万以上则采用公开招标引入。如果是试剂，则在采购设备时同时引入。设备安装好后，由采购员、工程师、临床使用人员验收后，签署验收单。
08、采购管理要点五：验收和合同反复检查！
设备安装好后，由采购员、工程师、临床使用人验收合格后方可签署验收单。耗材由医院物流配送中心验收，设备维保由生产厂家出具维修合格检测质检书。根据验收单，合同等创建档案，登录HRP系统。HRP系统与医院HIS、LIS、PACS、RIS、CIS、EMR、OA等各类系统资源共享。
合同方面，设备、耗材、试剂、维保等的合同模式类同；招投标文件，谈判承诺书，生产厂家售后服务承诺书及质量原因的责任等需要明确。
结束语：
作为湘雅医院资产采购管理部门，在我们的实践中，积累了不少好的经验和教训，和在座各位分享，欢迎批评指正。再次感谢「医学装备协会采购与管理分会」的邀请，感谢各位的聆听！
附：
中国医学装备协会采购与管理分会简介：
中国医学装备协会采购与管理分会于2016年7月15日成立，是在中国医学装备协会的领导下，由国药器材筹办成立的全国性、行业性、非营利性的社会团体。国药集团中国科学器材有限公司总经理于清明为会长，中世贸发投资有限公司林初宝董事长任分会常务副会长，张林鹏任分会秘书长。上海市医疗器械行业协会、天津医疗器械商会、深圳迈瑞生物医疗电子股份有限公司、万东医疗装备股份有限公司等140多家社会团体、企业为分会第一届副会长、常务委员和委员单位。
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