成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形。在电脑的内部，在电脑的桌面 上，在“档案总管”中，也同样充斥著无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的效能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬碟空间又不够 了，电脑效能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的档案真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。

档案管理的真谛在于方便储存和迅速提取，所有的档 案将透过资料夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬碟分区开始到每一个资料夹的建立，我们 都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的资料夹，建立合理的档案储存架构。此外所有的档案、资料夹，都要规范化地命名，并放入最合适的资 料夹中。这样，当我们需要什么档案时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放档案和辛苦、茫 无头绪地寻找档案。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的档案管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能 并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。

第一招 发挥我的文件的作用
有 很多理由让我们好好地利用“我的文件”，它能方便地在桌面上、开始功能表、档案总管、储存/开启视窗中找到，有利于我们方便而快捷地开启、储存档案。我们 可以利用“我的文件”中已有的内容表，也可以建立自己的内容表，将经常需要存取的档案存储在这里。至于“我的文件”存储在Ｃ槽，在重装系统时可能会误移除 的问题，可以在非系统建立一个内容表，然后右击桌面上的 “我的文件”，选择“内容”。在弹出的“我的文件内容”视窗中，按一下目的资料夹下的“移动”按钮，然后在新的视窗中指定我们刚建立的资料夹。重装系统后 再次执行以上操作，再重新指向此资料夹即可，即安全又便捷。

小提示
如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文件”资料夹时，其下的所有档案会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:My Documents下的所有档案手工移到新指定的资料夹中，否则可能会丢失资料。

第二招 建立最适合自己的资料夹结构
资 料夹是档案管理系统的骨架，对档案管理来说至关重要。建立适合自己的资料夹结构，需要首先对自己接触到的各种资讯、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的 工作和生活有所不同，接受的资讯也会有很大差异，因此分析自己的资讯类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软体、硬体的类别 建立资料夹；而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立资料夹。
同类的档案名字可用相同字母首码的档案来命名，同类的档案最 好存储在同一内容表，如图片内容表用image，多媒体内容表用media，文件用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软体开启。这样，当我 们想要找到一个档案时，能立刻想到它可能储存的地方。

第三招 控制资料夹与档案的数目
资料夹 里的数目不应当过多，一个资料夹里面有50个以内的档案数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个档案，浏览和开启的速度就会变慢且不方便检视了。这种 情况下，就得考虑存档、移除一些档案，或将此资料夹分为几个档案或建立一些子资料夹。另一方面，如果有资料夹的档案数目长期只有少得可怜的几个档案，也建 议将此资料夹合并到其他资料夹中。

第四招 注意结构的级数
分类的细化必然带来结构级别的增 多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的资讯相结合。越常用的类别，级别就越高，比如 负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个资料夹就应当是一级资料夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料资料夹，也应当是一级资料夹。资料夹的数目，资 料夹里档案的数目以及资料夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。

第五招 档案和资料夹的命名
为 档案和资料夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此资料夹类别和作用，能让你自己不需要开启就能记起档案的大概内 容，能就是好的名称。要为电脑中所有的档案和资料夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入 几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便检视和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。
另外，从排序的角度上来说，我们常用的资料夹或 档案在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个资料夹或档案相比于同一级别的来说，要存取次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一 个“1”或“★”，这可以使这些档案
和资料夹排列在同内容表下所有档案的最前面，而相对次要但也经常存取的，就可以加上“2”或“★★”，以此类 推。

此外，档案名要力求简短，虽然Windows已经支援长档案名了，但长档案名也会给我们的识别、浏览带来混乱。

第六招 注意分开要处理的与已经完成的
如果一年前的档案还和你现在正要处理的档案摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一 块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的档案，备份该备份的，移除不需要的，是一个良好的习惯。以老师为例，教授课程的教案与资料，本使 用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的资料夹中，甚至于烧录到光碟中。而并本学期的一些文档，因为要经常存取，最好放置在“我的文 档”中以方便时时存取。对于老师来说，一个学期就是一个周期，过一个周期，就相应地处理本周期的资料夹。对于其他行业的人来说，也有不同的周期，我们要依 自己的实际工作和生活需要对资料夹、档案进行归档。

第七招 发挥捷径的便利
如果我们经常要快 速存取档案或资料夹，那可以右击选择“建立捷径”，再将生成的捷径放置到你经常停留的地方。当然，当档案和资料夹不再需要经常存取时，你需要及时将捷径移 除，以免捷径塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。

第八招 现在开始与长期坚持
建立完善的结 构、规范化地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。如果你现在就开始，那请首 先拿出一张纸，明了你的资讯类别，明确准备建立的资料夹个数与位置，还有为重要的资料夹制订档案命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量 资讯进行移动、更名、移除等操作，而且要在以后操作中克服自己的
陋习。

也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你 就已经习惯于看到井井有条的档案与资料夹，并享受高效管理带来的快乐了

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