成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面 上，在“檔案總管”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠 了，電腦效能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦裏的檔案真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。

檔案管理的真諦在於方便儲存和迅速提取，所有的檔 案將透過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每一個資料夾的建立，我們 都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案儲存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資 料夾中。這樣，當我們需要什麼檔案時，就知道到哪裏去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫 無頭緒地尋找檔案。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能 並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。

第一招 發揮我的文件的作用
有 很多理由讓我們好好地利用“我的文件”，它能方便地在桌面上、開始功能表、檔案總管、儲存/開啟視窗中找到，有利於我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們 可以利用“我的文件”中已有的內容表，也可以建立自己的內容表，將經常需要存取的檔案存儲在這裏。至於“我的文件”存儲在Ｃ槽，在重裝系統時可能會誤移除 的問題，可以在非系統建立一個內容表，然後右擊桌面上的 “我的文件”，選擇“內容”。在彈出的“我的文件內容”視窗中，按一下目的資料夾下的“移動”按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛建立的資料夾。重裝系統後 再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。

小提示
如果你使用Windows 2000/XP，則移動“我的文件”資料夾時，其下的所有檔案會自動移過去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C:My Documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失資料。

第二招 建立最適合自己的資料夾結構
資 料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的 工作和生活有所不同，接受的資訊也會有很大差異，因此分析自己的資訊類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別 建立資料夾；而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔案名字可用相同字母首碼的檔案來命名，同類的檔案最 好存儲在同一內容表，如圖片內容表用image，多媒體內容表用media，文件用doc等等，簡潔易懂，一目瞭然，而且方便用一個軟體開啟。這樣，當我 們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能儲存的地方。

第三招 控制資料夾與檔案的數目
資料夾 裏的數目不應當過多，一個資料夾裏面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便檢視了。這種 情況下，就得考慮存檔、移除一些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建 議將此資料夾合併到其他資料夾中。

第四招 注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增 多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的資訊相結合。越常用的類別，級別就越高，比如 負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是一級資料夾。資料夾的數目，資 料夾裏檔案的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。

第五招 檔案和資料夾的命名
為 檔案和資料夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓你自己不需要開啟就能記起檔案的大概內 容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入 幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或 檔案在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比於同一級別的來說，要存取次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一 個“1”或“★”，這可以使這些檔案
和資料夾排列在同內容表下所有檔案的最前面，而相對次要但也經常存取的，就可以加上“2”或“★★”，以此類 推。

此外，檔案名要力求簡短，雖然Windows已經支援長檔案名了，但長檔案名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。

第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一 塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，移除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，教授課程的教案與資料，本使 用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個級別較低的資料夾中，甚至於燒錄到光碟中。而並本學期的一些文檔，因為要經常存取，最好放置在“我的文 檔”中以方便時時存取。對於老師來說，一個學期就是一個週期，過一個週期，就相應地處理本週期的資料夾。對於其他行業的人來說，也有不同的週期，我們要依 自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。

第七招 發揮捷徑的便利
如果我們經常要快 速存取檔案或資料夾，那可以右擊選擇“建立捷徑”，再將生成的捷徑放置到你經常停留的地方。當然，當檔案和資料夾不再需要經常存取時，你需要及時將捷徑移 除，以免捷徑塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

第八招 現在開始與長期堅持
建立完善的結 構、規範化地命名、週期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。如果你現在就開始，那請首 先拿出一張紙，明瞭你的資訊類別，明確準備建立的資料夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量 資訊進行移動、更名、移除等操作，而且要在以後操作中克服自己的
陋習。

也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你 就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了

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