2020 最新企业列印设备采购/租赁守则，你绝不能忽略的五大要点！
针对「企业列印设备」的租赁需求，本篇专题报导文章以各类型企业的访查结果为基础，为大家整理出采购人员在比较各类型设备方案所需注意的五大重点，并借此归纳出四个选择租赁设备时应该要进一步考量的策略！
为了彻底厘清企业在面对列印设备租赁时可能会遇到的种种问题，T 客邦今年特地针对各类型企业组织－包括一般传统产业、金融业、高科技产业、广告行销业…等，进行一连串的实地访查，希望透过这种有别于过往纸上谈兵型的策略分析，为采购人员们统整出决策前不容忽视的几大重点。
企业租赁列印设备，这五个问题最让人头痛！
在 2019 至 2020 年间，T 客邦透过合作伙伴的协助，搜集到多家不同类型、不同规模的企业「针对列印设备的选择与使用」的第一手访谈资料，并从中整理出企业在选择列印设备时，一定会遇到的「五大问题」，若您的公司在日常运作上十分依赖列印设备、但却迟迟找不到合适的解决方案，不妨透过本篇报导仔细检视一下，公司是否也同样面临这五个头痛的难题吧！
问题一：关乎采购绩效的「成本」评估
对企业采购来说，「成本」无疑是影响绩效的最大关键因素，且由于列印设备牵涉到的使用者数量众多，因此需要审慎考量的问题还真的不少，除了取得设备需支付的必要费用外，租赁方案中所包含的列印张数、后续维修保固范围也是不容忽略的环节。
据了解，「列印张数」是企业选择列印设备时最主要的考量点之一，通常会以「月」作为评估的计算基期，尤其不同类型、不同规模的企业，每月的列印张数有著极大的差距，如此次受访的大型保险金融机构，每月列印张数就高达 5,000 ~ 8,000 张，另外像是经常列印大量文件的物流业，每个月大概也有超过 3,000 张以上的列印需求，至于一般中小型规模的传产，每月列印量则约莫落在 500 ~ 1,000 张，而这些数量上的差异都决定了租赁设备时设定的数量以及合约内容。
对中大型企业来说，大至部门，小至单一员工的列印设备使用管理都与成本控管息息相关，举例来说，国内某大型金融行库因公司员工数庞大，为了有效管理员工的列印量，不仅在租赁设备前即预先估算好各部门每月的印量，让各部门依照印量比例分担租赁费用，甚至还会进一步确认设备的使用者管理系统是否能做到记名管控。
另外，从访谈资料中可以明显发现，采购人员经常会忽略列印设备在节能省电方面的表现，大家都知道，列印设备在公司里通常处于长时间开机待命的状态，平时的使用率也相当高，因此设备在维持高效率的同时是否也能达到节能标准，不仅牵涉到环保议题，从成本面来看，日积月累所耗损的电费也相当可观，绝对是采购时务必纳入考量的重点之一。
问题二：满足公司日常运作使用，「品质」是最基本要求
企业在评估列印设备时，列印的「品质」可说是最基本的需求，而所谓列印品质除了列印成品是否足够清晰之外，列印出的文件够不够耐用以及是否防水，也是相当重要的一件事。
除了列印品质，列印设备本身使用体验的好坏也是不容忽视的一环，像是是否具备足够的稳定性、低卡纸率、低故障率以及高耐用度，都会影响员工工作效率，也都是企业采购在评估列印设备时的几大关键重点。
问题三：长期租赁设备，「服务」好不好很重要
列印设备采租赁方式取得的最大好处，除了避免一次性支付高额的购买费用，还能同时满足定期保养及维修服务，不过由于每家设备租赁品牌各自提供的解决方案不尽相同，因此在选择时需要睁大眼睛了解设备在维修保固的服务范畴，尤其是当遇到机器故障时，是否有便利顺畅的障碍回报管道，以及是否能保证在一定时间内让设备回复正常运作，毕竟对企业而言，列印设备是重要的生产力工具，一旦故障停机势必导致作业延宕的情形，这些时间上的损失真的不容小觑！
问题四：Time is Money！「效率」就该斤斤计较
列印设备在企业组织里属于共享资源，因此当同一时间的使用者过多，在各自下达列印指令后，就得花费时间排队等待列印伫列工作慢慢消化掉，有鉴于此，采购人员在思考租赁列印设备时，必须评估不同部门的列印内容及平日列印量，选择适当印速的机型，借此规划办公室内最佳的租赁设备配置以达到妥善的列印分流。
以企业最常列印的黑白文件为例，现阶段一般大型雷射影印机平均列印张数为每分钟 60 页左右，不过雷射列印在正式运作前需要经过 15~20 秒的暖机，在待机状态下进行列印时，实际花费的时间会更长；至于企业级喷墨影印机，目前已可达到与雷射同等的列印效率，甚至更高阶的机种可达到每分钟列印 100 页的惊人速度，对公司里业务单位或经常有急件要处理的特定部门来说，绝对是更适合的选择。
问题五：善尽企业责任，打造节能办公环境
随著环境永续与绿色企业意识日益普及，愈来愈多具一定规模的企业组织开始思考公司营运方式如何与环境永续取得平衡，进而将这样的理念落实在公司设备采购的方针，从企业发展的角度来看，此举不仅对环境友善，更重要的是能提升工作效率、降低营运成本，为公司创造正面的形象。
选择列印设备时，主要考量列印设备运行时的能耗以及碳排放量，还有产品长期使用维护，以及需要替换的耗材零件，这些都会在无形中造成环境的负担。
除了环保，在选择列印设备时，能够确保工作环境无污染，也会是最近几年企业采购时较为感兴趣的地方，像是过于老旧的雷射列印机，在运作时也通常会造成空间中有粉尘逸出，除了有异味，更可能影响员工的健康。
对应问题的核心！租赁列印设备该采取哪些策略？
企业用列印设备由於单价高，加上考量到设备折旧以及保养维修的问题，因此往往会选择以租赁方案导入设备，不过依据每间公司实际需求的不同，适合的租赁方案也有所差异，尤其前面已经为大家分析了企业选择列印设备会遭遇的五大问题，在逐一了解问题后，该如何选择最适合自家公司的方案呢？我们就为大家归纳出选择租赁方案时的四个建议策略！
策略一：洽谈前先详列出「需求」以便逐项确认
根据访谈资料可以得知，不少公司在与各家列印设备商洽谈时，因为没有完整了解方案的细节，或是在没有盘点完全内部需求的情况下就签定某个方案，导致事后反而要花费更多费用来满足额外的需求（例如列印张数不足）。为了避免采购来的设备不符合公司实际运作的需求，建议企业在采购前，透过实际访谈或问卷调查的方式，预先掌握公司各部门对列印设备的真实需求，并将各种条件与疑虑条列清楚，以作为与租赁厂商接洽时的基本准备。
举例来说，除了最基本的列印、影印功能，设备是否要能收发传真文件？配备支援大量文件批次扫描的自动进纸器？或是可额外扩充大容量纸匣…等等，这些细项都建议在与厂商洽谈之初就要先确认好，才能确保租来的设备可以满足员工日常使用的需求，更重要的是，掌握需求的范围也能有效设定出成本范围，为公司省下不必要的花费。
策略二：掌握科技脉动，挑选更符合趋势的产品
根据此次访谈，T 客邦也发现到，有不少企业因为对列印的需求较固定，加上持有与使用这些设备的时间也较长久，所以不会经常更动租赁来的设备，不过由于每次签订的租约多半在三年至五年间，因此若是租赁厂商有主动提供更合适的方案，建议可趁著这个机会汰旧换新，选择功能更优异的产品。毕竟列印设备的发展日新月异，建议采购人员定期主动了解新品的发展，评估是否有更符合公司需求的新品，以获取更高的效益。
观察近几年企业级列印设备的发展可以发现，喷墨列印技术进展的脚步相当快，除了维持优异的列印品质，列印速度更是已超越雷射列印，最高每分钟可达 100 张的水准，此外，企业用喷墨列印机种也都采用了具备防水能力、列印成品耐用度更高的颜料墨水，可以满足像是金融会计业对于财务资料长久保存的耐久性需求，也因此过去非雷射列印机种不可的情况已不再，在喷墨列印成本更低的情况下，势必成为企业采购的主要选择。
此外，面对近年来全球气候变迁所导致的环境恶化，可以观察到许多企业逐步朝「低碳组织」的转型之路迈进，借此善尽公民责任、致力环境永续发展，因此，新的技术能为列印设备提升多少节能环保效益也是采购时愈来愈受重视的一环。
策略三：选择知名品牌的产品较有保障
很多受访者在访谈中提到，有些主打费用低廉的设备租赁商会使用「外壳全新，内部机件二手」的翻新机来蒙混客户，或 push 客户选择知名度低的二三线品牌，借此降低成本，相较之下在品质、稳定性及耐用度方面就大打折扣，短期的优惠是得到了，但长期来看却可能会因小失大。
策略四：成本藏在细节里，积少成多能省很大
对企业来说，采用租赁方案最主要的目的之一就是节约成本，除了最基本的每月列印量要选择最符合公司本身用量的方案外，其实设备的规格也大大影响后续使用上的花费。
举例来说，常见的雷射列印机种因为列印的原理是采加热转印的方式，因此在列印时，需耗费较大的电力进行机器的加热，长时间累积下来的电力消耗是很惊人的，再加上设备内部的加热器、感光鼓都需要定期更换，虽说采用租赁方案没有额外的花费，但设备总是需要较频繁的维护，停机时所造成的生产力延宕也是一项隐藏性成本。
小结：选择列印设备，成本之外还需多方考量！
为了撰写此次的专题报导，T 客邦透过访谈方式取得相当宝贵的第一手资料，也从中发现到其实目前有相当多的企业仍旧较青睐雷射影印机，但之所以一直延用雷射机种的主要原因还是在于「对喷墨列印技术仍停留在数年前旧有的刻板印象」－如列印速度慢、列印成本较高、列印成品不耐用…等等。实际上目前在企业应用领域，喷墨列印机种的选择是非常多元的，甚至也有部分落地型微喷影印机种，无论是列印速度或列印品质都已凌驾在雷射机种之上，更能满足企业用户严苛的要求。
整体看来，企业选择列印设备租赁方案时，在成本之外更应该重视的其实是员工的真实需求，只有在充分掌握需求的情况下才能真正达到成本的精省！同时，从设备采购的环节就善尽社会责任，选择节电，0 碳粉，低耗材零件，符合未来节能列印最新发展趋势，打造清新高效的办公环境。
