云端共享时代的来临，带给人们许多便利之处，相信这几年也有不少朋友，原先并非使用 Gmail，因为 Google 提供丰富且便于使用的云端服务（Google 文件、试算表等），纷纷注册了 Google 帐号并取得了一组 Gmail 地址，而小柏之邦也曾在两年多前发表了一篇 Gmail 简单介绍文（还在用Yahoo!奇摩电子信箱吗？试试看Gmail吧！），推荐大家可以使用 Gmail 做为主要电子信箱。

在文章当中，提及了 Gmail 一项很方便的功能，也就是标签，透过将信件套用标签，可以把同性质的信件分在同一个类别（群组）里面，如此一来，要找寻信件时，便不用在收件匣里面「大海捞针」了。

标签虽然很好用，但是当我们每天收到的信件量较多，每封信件逐一套用标签的话，说起来实在是很没效率，因此 Gmail 提供了一项自动化的功能，也就是本文的主角：筛选器 (Filters)。透过筛选器，可以让信件自动套用标签，当然也还有其他效果，以下将为各位简单介绍筛选器的妙用！

善用筛选器，让 Gmail 变得更加有智慧

 

筛选器有哪些功能？

根据Google官方说明文件所说的，「Gmail 筛选器可让您分类管理外来邮件。透过筛选器，您可自动为邮件加上标签，予以封存、删除、加上星号或转寄，甚至避免收到垃圾邮件。」除此之外，也包括说可以把某些不重要且常态性的通知信件直接设定为「已读」......等功能。

筛选器看起来颇强大的，但要如何发挥它的的最大效用呢？首先先示范最简单的方法：透过筛选器将特定人士寄来的信件套用特定标签。

 

情境一、将公司同事寄来的信件自动套用「工作」标签

其实不论是公司、学校的事务，或是像我个人参加台湾创价学会的各项活动，时常会收到非常多的资料信件，如果不透过标签加以归类，有时候要找某些信件还真的是颇困难的，虽然 Gmail 承袭 Google 强大的搜寻功能，但要是忘记信件的标题或内容，其实还是于事无补。因此，透过筛选器，只要是特定人士，比如说公司同事，或是乐团团长寄来的信件，都将它套用上「工作」或自定义的标签。

以下我将以小柏之邦官方 E-mail 作为例子：

首先，点选收件匣右上角的齿轮，进入设定。

点选上面的「筛选器」，页面卷动到底，点选「建立新筛选器」。

设定筛选条件，在此以寄件者为例。

接著，点选右下角「根据这个搜寻条件建立筛选器」，便可以针对该寄件者所寄来的信件，进行下列动作（以下示范将其套用「小柏之邦站务」标签）：

当然，如果该寄件者寄来的信件多半属于处理顺序较为优先的信件时，也可勾选「永远将其标示为重要」，让该寄件者寄来的新信件出现在「未读的重要邮件」中（必须设定为「优先收件匣」）。

同时，筛选器不光只能针对未来的信件进行筛选，也可以针对该寄件者过去已经寄来的信件一并归类，这时只需要勾选「将筛选器同时套用到 n 个相符的会话群组」即可，接著按下「建立筛选器」，就大功告成了。

设定优先收件匣，未读的重要邮件将会置于最上方

在收件匣当中，只要是「小柏之邦」寄来的信件，不论是旧信件或是新信件都已经套上「小柏之邦站务」的标签了

而在「小柏之邦站务」标签中，可以快速地找到跟小柏之邦有关的所有信件，不必在收件匣当中慢慢找寻

 

情境二、有很多同事都符合相同筛选器规则，但我只能逐一设定吗？

我自己也曾为此苦恼许久，以会议记录为例，会议记录的工作经常都是由不同人担任，如果有 10 个人负责轮值会议记录，则必须针对那十位同事建立十个筛选器，但筛选规则都一样，却要做十次，岂不是很没有效率？

后来我发现，在建立筛选器的时候，可以使用到「OR」，将相同筛选器套用至多位寄件者。

OR 的意思就是或，延续上例，如果小柏之邦除了站长之外，还有两位工作伙伴，所有要套用「小柏之邦站务」的寄件者势必不会只有一个 E-mail，而会有多组 E-mail。此时在「建立新筛选器」当中的寄件者栏位，可以输入：

[email protected] OR [email protected] OR [email protected]

用白话文解释的意思就是：

如果寄件者是 Shiaubo 或是 sbg001 或是 sbg002，将执行下列动作。

为了验证这个方法的可行，我将上面那句话直接复制贴上到寄件者栏位，补充说明，除了可以直接点选「根据这个搜寻条件建立筛选器」进行设定，也可以按左边蓝色的搜寻按钮，先查看这个筛选器将会对哪几封信件造成影响。

其实 [email protected]、[email protected] 是不存在的电邮地址，但仍然可以找到原先来自小柏之邦的信件，因为只要是上述电邮地址，都会执行相同筛选结果。因此，透过 OR 可以让原本需要重复建立 N 次筛选器的烦人过程，简化成用一个筛选器完成相同效果。

 

情境三、将订阅的电子报放在同一个标签，且不要让它成为重要信件

我个人有订阅联合电子报当中资讯科技类的电子报，每周都会寄来好几封信件，我希望能让他们都归类在同一个标签当中，但当我要设定筛选器时，我发现同样都是联合电子报寄来的，可是寄件地址却都不一样，例如说有些寄件地址是 [email protected]，也有 [email protected]，虽然有很多种帐号，可是他们的主机位址都是一样的 (udnpaper.com)。

此时，我们同样可以透过「建立新筛选器」当中的寄件者栏位来达成分类，而这时，我们只需要在栏位当中输入 @udnpaper.com 即可。

透过搜寻，确认使用 @udnpaper.com 可以抓出所有联合电子报的信件

接著，选择「套用标签」以及勾选「永不将其标示为重要」即可。如此一来，可以确保 Gmail 不会将其误认为重要信件（原则上 Gmail 是很聪明啦，但以防万一，我还是勾选了它）。

 

善用筛选器来管理邮件

上面使用了三个简单的情境来示范筛选器的所能达到的效果，当然，筛选器不是只能拿来套上标签而已，也还有许多方式是我没有示范到的，比如说有些信件的标题固定会出现相同字样时，便可直接在主旨栏位里面输入关键字。总之，Gmail 提供强大的筛选器功能，我相信善用它之后，能够组合出更多种筛选模式，最重要的是，让管理邮件变得更加简单、更加自动化！

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