設計整理師

2018年的下半年我過得手忙腳亂，我現在有個強烈的念頭：每個建築事務所都應該有專人負責「設計整理」。

項目過程中產生的成噸的文件，裡面其實藏著關鍵的決策和寶貴的知識，隨意亂放的話，會造成隱患和浪費，應當把它們挖掘出來。除了埋頭做設計以外，事務所里總是會有很多和設計高度相關的雜務，沒有專人負責，每每會分散大家的精力。這兩類事情看起來不起眼，其實帶來的隱形開支極為巨大。如果專人負責呢？

此人應該首先是個建築設計師，知道設計有哪些步驟，需要用到哪些資料，而且邏輯條理清楚。

此人的任務包括：

一，管理公司伺服器的設計資料庫，重點在於

①項目文件夾、②設計參考、③材料和廠商資料庫、④作圖和建模素材庫、⑤宣傳素材

混亂的資料庫會帶來什麼問題？項目暫停一陣子再回來，找不到文件。兩個類似的項目，重新找了一遍參考案例。大費周章做了一輪方案調整，發現這個方向曾經試過一次而且被否過。幾個人在不同的最終文件上各自做修改，無法合到一處。和這些災難相比，文件重複而浪費存儲空間簡直微不足道。

想要管好資料庫，第一步是保證硬體設備，因此整理者還需要涉及IT維護的事務：電腦配置、伺服器設置、網路、許可權設置、BIMcloud……要和相關人員協調好，有時候還得負責採購些電子產品。

第二步，是設計數據結構。是的，文件夾結構是需要設計的，要多方案比較，選出適合自己公司的工作方法的文件夾結構。項目文件夾內是按文件類型分還是按設計階段分？原始文件、過程文件和最終文件如何區分？一些零碎的文本表格草圖該如何歸類？設計參考是放在對應的項目下還是單獨放在一處？所謂的「材質」究竟是指廠商給的材質照片還是渲染時的貼圖？很多公司的文件結構是引用其他公司的——作為設計師，還是該從設計的角度審視一下。

第三步，是制定操作手冊，並且傳達到所有員工，督促他們執行。一定要讓操作清晰簡潔，因為搞建築的嘛，經常忙著交圖沒時間理這些；如果文件結構用起來反人類，大家自然而然就會排斥它。手冊除了告訴大家文件從哪存取，還得告訴大家怎麼起文件名，一堆111，222，121212的文件，根本無法勝任團隊協作。

第四步當然就是資料庫的日常維護了。其實框架建立起來以後，日常維護的工作可以拆分給其他員工，讓他們工作之餘，把某個特定的素材文件夾理一理作為放鬆。

二，公司的VI設計

科技公司外包VI設計無可厚非，一個建築事務所，花錢請外人設計VI，總覺得哪裡不對。

如果VI沒有統一設計，換言之，經過整理，那大家就會各用各的，最後亂成一團。

名片不僅要設計還要管製作，那就彷彿一個微型的落地項目，其實還挺鍛煉設計師的落地把控能力的。

項目作品集，半年一年的，總得更新一下，選照片排版，根據不同需求出不同版本，事兒也不少。列印成冊，也能算一個project了。

公司網站，排版排著排著就忍不住學起了前端。微信公眾號，可能一不小心就做成了自媒體。

彙報文本模板，花時間做一下，各個項目組統一起來，顯示出團隊的專業性。既然文本有模板了，那CAD製圖模板肯定也很關鍵，做一下吧。模型文件的模板，做。分析圖的色卡，做。會議紀要、項目時間進度表、項目各方通訊錄、圖紙往來記錄表……這些也都需要模板。

這麼一來，公司的什麼項目展示牆、宣傳頁宣傳視頻、電子賀卡、紀念品本子……這些東西當然都交給這個人了。畢竟他知道每個項目那幾張照片更好看，也掌握了大量的排版和字體知識。

印刷打圖，找誰？辦公室需要個門牌或者標識，找誰？項目要做個展示模型，找誰？模型架子訂做，找誰？

甚至於，公司如果搬了地兒，新辦公室的設計，找誰？這才是公司的終極VI……