SSC Talent | 變革視角下的財務共享服務
閱讀本文你將了解
1.觀念變革邁出首步；
2.流程變革位於關鍵；
3.人員變革精準匹配；
4.組織變革因適而優；
5.系統變革構建平台；
6.財務共享服務變革成功落地。
財務共享服務實現了財務基礎工作的集中處理，操作與管理的分離，是財務的一場工業革命，不僅為企業帶來提升效率、降低成本、增強管控等益處，更是極大地促進了企業核心價值與競爭實力的增強。需要注意的是，財務共享服務並不是簡單的財務集中，也不是僅僅搭建一套財務共享信息系統就可以了。從變革視角來看，財務共享服務的建造過程涉及觀念的變革、流程的變革、人員的變革、組織的變革、系統的變革。
觀念變革邁出首步
經濟學家哈耶克（Hayek）在《通往奴役之路》一書的開篇指出：「觀念的轉變和人類意志的力量，塑造了今天的世界」。借用這句寓意深刻的話，可以說，觀念的轉變和意志的力量，塑造了今天的財務共享服務。 財務共享服務是財務轉型的第一步，是融合先進管理思想和新技術的產物。員工是企業的核心資源，變革伊始，需要獲得管理層的支持，需要向每位員工傳達新的觀念。觀念的轉變並不是件簡單的事情，員工在剛接觸變革時，難免產生憂慮不安的心理，需要領導重視和培訓宣貫，向每位員工傳達願景規劃，並通過溝通和交流，關注了解員工的需求，提高員工對變革的適應能力。當員工轉變了觀念，對變革的目的有了明晰的認識，變革的開展也就有了很好的「勢」，才能做到勢在必得。 觀念的轉變並非一朝一夕，強力推動可能有立竿見影的效果，但卻可能引起企業人員的流失和動蕩。某一集團企業實施財務共享中心時，先是選取業務規模最齊全的園區作為推進樣板，然後複製到其他園區推進異地財務共享轉型，循序漸進，讓子公司和財務人員在觀念上有一個逐步接受的過程。同時通過有效的溝通和培訓，降低員工負面情緒，減輕變革心理壓力，幫助員工更好的轉變觀念，應對變革。
流程變革位於關鍵
流程是財務共享服務中心建設中的關鍵環節，流程的梳理，再造與優化是財務共享服務模式區別於財務集中模式的主要特點，在流程框架下進行流程設計與持續的優化是流程變革的主要內容。 流程框架其實是流程層次的體現，完整的流程框架能夠為企業的流程梳理、管理和優化工作提供便利。借鑒APQC（American Productivity and Quality Center）梳理的PCF（Process Classification Framework），流程層次從高到低依次為類別——流程組——流程——活動——任務。財務共享服務變革中，需要識別、劃分、設計各級流程，這個過程中要考慮到財務共享服務中心業務結構化和交易屬性的特點。流程的設計需要關注角色、活動、次序、規則和工具，要兼顧效率與控制，在充分調研和評估的基礎上簡化統一業務流程，實現標準化和高效率，加強業務財務一體化建設。流程是需要不斷優化的，關於流程優化機制，要注重於業務人員多交流溝通，在組建流程團隊時注意加強各分子公司人員的參與感，或考慮諮詢專家專業意見。 中興新雲·財務雲團隊為某大型清潔能源企業進行流程優化與再造時，通過問卷、訪談、流程穿行對企業下屬公司進行調研，在充分了解業務現狀和財務流程的基礎上，梳理出十三個主流程，一百多個子流程，涵蓋了從會計處理到報表出具的全過程，為客戶提供了完備具象的流程再造方案。
人員變革精準匹配
在財務共享服務中心的支持下，企業的財務部門將向戰略財務、業務財務、共享財務三個方向轉型。在規劃人員轉型時，不僅僅需要考慮財務共享服務中心的人員調動與人員培養，也需要提前規劃業務財務與戰略財務的工作內容與人員轉型方案。 在人員轉型的過程中，財務部門需要從財務在企業中的定位出發，將財務職能劃分為執行層、控制層和決策層三個層面，分別規劃共享服務、業務財務和戰略財務的職能範圍，設計不同財務團隊的組織架構、工作機制、能力模型、培養方案等。企業需要提供財務人員轉型最需要的培訓指導，並根據員工學習能力和基本素質選擇適當的轉型方案，建立全面的工作指導體系，幫助員工更加順利的轉型。 在實施財務共享服務中心的過程中，某企業將相關流程的崗位和人員共同納入財務共享中心，並按照人員的素質與能力特點進行人崗匹配。讓有創新能力和流程經驗的人員組成共享中心的核心團隊，要求其以流程為導向幫助共享中心分階段上線；讓有操作經驗的人員從事具體的交易處理工作。在考慮人員特點的情況下，尊重員工個人意願，激勵員工成長。該企業指出，人員與團隊建設是一個長期的過程，人員轉型與提升也是長期的過程，過分激進往往事倍功半。
組織變革因適而優
財務共享服務中心強調標準化的流程、專業技能與服務的提供，其組織設計要適合財務共享服務中心的發展階段和服務對象的業務特點，適合的才是最好的。 一般財務共享服務中心於財務部的組織關係有並行和隸屬兩種，如果是建立初期，歸屬財務部可以方便統籌管理，而到了實施建設的成熟階段，則可作為獨立於財務部門的組織，成為能夠面向全集團的獨立單位。財務共享服務中心的內部組織架構設計可以遵循流程化運作原則按職能劃分，依據服務對象範圍按區域劃分，或採用混合模式，目前較多的財務共享服務中心採用的是以流程維度進行專業化分工的方法進行構架劃分。 組織變革中除了組織定位和組織架構，還要充分考慮人員崗位設置和發展通道。財務服務共享中心的崗位通常可以劃分為兩類：一類是從事具體業務的業務運營崗位，一類是運營管理以及提供專業支持的專家崗位。設計組織結構時，需要為每個崗位設置發展通道，明晰職業前景，有效激勵員工成長。在財務共享服務中心的內部可以提供員工的平級調動的機會，也可以設置專業線和管理線的晉陞通道，此外，共享服務中心更可以作為財務的人才中心，從中選拔優秀的人才，進入戰略財務或者業務財務，實現跨部門的調動或晉陞。
系統變革構建平台
企業的財務信息系統是實現財務共享服務的基礎和保障, 只有在信息系統支持下，財務共享服務模式才可以跨越時空障礙，向服務對象提供內容廣泛的、持續高效的服務。財務分散管理模式下，各分子公司大多是根據自身需求自行開發信息系統，各系統之間信息不能達到有效共享，形成了一個個的信息孤島，而財務共享服務則是要建設統一的信息系統平台，實現各系統的互聯互通。 財務信息系統可以分為業務層、核算層、管理層和決策層四個層次，覆蓋從業務系統數據採集，到財務作業處理、管理控制以及經營決策信息的支持，全面支持財務循環。財務共享服務中心的核心系統平台主要涉及核算層的信息系統，包括財務運營系統，會計核算系統、資金管理系統、稅務管理系統四類信息系統等，財務運營系統是財務信息系統中的事務處理系統，比如：進項發票管理系統、銷項開票系統、收款管理系統、營收稽核系統、費用報銷系統、網上報賬系統、電子影像系統、電子檔案系統等，財務運營系統可大大提升共享服務中心業務處理效率，企業可根據自身情況分步實施。 中興新雲·財務雲團隊在為某國有控股企業提供信息系統方案時，根據該企業業務需求，對已有系統進行現狀診斷與評估，為其規劃設計了信息系統架構整體方案，並在整體方案下進一步計劃建設步驟，極大地幫助該企業降低了實施系統變革的風險。
財務共享服務變革成功落地
財務共享服務的實施不是一蹴而就的實現，而是一項耗時較長的複雜工程，需要結合企業的組織模式和業務特點，設計完善的實施方法。 在完成財務共享服務的整體規劃後，在試點上線前，需要慎重選擇合適的試點單位、試點業務以及試點周期。在試點運行的同時應當設置問題反饋處理機制，及時接收和處理試運行過程中的問題，減少分子公司員工的抵觸，增加客戶滿意度，不斷優化業務流程、組織構架、人員分工、IT系統等。 某一鋼鐵行業國有企業，具有跨組織、跨地域、跨行業的特徵。在有效推動財務共享服務實施的過程中，按照「先易後難，獲取示範效應；選取典型，積累實施經驗」的指導思想，首先選取大行業板塊中信息系統統一的分子公司作為試點單位，相似的文化環境、相對集中的地域優勢，助力試點公司快速切入，相關工作人員成建制劃轉，在取得試點公司的成功經驗後，再在集團範圍內進行全面推廣。 管理大師傑克·韋而奇（Jack Welch）曾說：「在當今的時代，我們每一天的每一分鐘都在討論變革。」變革的確是亘古不變的主題，隨著財務的專業化、標準化、流程化、信息化、智能化發展，企業的財務人員將面臨無數變革風險與挑戰，主動學習，轉變觀念，做好流程、人員、組織、系統以及實施推廣的變革管理，才能取得革命的成功，向企業的數字化轉型邁進。
原創說明：本文系作者原創內容，不代表公司觀點，如需轉載請註明來源及作者信息。
關注【財務雲】微信公眾號，獲得更多財務共享有關信息。
推薦閱讀：
