ERP系统流程图

 

一、企业简介

 

　　凌云科技股份有限公司位于彰化，多年来一直以高品质的雷射商品和防伪商品著称于业界，是台湾数一数二的雷射全像商品制造商。商品广泛，举凡雷射防伪贴纸、雷射商标、萤幕保护贴、大专院校停车证、游乐园门票证券都是主要商品，并已通过ISO 9001认证。有鉴于目前市面上盗版伪造的猖獗与产品的包装方式一成不变，凌云科技运用雷射产品的制作技术，为社会尽一份心力，也为产品开启另一视觉包装的方式。

 

　　凌云科技的目标为，将雷射效果广泛的应用在各类材质及商品上，让商品除了实用以外，更加强美感及质感，让雷射技术能被广泛应用。公司的信念是：唯有知道问题、了解问题、解决问题才是企业的生存之道，不断求新求变更是公司的理念。也因有此信念，才希望可以利用ERP系统突破自我，营造更丰厚的利润、更稳定的商品品质和更优质的工作环境。

  

二、导入重点

 

　　凌云科技原本已建置一套资讯规划管理系统，但因系统功能只能做到简单的进销存管理和基本的会计帐，无法满足想管控成本与制程的想法。在因缘际会下接触了目前导入的ERP系统，了解到ERP其实并不只是单纯的记帐软体而已，还可以扮演部门和部门之间的沟通桥梁、成本的计算和制程的管控，这也是一个企业内最重要也最需要被管控的地方。

 

　　初期预估要导入的系统是以前端的营业系统为主，包含订单系统、采购系统、库存系统；中期目标则是导入制令系统、应收应付系统；最终目标是结合会计传票、成本系统、和数位神经系统，以达到成本管控、库存有效运用、会计帐透明清楚和危机预先提醒处理的长远目标。

 

三、导入时所面临的挑战

 

　　在还没导入ERP系统时，公司是使用基本的进销存记帐软体，也因为基层人员有使用过其他系统，因此一开始面临到的问题就是操作方法的不同和观念的改变，企业领导人必须要有很大的决心和毅力，处理基层员工因操作不习惯的抱怨和根深蒂固的观念，而且也要相信协助辅导的资讯公司专业人员所传达的系统精神，由于每家系统的逻辑方向和管控精神都不尽相同，因此转换观念和相信专业是每个企业在一开始接触ERP系统时都要建构的中心思想。

 

　　之后的磨合期，则是将企业现实运作情况和资讯系统做结合的重要时期。由于每家企业的管理模式和运作方法都不尽相同，遇到的客户问题和需求也都互有差异，因此这段时间的重点则是沟通系统和现实运作方式该如何结合，创造保有企业习惯的专属ERP系统。

 

　　凌云科技特别的地方在于有母版的观念。客户委托凌云科技制作可印制贴纸或面板的母版，但母版放在凌云科技的库存中，这是和其他产业不同的地方，因此该系统也特别制作了母版管理的机制，让公司可以利用此系统，客制化管理母版并延伸为客户提供保管服务(是为谁制作、为谁保管)。另外，由于贴纸原料和一般制作的原料不同，有批量的限制，也就是一次进货量的最低数量，因此又研究了一套利用换算比例和制造批数的技巧来管控其复杂的库存和领料方式。

 

　　这些都是导入初期，凌云科技使用系统时所遇到的现实问题，经过双方讨论研拟解决方案后所客制的专属系统功能，这也是一个好的ERP最有价值的地方。一个好的ERP系统，最终目的是要帮客户提升竞争力，增加产能、增加利润、减少损失、减少成本，如不能贴近企业最现实的需求，最后也只是沦为记帐工具。当系统用的不深入，企业就会对系统失去信心，失去信心后就不再依赖系统所提供的资讯，这样不但浪费一开始导入时所花费的大量成本，也会给员工带来白做工和不稳定的心情，因此在导入ERP系统时，强大的信心和坚定的信念是务必要坚持的。

 

　　而数位神经的导入也是另一项重点。当ERP系统记录完各个数据后，如果没有一个整合的系统主动告知目前公司运作的动向，则只是事情做好一半而已。数位神经可自行设定危机状况，并且以MAIL或线上提醒的方式提醒领导者和管理者目前公司的危机有哪些。例如：订单预交未交、采购单价异常，逾期销货、逾期进货资料……等等，可以让管理者一目了然其部属的工作情况和管理内部，以主动告知的方式，让管理者处理事情事半功倍，也让整个公司的绩效更好，更有竞争力。

 

四、导入成果

 

　　目前凌云科技已将前端的营业系统建置完毕，订单、销货、采购、制单、库存系统皆已导入完成，并且让基层人员习惯升峰系统的操作步骤和系统逻辑，在订单转制令、订单转采购、制单用料转采购作业也都运作的有声有色，使得基层人员提升了工作效率，达到无纸化作业。

 

　　而应收应付系统也正在进行磨合作业，将一些企业内部常遇到的发票问题与系统做合理的整合，使基层人员对于发票与应收应付系统得以完整的记录，不必随处注记备忘，减少作业的疏失。最后目标则是导入会计系统、成本系统和数位神经系统，进而达到『成本管控』、『利润增加』、『成本降低』的最终目的。

升峰资讯股份有限公司撰文