中國法項下的規章制度制定誤區及修訂策略

中國法項下的規章制度制定誤區及修訂策略

文／羅欣、潘激鴻

提起規章制度的重要性，最常見的例子莫過於「沒有規章制度便可能無法解除嚴重違紀的員工」，而這似乎也相當具有說服力。但從筆者的角度而言，這個解釋雖然一定程度上「正確」，但卻過於狹隘了。

依筆者個人的實踐經驗（特別是身為跨國公司僱傭事務顧問而非單純作為勞動法律師的經驗），規章制度首先是用工自主權的體現，除了界定各類違紀情形外，額外福利的授予（例如全薪病假或額外帶薪年假）及具體管理制度的設定（例如勞動合同管理制度及考勤制度）亦有賴於規章制度；其次，從合規監管及對股東負責的角度，規章制度往往也是內控措施不可或缺的一環（例如根據SOX或FCPA的規定），未能成功遵循來自監管機構（特別是境外監管機構）的此類要求，將可能導致將來對有關合規案件的重罰；最後，往往容易會被忽略的是，根據中國法的要求（例如《勞動法》及《勞動合同法》），制定規章制度不但是用人單位的權利，亦是其義務。

遺憾的是，儘管規章制度如此重要，於其制定領域的常識性誤區卻從未全面消除，這將極大程度地限制規章制度的功用，甚至進一步成為人力資源管理的掣肘。就此，筆者將有關常見誤區初步歸納如下：

首先，是迷信「意思自治」的誤區。一方面，過分強調用人單位的用工自主權，認為既然規章制度的制定權在用人單位，那麼用人單位當然可以任意制定規章制度來約束和管理勞動者的行為；另一方面，過分高估「合意」的效果，認為用人單位自主制定的規章制度只要經過勞動者「同意」，並由其簽收，就代表合意已經達成，便可以藉由民法上的「意思自治」來管理和解釋兩者之間的勞動關係。例如，有相當數量的用人單位傾向於在規章制度中規定，「公司有權視實際情況設定、變更及取消相關獎金計劃」，但在實踐當中，憑藉此種意思自治根本無法自由解釋及取消相關獎金計劃，反而可能會導致在拖欠勞動報酬的訴請下敗訴。

其次，是「以偏概全」的誤區。突出表現在二個方面：一方面，將外國總部的規章制度直接適用於中國，忽略了中國法律的適用性，其後果是水土不服，空有制度而無法實施（突出的例子即是各類「零容忍」的解除類規定）；另一方面，則是忽略中國勞動法的極強地方屬性，單憑對某一地方勞動法律制度的理解（通常是中國區總部所在地），而以該地方的勞動標準和執法口徑為依據，試圖將適用於總部的規章制度應用於中國區域內所有的分支機構。例如，將上海地區的病假工資及醫療期計算標準作為適用於全國分支機構的標準，殊不知，上海此方面的規定完全獨樹一幟，與其他地方（無論是北京、天津，還是江蘇、廣東）均不相同，如此，將在相當程度上增加用人單位的病假工資支出成本，同時也極容易導致因醫療期滿而生之違法解除。

再次，是對民主程序的誤讀。第一，認為所有規章制度均需經過民主程序；第二，認為簽收即是民主程序；第三，在民主程序參與對象上亦選擇錯誤。根據《勞動合同法》第四條的規定，僅有「直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項」方涉及民主程序，其中包括「勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等」（俗稱「八大項」）。也就是說，《差旅管理辦法》或《報銷管理規定》之類的規章無需通過民主程序。此外，民主程序並非簡單的簽收，而是由「徵求意見」階段及「協商」階段而組成，而參與的相關對象先是職代會或「全體」職工（徵求意見階段），然後是職工代表或工會（協商階段），前後有所變化，決不可簡單地以工會或「部門推選代表」進行通盤替代。

最後，是「盲從模仿」的誤區。相當數量的用人單位忽略自身的行業特色及企業文化，照搬照抄公司總部或其他知名企業規章制度的原文，但卻沒有與之相適應的執行機制，這一方面損害了用人單位的管理權威，另一方面，也容易使得管理制度流於形式。例如，筆者曾遇到一家物流企業，其年終獎金配套的考評制度是完全是從一家製造業的「500強」企業「複製」而來，過分注重績效評估系統的體系化，但實際上，以該公司的管理狀況，此類以系統性測評方式為基礎、大量結合電子考評系統的績效管理方式根本不適合該企業的目前所處的業務階段，最終導致年終獎金並非績效評估的結果，反而是領導「拍腦袋」決定，進一步使得獎金制度由「績效獎金」徹底演變為具有保證性質的「十三薪」。

就以上所列之誤區，在充分認識及分析之後，筆者建議通過採取如下措施予以化解：

首先，應合理通過或補正民主程序，輔助之以對簽收程序的強化。在目前的實踐操作中，儘管民主程序瑕疵尚未成為「致命」要素，但從各地高院已公布的相關「口徑」來看，對於民主程序要素的審查恐將「收緊」。就此，為預防出現「八大項」因程序瑕疵而被認定為無效的情況，合理通過或補正民主程序乃是必要的亡羊補牢之策。另外，在筆者承辦的相當數量勞動爭議中，均出現了入職多年的「老」員工拒絕確認規章制度的先例，給關鍵案情的查明造成了障礙。故，強化相關規章制度的簽收程序，特別是有關規章制度更新後的簽收程序對於處置潛在的勞動爭議至關重要。

其次，應該按照「詳略得當」的標準，對有關規章制度（包括《員工手冊》）進行重新布局。一方面，既然希望規章制度能夠成為用工自主權的重要體現，從而在員工管理方面發揮重要作用，就不應該、也沒必要將規章制度製作成「普法讀物」，使得規章制度過於「臃腫」；另一方面，從內控及監管需要、合理體現企業文化及行業特色等角度，相關規章制度的章節及內容設定，應當按照一定的邏輯架構進行展開，形成必要的「呼應」。具體而言，宜強化商業行為準則、出勤管理、獎金髮放條件及員工紀律等用人單位可以一定程度發揮自主權的相關方面，而相對弱化工資支付標準、社會保險及假期種類（年休假除外）等存在過多勞動標準的領域。

最後，就員工違紀情形的界定，還需按照「寬嚴相濟」及「動靜結合」的角度進行平衡。實踐中，相關實務部門（勞動爭議仲裁、法院及監察等）均承認用人單位在違紀情形界定方面的「自主權」，但就有關情形界定的「合理性」則基於對「權力濫用」的顧慮往往持有相當審慎的保留意見。如此，用人單位建立漸進式的違紀情形界定機制非常重要。同時，需要注意的是，儘管從「靜態」上，用人單位的某些違紀情形界定可謂合理，但一旦「動態」適用，則可能導致不合理的後果，對此也要結合個案，給予充分評估，切不可生搬硬套、機械適用。

以上為筆者在日常諮詢活動中簡單心得體會，尚未能揭示有關問題的全貌，還望讀者諸君海涵，並懇請不吝賜教。

作者聲明

本文僅供信息分享之用，不可作為法律意見或用於佐證任何事實。如讀者就本文所涉有關法律之適用存有任何疑義的，請及時徵求相關監管部門或適格執業人員之意見。

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