大家好，我是月月。

继上一篇「#14[制度习惯] 行政杂务1/2-Staff篇」针对初入事务所的小朋友们讲完了可能会遇到的、比较重要的行政杂务，紧接著就要针对各位辛苦的哀兮IC们来讲讲你们会进一步遇到的那些十分阿杂的行政事务啦!

提醒一下，#14虽然是Staff篇，但是为了讲解日常填报time report的概念，有提到事务所审计专案案件的一些预算计算方法，这对IC来说非常非常的重要，请各位即将升IC的朋友们记得连回去看一下哦，在这里就不再赘婿赘述~(以免有人说我骗字数脱台钱哈~)

 

事务所的生态其实很特殊，跟一般公司相比，当Staff、上面有人带你工作的日子其实只有短短的1~3年(我个人就是只当了1年Staff就跳升的血淋淋范例)，然后你马上就会被各种花式赶鸭子上架，开始面对长长长长……的IC人生，终日管理各种案件、面对各种客户，对比于我亲眼所见的业界是完全不同的；在业界工作这几年下来，我时常眼看著前人就算表现得再好、主管再喜欢、绩效再高分，但没年资就是没年资、没位子就是没位子，你还是只能蹲在原本的职位上苦等。

 

事务所纵然因为流动率高而发展出高压浓缩的学习模式、以求快速培养出可以直接上战场的IC，但老实说，也正是因为如此，在事务所才待4年多的我已经提前具备了其他同事所不足的管理经历。举例来说，我的大主管时常会跳过我的小主管、直接把我抓进办公室里讨论如何管理人力和分配资源、如何面对跨部门的沟通、如何面对大主管的主管提出的种种异想天开要求等问题。我虽然是部门内资历数一数二小的，但管理整个团队的经验可能还比大主管稍微丰富一些些。(因为我在事务所管过的最高人数是我大主管的两倍，So~)

 

老实说，在事务所的这几年，除了学到专业知识、工作上的严谨之外，还进一步的学到了人际沟通、如何面对你的老板们、如何管理你的部属们，当然还有如何排解情绪、如何追求效率、如何独立解决问题、如何谋定而后动。

这些大部分都是我在事务所学来的，对我现在的大主管来说，那些当然都是专业工作之余的一大加分。

(不过我在事务所倒是没学好如何养生、如何减重和如何培养个人兴趣，这些都是我离职之后才慢慢发展起来der~有机会以后再聊。)

 

是以在写文章的时候我对IC总有特别多的话想说，才会把一些主题的文章区分为Staff篇和IC篇，虽然我一直很好奇这样区分对读者来说到底是好不好，不过既然已经这么做了，我就不打算中途改变做法，如果读者朋友们有其他的意见也欢迎留言给我让我知道，作为我写文的动力和改变的契机哦!

 

从我过去的经历来说，Staff时期很痛苦是因为要适应新的工作环境、新的工作流程、新的人事物和新的生活型态，但升上了IC之后只有更痛苦，因为开始有操不完的心、烦不完的恼、做不完的工作、下不来的肝指数和体重(哦，这个好像不是IC才有的烦恼)，我甚至可以这样说，在事务所工作的日子，除了跟同侪的打闹互呛讲讲垃圾话等等是一整天连续工作轰炸里的慰藉之外(哦还有淡季不用出报告外勤或老板们都不在的日子)，其他的几乎都在痛苦挣扎翻腾扭转中度过。

 

而IC的工作一直都很忙碌，每每到了周末想逃避不想工作不想带电脑回家都会有无比的罪恶感，如此日复一日、周而复始的被各种工作纠缠著，简直是比体脂肪还难分难舍，比快被正宫发现小三更让人焦心，比被逼著喝酒而且还是威士忌更辛呛热辣，比「问君能有几多愁，恰似一群太监上青楼」更让人痛心疾首啊！！！

关于IC实质的工作内容，请容我用上面这一段「譬喻」来表述IC们酒后的心声，以后会有专门一篇来描写详细的内容，我大纲都拟好了所以绝对会写下来给各位IC们「临表涕泣」的，这里我们还是先拉回到行政工作吧。(我好像已经离题离了大半篇了哈哈哈)

 

好的，回到IC的行政杂务主题。

IC们除了面对查核工作之外，还有各式各样的行政工作要做，请容我模拟一下一位IC一整年的工作：

好不容易年报+季报+税报结束了，一整年的查核工作就这样告个段落，6月短短一个月的淡季终于可以好好休息、请一个礼拜的年休假出国去玩一趟、好好犒赏自己一整年的加班+痛苦+委屈+辛劳+肩颈酸痛+…...，回来之后轻松地归档、上班中间还可以偷偷去买一杯星巴克跟同侪一边喝咖啡一边聊是非，突然，灯愣！7月到了，请开始第二季季报!

通常很多伙伴会在6月离职，但是新人又大多在9月才补进来，所以第2季季报很常中枪成为重灾区，人力短缺让IC只能含泪跳下来自己做底稿，赶著赶著8月过了终于把报告交出去了，然后就要开始规划新一年度的签合约和开Code(确定每年度的查核工作案件编号)。

今年虽然只过完2/3，但是通常会提早在年底前把下一年度的合约完成，IC为了合约需要准备非常多的文件，例如整理客户去年度的财务状况、填完事务所的「公司继续经营假设评估」的表格、独立保密协议声明书巴拉巴拉的，这些文件如果是IC自己做大概2~3天就能做好，如果是小朋友自己做可能要一个礼拜都还不一定好，觉得烦恼~~(这时候可以把小家的案件请小朋友帮忙做，上市柜公司这种比较重要的可以分区块，复杂的IC自己做、简单的请小朋友做，这样又能培养小朋友、又能节省时间产出正确率较高的文件)；接著请经协理、会计师覆核完成之后需要再上事务所的案件管理系统开立这个客户新年度的专案，建立该客户该专案该年度的code代码，再把合约书寄给客户覆核、给会计师用印、寄给客户用印、取得用印后合约再归档。

中间还需要进事务所的预算管理系统编制预算，然后为了怕预算报表还需要开始规划下年度查核的人力需求、预算分配(细节请详#14内的说明)，然后9月通常会有各种受训，安排大约1个礼拜左右的时间训练所有事务所人员，例如更新新的法规重点啦、新的事务所查核政策啦、新的会计公报规定啦等等等，(幸福所会把新进的一年级和四年级分别带去杨梅受训一个礼拜，这里也发生过可歌可泣的事件，以后有机会再聊~)，还有9月会新进小朋友，要开始带领新的小朋友和2年级互相认识啦、带他们认识事务所环境(尤其是各种行政类部门，例如打字部、资讯部、收发部、人资部等等)、介绍我们组上负责的客户、经协理和会计师的习惯啦、还要记得带去跟秘书打打屁认识，然后就让他们翻看看以前的底稿和报告啦、请他们跑腿送文件或印东西等等。

10月开始又是第3季的季报了，在9月底前要先把第2季的财报拿出来，参考事务所出的财报释例修改成第3季的栏位和格式，等查完了就可以直接把数字填进去，又因为所有上市柜公司都会抢在9月底前整理第3季的报告格式给打字部门，所以要嘛就要提早送进去才不会卡件，要嘛就是要和打字部门的管理阿姨套好关系，让你随时可以优先卡位~打字部门整理好报告之后要请2年级带1年级的小朋友一起检查报告前期数是否正确以及校稿，避免打字阿姨打错又没被发现。

然后除了报告之外还有电子底稿，需要开一个电子底稿的PACK(类似资料夹的概念)，然后工作分配好了之后请小朋友们在10月正式出外勤之前把底稿的日期什么都先期推好，然后排定经协理的报告覆核时程给经协理，同时要跟客户确定外勤的时间、董事会的时间、PBC(客户提供资料、Provided by Client)的清单等，等客户结完帐之后马上开始动工。

外勤当天拿到试算表之后马上开始架TB(系统中的试算表，可以用这个TB直接跑出查核前后的BS、IS等)，然后进行差异分析和各种查核程序并记录在底稿里、抓调整分录、回答小朋友和客户所有疑难杂症、回答经协理一切都在进度上能够准时交报告、同时身为IC的你还要覆核所有Staff的底稿、抓报告数字、上报告数字之后送回给打字部阿姨、还记得要顺便买杯咖啡给客户的主要窗口，以感谢他帮忙之名行贿路之实，增加客户关系可以让以后做事情更方便，每天加班之余偶尔刷一下「靠X会X师」看大家是不是都过得跟自己一样惨。

出完外勤、报告打字完成、底稿follow清完之后把底稿和报告整理好一并交给经协理覆核，然后花一个礼拜时间跟经协理清底稿和报告的follow再给会计师覆核，最后再给客户确认，都完成之后就可以填单请打字部定稿然后印刷出正式的报告寄给客户，然后安排小朋友们开始归档，把所有档案依照组上的规定整理完成，再请经协理和会计师覆核之后正式归档，恭喜大家贺喜大家，这一次的季报又顺利度过啦!!

 

然后到了11月底左右又要开始排客户的内控查核以及税抽外勤，内控流程正确性会关系到客户财报产出的正确性，所以在事务所的规定之中内控也是重要的查核范畴，税抽则是为了因为5月会很忙，所以通常会在内控外勤的时候一并针对营收和成本费用等损益表科目的明细一一检视其收入与成本的凭证，以确认该入帐的凭证是否依照法令规定、金额正确且传票经适当核准。

一转眼12月又要到啦，要赶在年底前把第4季的电子底稿PACK先建立起来，然后完成所有查核规划阶段的文件，例如APM(Audit Planning Memorandum，查核规划备忘录)等等，以确定客户的电脑环境没有重大变更、高风险科目是否有所增加、查核程序是否需要变动等等等，然后一样依据事务的财报释例编写第4季的查核报告请打字部门整理，然后提前发银行函证以免塞车、跟客户约定12/31当天进行存货、不动产厂房及设备、有价证券和零用金等盘点时间，敲定明年的外勤和董事会时间，询问客户今年是否有新的重大交易事项并和经协理讨论如何进行查核，然后记得中间要找时间送个饮料给组上的秘书打好关系，在忙季开始前再找个时间放松一下，然后跨完年之后就要开始疯狂的查帐人生啦!

1~3月在忙年报，4月在忙第1季季报，5月在忙税报，然后一转眼，你又度过了一次忙季，年度结算时发现有一些案件预算爆掉了，经协理把你叫去办公室念了一顿，然后签单子给会计师核准预算超支数。

虽然如此，但经协理还是帮你调了薪，你打开一年来只刷过这么一次的存折本子，看著这年度中进进出出的薪资和领钱的纪录，发现自己的本子余额好像突然又多了10几20几万，然后觉得自己赚了这些钱但好像都没什么时间可以花钱，一边觉得自己很心酸，一边觉得老子赚了这么多钱就是要拿来花的啊然后开始挥霍。

然后年复一年，直到离职。

 

好的，一口气写了这么多，模拟了IC一整年的工作之后，各位IC们是否开始渐渐地觉得自己其实很伟大很厉害呢？

是的，IC们真的很辛苦，你们是事务所最重要的一群人，没有你们，财报出不出来、撑不起整个资本市场的运作，请千万不要小看你们的工作，你们清的每一个follow、做的每一项查核、修改的每一个报告数字，都能帮助资本市场往正确的方向发展，投资人可以依据你们的报告做出正确的投资决策，金钱的流向可以引导市场淘汰掉不适任的企业。

这样一讲，是否能让各位IC们意识到自己的使命繁重呢^^

 

是的，IC光是行政工作就已经多如牛毛、密若繁星了，所以啦，请各位小朋友们好好帮助你的IC；如果你已经升到经协理甚至是会计师了，那么恭喜你之余，也请你们不要忘记了以前当IC时的心情，好好善待你麾下的IC们，让他们从消耗财变成资本财吧。

 

那么以上就是针对IC的行政杂务介绍，这一篇的写法比较不太一样，舍弃掉以往的条列式说明，改采编年体依时叙述的方式记录下每一年IC所要面对的行政事项，希望能让你们看得更有感觉一些。

J

 

往后定期(频率约当是每两周一篇)更新「制度习惯」段的文章，希望透过更深入的文字，把我在事务所的经历一点点写成文字留下纪录并帮助大家~

如果你有什么想进一步了解的事务所相关内容，欢迎留言给我让我知道，我会视情形排入我的写作规划中。

 

那么，我们下回见啦！

 

2018/6/5

月月