雲端共享時代的來臨，帶給人們許多便利之處，相信這幾年也有不少朋友，原先並非使用 Gmail，因為 Google 提供豐富且便於使用的雲端服務（Google 文件、試算表等），紛紛註冊了 Google 帳號並取得了一組 Gmail 地址，而小柏之邦也曾在兩年多前發表了一篇 Gmail 簡單介紹文（還在用Yahoo!奇摩電子信箱嗎？試試看Gmail吧！），推薦大家可以使用 Gmail 做為主要電子信箱。

在文章當中，提及了 Gmail 一項很方便的功能，也就是標籤，透過將信件套用標籤，可以把同性質的信件分在同一個類別（群組）裡面，如此一來，要找尋信件時，便不用在收件匣裡面「大海撈針」了。

標籤雖然很好用，但是當我們每天收到的信件量較多，每封信件逐一套用標籤的話，說起來實在是很沒效率，因此 Gmail 提供了一項自動化的功能，也就是本文的主角：篩選器 (Filters)。透過篩選器，可以讓信件自動套用標籤，當然也還有其他效果，以下將為各位簡單介紹篩選器的妙用！

善用篩選器，讓 Gmail 變得更加有智慧

 

篩選器有哪些功能？

根據Google官方說明文件所說的，「Gmail 篩選器可讓您分類管理外來郵件。透過篩選器，您可自動為郵件加上標籤，予以封存、刪除、加上星號或轉寄，甚至避免收到垃圾郵件。」除此之外，也包括說可以把某些不重要且常態性的通知信件直接設定為「已讀」......等功能。

篩選器看起來頗強大的，但要如何發揮它的的最大效用呢？首先先示範最簡單的方法：透過篩選器將特定人士寄來的信件套用特定標籤。

 

情境一、將公司同事寄來的信件自動套用「工作」標籤

其實不論是公司、學校的事務，或是像我個人參加台灣創價學會的各項活動，時常會收到非常多的資料信件，如果不透過標籤加以歸類，有時候要找某些信件還真的是頗困難的，雖然 Gmail 承襲 Google 強大的搜尋功能，但要是忘記信件的標題或內容，其實還是於事無補。因此，透過篩選器，只要是特定人士，比如說公司同事，或是樂團團長寄來的信件，都將它套用上「工作」或自定義的標籤。

以下我將以小柏之邦官方 E-mail 作為例子：

首先，點選收件匣右上角的齒輪，進入設定。

點選上面的「篩選器」，頁面捲動到底，點選「建立新篩選器」。

設定篩選條件，在此以寄件者為例。

接著，點選右下角「根據這個搜尋條件建立篩選器」，便可以針對該寄件者所寄來的信件，進行下列動作（以下示範將其套用「小柏之邦站務」標籤）：

當然，如果該寄件者寄來的信件多半屬於處理順序較為優先的信件時，也可勾選「永遠將其標示為重要」，讓該寄件者寄來的新信件出現在「未讀的重要郵件」中（必須設定為「優先收件匣」）。

同時，篩選器不光只能針對未來的信件進行篩選，也可以針對該寄件者過去已經寄來的信件一併歸類，這時只需要勾選「將篩選器同時套用到 n 個相符的會話群組」即可，接著按下「建立篩選器」，就大功告成了。

設定優先收件匣，未讀的重要郵件將會置於最上方

在收件匣當中，只要是「小柏之邦」寄來的信件，不論是舊信件或是新信件都已經套上「小柏之邦站務」的標籤了

而在「小柏之邦站務」標籤中，可以快速地找到跟小柏之邦有關的所有信件，不必在收件匣當中慢慢找尋

 

情境二、有很多同事都符合相同篩選器規則，但我只能逐一設定嗎？

我自己也曾為此苦惱許久，以會議記錄為例，會議記錄的工作經常都是由不同人擔任，如果有 10 個人負責輪值會議記錄，則必須針對那十位同事建立十個篩選器，但篩選規則都一樣，卻要做十次，豈不是很沒有效率？

後來我發現，在建立篩選器的時候，可以使用到「OR」，將相同篩選器套用至多位寄件者。

OR 的意思就是或，延續上例，如果小柏之邦除了站長之外，還有兩位工作夥伴，所有要套用「小柏之邦站務」的寄件者勢必不會只有一個 E-mail，而會有多組 E-mail。此時在「建立新篩選器」當中的寄件者欄位，可以輸入：

[email protected] OR [email protected] OR [email protected]

用白話文解釋的意思就是：

如果寄件者是 Shiaubo 或是 sbg001 或是 sbg002，將執行下列動作。

為了驗證這個方法的可行，我將上面那句話直接複製貼上到寄件者欄位，補充說明，除了可以直接點選「根據這個搜尋條件建立篩選器」進行設定，也可以按左邊藍色的搜尋按鈕，先查看這個篩選器將會對哪幾封信件造成影響。

其實 [email protected]、[email protected] 是不存在的電郵地址，但仍然可以找到原先來自小柏之邦的信件，因為只要是上述電郵地址，都會執行相同篩選結果。因此，透過 OR 可以讓原本需要重複建立 N 次篩選器的煩人過程，簡化成用一個篩選器完成相同效果。

 

情境三、將訂閱的電子報放在同一個標籤，且不要讓它成為重要信件

我個人有訂閱聯合電子報當中資訊科技類的電子報，每週都會寄來好幾封信件，我希望能讓他們都歸類在同一個標籤當中，但當我要設定篩選器時，我發現同樣都是聯合電子報寄來的，可是寄件地址卻都不一樣，例如說有些寄件地址是 [email protected]，也有 [email protected]，雖然有很多種帳號，可是他們的主機位址都是一樣的 (udnpaper.com)。

此時，我們同樣可以透過「建立新篩選器」當中的寄件者欄位來達成分類，而這時，我們只需要在欄位當中輸入 @udnpaper.com 即可。

透過搜尋，確認使用 @udnpaper.com 可以抓出所有聯合電子報的信件

接著，選擇「套用標籤」以及勾選「永不將其標示為重要」即可。如此一來，可以確保 Gmail 不會將其誤認為重要信件（原則上 Gmail 是很聰明啦，但以防萬一，我還是勾選了它）。

 

善用篩選器來管理郵件

上面使用了三個簡單的情境來示範篩選器的所能達到的效果，當然，篩選器不是只能拿來套上標籤而已，也還有許多方式是我沒有示範到的，比如說有些信件的標題固定會出現相同字樣時，便可直接在主旨欄位裡面輸入關鍵字。總之，Gmail 提供強大的篩選器功能，我相信善用它之後，能夠組合出更多種篩選模式，最重要的是，讓管理郵件變得更加簡單、更加自動化！

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