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壹

昨天，我牽頭抓總的一項大型會議終於順利召開了。

為了這項工作，我已經前前後後忙活了近1個月，從領導提出、方案草擬、工作分工、材料及物質準備、表彰環節的綵排再到會議的召開，環環相扣，細節眾多，耗時耗力，總體來看，推進得比較順利，效果也還不錯。

工作這麼多年，負責過多起大型會議，復盤來看，有些細節還需要改進，但大差錯沒有，每場下來，領導也比較滿意。

對於大型會議，牽頭抓總的人要把握大方向，掌控關健點，精進小細節，在籌備時應盡量把工作做細做實，這很考驗人的統籌、策劃和執行力。

貳

那籌備時，做好哪一項工作能夠四兩撥千斤呢？

磨刀不誤砍柴工，個人認為，一份詳盡的工作方案最關鍵！

方案制定的過程，其實就是統籌、策劃工作的過程，細節考慮得越詳盡，執行起來越容易。

如何做好一份大型會議的方案呢？五步走：

第一步，與主官溝通，明確主官意圖

這是必需的，沒有體現主官意圖的方案完全是做無用功，因此開始方案前，必須和領導做好充分的溝通，比如會議要多大規模？請哪些領導？哪些單位要參加？希望什麼時候召開？議程是什麼？要不要宣傳報道？有沒有需要特別交代的事項？等等。

第二步，草擬初步方案，將主官意圖落在紙上

根據主官的意圖，先草擬初步方案，然後報主官審定。這一步其實就是驗證主官意圖的過程，有時在溝通時，雙方對某一項工作的理解會有所偏差，將這些落到紙上，交主官審定，就能夠糾偏，避免走彎路。

實際工作中，我有一種體驗，就是有些主官的思維比較活躍，睡了一覺後，想法又會不一樣。經常是我將初步方案提交主官審定時，他又會提出新的想法和思路來。因此這一步也能幫助我省點力氣，至少對沒細化的方案做出修改要容易得多。

第三步，頭腦演練，細化每個環節

一旦領導審定後，就要進行方案細化了，五步中這一步最為重要。

我慣常的做法是，在頭腦中演練一遍，按「會前、會中、會後」的邏輯思維去摳細節、抓關鍵。

以本次大型會議為例：

會前：一個大會開始前，要做哪幾項工作？

肯定少不了：草擬會議通知，落實會場，落實領導名單，落實參會人員，畫出會議座點陣圖，安排會場，會議簽到及材料印製分發等。

這個座點陣圖有講究，比如台上領導要怎麼排序？聽會單位要怎麼安排？有沒有特殊單位需要重點關注？這次會議是表彰會，那我就需要划出一個區域突出受表彰的對象，讓他們成為焦點。

哪些材料需要印發？譬如表彰會，那要要印表彰決定？要不要製作光榮冊等？

會中：每一個議程都需要什麼材料？什麼物質？什麼人配合？

譬如這次會議是個表彰會，那肯定要宣讀表彰決定，要有頒獎環節，大領導要作講話，一一在頭腦中演練後，工作自然就細化出來了：

（1）草擬會議材料：主持詞、表彰決定、領導講話稿等。

（2）頒獎環節是全場會議的關鍵：誰來頒獎？誰來受獎？分幾批次頒獎？前期獎牌準備好了么？現場的配樂要什麼樣的？誰來引導？怎麼引導才能讓各批次的受表彰對象上台銜接得當？受表彰對象要怎麼排序，才能讓最大的領導頒發的是最有份量的那塊牌子？要不要綵排？

這樣一梳理，這個環節需要做的工作進一步明細：明確頒獎領導、受表彰對象，落實現場配樂，落實獎牌和證書並排序，落實受表彰對象的排序（與獎牌及證書排序一致），製作受表彰對象座點陣圖，落實引導人員，擇機綵排等。

這個環節細節非常多，稍不留心就有可能出現差錯，在實際工作中也需要通過綵排去發現問題，糾正方案。

需要特別注意的是，一般來說，不到最後一個時刻，頒獎領導是難以確定下來的，因此還要做好應急預案，譬如受表彰對象的人數怎麼設置最合理最省力？如果頒獎領導與受表彰對象人數不一致時，要怎麼處理？等等

做好這個環節，個人的建議是：以最方便操作、不出差錯為總原則，怎麼容易怎麼輕鬆怎麼來，不然得累死自己！

會後：媒體的宣傳報道需不需要？

如果要，就必然要涉及到宣傳稿及媒體對接問題，這項工作也要細化出來。

第四步，人盡其才，合理分工

細化方案出來後，就是分工問題。一場大型會議，大包大攬最要不得，別以為自己牛，真要到了緊要時刻，往往是顧得了頭顧不了尾，因此必然少不了同事的配合。俗話說，不怕神對手就怕豬隊友。一個好的隊友會讓自己少操很多心，關鍵時刻還能幫忙出謀劃策，解決難題，甚至還能化解危機。因此平時就要留心同事的特點和擅長事項，將最合適每個人的工作合理分配下去。

每當承接大型工作時，我都進行分工，效果很好。我有個同事，已經負責過兩次大型活動了，但從來沒見她分過工，人緣也不好，因為沒分工，所以看她抓瞎甚至出錯時，大家也不怎麼搭理。第一次在現場時，最後還是主官跳出來，臨時分工，同事們明面上不說什麼，背地裡也是超級不爽的。

第五步，報主官審定並由主官公布方案及分工

始終要明白，雖然主官指定自己牽頭抓總，但是如果主官沒有明確告知大家必須聽咱的，那麼這個牽頭抓總也是做不下去的。因此，分工方案的初稿出來後，務必要求主官親自召集所有參與同事，共同討論並最終確定方案及分工，並明確強調所有人必須要按分工執行，必須要聽從咱的指揮，這個方案才有可行性。

沒有主官出馬，任何分工都是抓瞎，別人可做可不做，就算做了也會說成是「幫你」，這個詞一出來，那性質可就變成「幫你是情份」了哦，那咱可就要記得人家的情啦！

方案一旦有效可行，那執行下去就事半功倍啦！當然，在執行過程中，還會出現很多突發情況，要視情況及時做調整，但大方向一般不會錯。

作者懷島：我走過的坑請您別走，微信公眾號「公務員體制心經」（ID：ngwyczrj)。

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