如何為團隊排出合理的項目優先順序？
在實際工作中，每個企業和團隊都會面臨多個項目。從組織整體層面來說，如何為這些項目排出優先順序，想必是一個讓很多管理者都感到頭疼的問題，因為你不僅要考慮團隊內部的工作任務，而且必須將這些工作與其他團隊提出的需求進行權衡；而從團隊成員的角度來說，個人面對的是多個任務，甚至每個任務都來自不同項目（團隊內項目和跨部門協作項目），正確排列出優先順序對於提升工作效率來說助益頗多。
就拿Worktile來說，公司內部有多種跨職能團隊（研發、市場、銷售等等），這種情況下跨部門合作都是需要耗費一定時間和精力的，因此我們通過不同的項目來實現協作。比如我們需要進行官網改版，這涉及到市場、設計和研發三個部門，因此項目的負責部門會建立一個協作項目，並設置工作流程，包括需求池、文案確定、設計和研發上線：
工作流程的每個階段對應著不同部門的工作，市場部負責文案，完成後再交給設計和研發，這樣一來，其他部門既可以把任務關聯到自己的日程工作中去，也確保了我們在項目進行中的溝通不會中斷，每個部門都能夠明確項目進度。
而這篇文章中要分享的是關於項目或任務排序的【優先順序矩陣】，並詳述五個關於「項目優先順序」的重要經驗。
什麼是【優先順序矩陣】？
【優先順序矩陣】能夠可視化團隊項目的相對優先順序，然後將其與其他團隊的需求進行比較。
細節羅列：
3-6位團隊成員預計需要30-60分鐘材料：馬克筆、白板、索引卡、便利貼準備工作 ：索引卡
在會議之前，先為每個項目填寫索引卡。
索引卡應體現四個因素：
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步驟一：開始
首先要和團隊明確一點：儘管項目涉及多個團隊，但我們在為企業的同一目標去努力。如果我們優先考慮這一點，就能夠幫助我們達成共識，並完成使命；如果我們不這樣做，就會出現「相互競爭」的風險，從而導致拖延最重要的事情。
步驟二：設置矩陣
在白板上畫一個2x2的網格，並在上面寫下團隊的最高目標。X軸代表「緊急性」，在最左端標記「儘快」，在最右端標記「稍後」；Y軸代表「影響性」，在底部標記「低」，在頂部標記「高」。然後在矩陣的上方，寫下目前團隊最重要或最靠前的1-2個目標。
步驟三：優先考慮自己團隊的工作
把自己團隊內部項目的卡片貼在白板上，根據它們對你的最終目標的影響以及它們需要多快完成分類，然後在表格中進行定位。
步驟四：繪製項目可行性線
在矩陣中畫兩條弧線，把那些必須完成的和可能不會做的區分開來。矩形左上角的任何內容都是不可移動的，因為它們必須完成；如果沒有對實現目標至關重要的東西，就不應放在這裡。矩形右下角的任何卡片都有可能被推出去，但這並不意味著它們永遠不會完成，只是被排在更重要的工作之後。
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步驟五：內部提問&討論
當你優先考慮其他團隊的需求而不是已經在處理的任務時，問自己以下問題:
其他團隊的需求在公司層面來說是非常關鍵的嗎?如果你不能滿足其他團隊的要求，這會對他們的目標產生什麼影響?一旦你確定了需求的位置，就重新畫線來規劃你現在可以實現的內容；
但如果先實現這個需求意味著會耽誤自己團隊目標的實現，那就需要重新討論：
如果兩個團隊的目標和需求都是至關重要的任務，那就和管理層談談增加人手的問題；如果對方的目標是關鍵任務，而你的不是，那就去做；如果兩個團隊的目標都不是關鍵任務，那麼就需要討論優先順序並達成一致。示例：
經驗一：從數據出發
跨團隊的項目優先順序劃分一直是個難題，即使是在負責單個產品的團隊中也是如此。問題在於優先順序的排序往往都是基於人們的直覺，這意味著當最終確定優先事項時，它們都是基於很多主觀性的假設。
事實表明，在開會前做一些數據調研的功課、確定優先事項，並為本季度(或本年度)建立一個項目組合，效果會更好。類似於：
我們需要解決的問題範圍包括哪些?到目前為止，這些問題是如何對客戶或企業產生負面影響的?解決它們對於用戶或企業的價值是什麼?
在某種程度上，項目的優先順序總是基於主觀性的意見，我們從數據出發更能作出正確的決策。
經驗二：確定統一標準
就像用直覺來制定優先順序一樣，我們經常成為集體思維的受害者。企業領導層通過頭腦風暴決策公司級目標很常見，這其中最受歡迎的想法才會得到優先考慮，其餘的暫且不提。
但優先排序不應該是一場「人氣競賽」，我們需要基於統一的標準去評估所有的想法和項目。
為了避免看似華麗但無效的想法成為焦點，我們推薦使用統一標準來衡量所有想法和任務的價值。首先列出所有可能優化的因素，例如時間、預算、收入潛力等，並決定哪些是關鍵因素。然後把這些作為你評估和確定項目工作優先順序的基礎。
經驗三：達成一致目標
在討論項目優先順序的會議中，每個人都會自顧自表達他們認為重要的事情，但團隊並沒有朝著同一個方向前進，甚至最終討論出的結果也遠遠超過團隊成員的能力。這種會議造成的結果就是：我們帶著一堆待辦事項離開，但是誰都不能清楚地說明為什麼這個項目比另一個項目更有價值。
解決這個問題的辦法很簡單：首先讓管理層的目標達成一致，並堅持做下去（做起來容易，堅持下去難）。如果一個項目不符合目標，它就會進入「沒必要做」的那一欄。另外，成員瞭解團隊的終極目標會更容易地做出日常自主決策。
?提示：
關於目標管理，我們推薦被谷歌發揚光大的 OKR 。OKR全稱是Objectives and Key Results，即目標與關鍵成果法，OKR可以為企業建立一種科學而簡單的管理方法和高效的溝通機制，建立量化可評價的指標，讓進度數據化的呈現，並確保個人和企業方向一致，釋放每個人的生產力。
在Worktile，我們通過設立公司級OKR（包括全年OKR和季度OKR）來自作為全員指導性目標，進而下設部門級OKR與個人OKR，所有子目標都100%與父目標對齊，都是為了更好地實現公司級的O（目標）而設定。這樣一來，全員都可見管理層的OKR，清晰瞭解我們的企業在每個階段最終要達到的目標是什麼，這對於部門項目和個人任務的設定和決策都起到很好的指導作用。達成一致目標，團隊才能朝著同一個方向前進。
經驗四：先單獨思考，再合作確定優先順序
有時候一個談論項目優先順序會議持續3個小時並不罕見。
因為考慮到不同團隊的最高目標，參與者們會表達不同的想法，以期找到實現目標的好方法。但這些想法都雜亂無章，導致會議和討論效率低下。這些想法都基於主觀的意見，而不是研究或數據。
怎麼解決這個問題？我們可以試試先單獨思考，再參會討論。參與者可以在會議前各自提出自己想法，並將其開放徵評論，徵求反饋。這樣負責人可以先篩除一部分沒必要的想法，這麼做可以讓會議時間減少到30分鐘。
會議日程的設定在Worktile應用極廣，我們會提前設定好會議時間，告知所有參與者會議地點、議程和參會要求。成員們不僅能夠及時反饋參會情況，也能夠提前做好準備，並且在評論中公開提交會議想法。這樣便於大家及時討論溝通，負責人也能夠進行有效把控。
經驗五：優先考慮項目工作，在頭腦中要有一個特定的時間框架
當有這麼多好的想法提出，說「不」很難。因此，每次會議後都積壓了太多的項目，雖然其中一些屬於「很重要但不緊急」的項目，這種超負荷的項目數可能會使團隊感到困惑疲倦、士氣低落。
因此我們提出按照【優先順序矩陣】的時間框架對項目進行排序。當管理者說「不」的意思是「這個季度不行」而不是「永遠不行」的時候，團隊成員更容易集中注意力於現有目標。我們統計發現，將50%的時間精力分配給「必須做」的項目或任務，25%分配給「應該做」，這樣運行的效果較好。同時，團隊也就有剩餘的時間精力去解決那些突發性項目和工作。
文章來自於Worktile官方博客，可前往查看更多相關內容
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