我的核心工作是跟進公司各個部門的項目進度,平常使用的就是excel,但是想要在這個基礎上做一點創新。


進度管理需要做到以下8點:

1、配置「硬資源」

「硬資源」指是完成進度計劃必須投入的生產要素。項目經理要做的是,尋找進度計劃與現有資源完成計劃能力之間的工期「缺口」,然後通過優化資源配置,用資源置換時間來彌補「缺口」,保證工期目標的實現。

2、配置「軟資源」

「軟資源」指的是完成進度計劃過程中的管理環境。項目在組織實施過程中,一定離不開項目外部組織的監督檢查,這些個人或組織我們稱之為「項目幹係人」(是指能影響決策、活動或結果的個人、羣體或組織)。項目幹係人的管理目的不同,對項目的管理期望也不盡相同。因此,如果要順利地完成進度計劃,項目經理不能把項目放在一個靜態的系統中看待,更不能把項目幹係人的管理要求當成「幹擾」,而應視為一種「資源」。

據Standishgroup的調查,成功的項目中有61%是由於項目得到高管層和組織的有效支持,而失敗的項目中有70%是由於高管層的能力和支持力度缺乏。受管理的角度和專業能力的限制,項目經理也不要指望項目幹係人能夠主動理解並支持你,而是要明確並管理項目幹係人的需求,盡量統一各項目幹係人的期望,從而為進度實施創造良好的管理環境。

3、全員參與

項目經理要組織全體人員參與進度計劃的制定,這不僅可以充分獲取信息,集思廣益;同時可以統一思想,明確目標。

4、營造氛圍

僅僅制定進度計劃還不夠,項目經理還必須學會「造勢」。除了傳統方式,還必須藉助網路、手機媒體等新媒體的力量。新媒體的作用不僅是影響範圍大,而且能夠實時反映項目的動態,從而對優秀的員工成績進行及時肯定。要發揮輿論導向的正向作用,堅定完成目標的信心。

5、階段激勵

進度計劃中不能僅設置最終驗收節點,還應當設置里程碑節點。里程碑節點是個「小目標」,但有顯著的指路明燈作用。茫茫黑夜一盞明燈會給人不斷前進的動力和希望。因此,目標不能太遙遠,並要階段性激勵。採用鼓勵和獎勵等正面的激勵手段會使項目團隊保持旺盛的精力和激情,從而從一個里程碑沖向下一個里程碑,最終實現工期目標。

6、管理情緒

在進度計劃實施過程中,一定會遇到各種困難、問題和周折,在這種過程中,項目經理作為整個項目的「帶頭人」,一定要保持激情,傳遞正能量和正思維,絕不能把抱怨等負能量傳遞給項目團隊,避免在管理中形成「踢貓」效應。項目經理要對目標充滿必勝的信心,要具備鼓舞和影響力,如果一個進度計劃連自己都不相信,還怎麼帶領團隊來實現呢?

7、管理時間

稱職的項目經理是「該出手時就出手」,能夠快速、有效地解決過程中遇到重要、關鍵問題。有的項目經理總是忙得腳打後腦勺,不一定是敬業,也可能是沒有管理好自己的時間。按照美國管理學家科維提出時間「四象限」,工作分為既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要,很多項目經理總是忙於第一象限既緊急又重要的事,而疏於了管理第二象限重要但不緊急的事。殊不知,很多緊急的事情正是由於不緊急的事情演變而來的。所以,項目經理要學會管理時間。

8、管理身體

作為項目經理,熬夜加班,溝通應酬是避免不了的,因此,保持良好的身體素質至關重要。按照養生專家提出的規律的作息時間顯然是做不到了;不過,保持健康的心態、適度的運動、營養的飲食還是必要的。項目經理的工作效率一定程度上決定了組織的效率,沒有了健康,效率還要打折扣。項目經理應學會管理身體,而不能犧牲身體來完成項目任務。

工具軟體:

項目管理軟體主要以甘特圖為主。雖然甘特圖看起來複雜,但可以運用專業的軟體來繪製。常用甘特圖軟體如:Excel、Microsoft Project、Edraw Max、億圖項目管理(Edraw Project)等等。不同的軟體繪製甘特圖的過程,都是大同小異,但區別在於繪製的體驗和效率。項目管理軟體除了甘特圖類型的以外,還有問題追蹤類的,比如JIRA軟體。

一、Excel

這是辦公軟體中用於處理表格數據的工具,也是職場人士必裝的一款軟體。在我們印象中,Excel一般只用來做個數據表或是商務報表,實在很難將它與甘特圖聯繫。但是不得不說,萬能的Excel確實能夠繪製甘特圖,只是操作難度偏大,或許是對Excel足夠熟練的高手纔有機會繪製雖然網路上有許多相關的教程,教大家如何使用Excel畫甘特圖,但教程普遍偏難,且繪製完成的圖表也缺乏美觀度,不大適合新手使用。

二、Microsoft Project

Microsoft Project是微軟公司出品的項目管理軟體,名氣很大功能很全,但我不會強力推薦。原因還是兩個,一個是官方售價特別昂貴動輒就要三四千以上,對中小企業來說顯然不划算(大企業土豪請忽略);另一個原因是這款軟體功能太全導致操作難度非常大,新手同樣很難快速上手。

三、億圖圖示EdrawMax

再來談Edraw Max,它也叫億圖圖示,是國產的一款圖形圖像繪製軟體。講真,一款國產的軟體能夠做到這麼強大,還是挺震驚我的。它可以繪製甘特圖,也可以繪製思維導圖、組織架構圖、流程圖等數百種圖示。Edraw Max繪製甘特圖的功能很贊,如果你剛好平時也要畫其他的圖,用這樣一款軟體顯然會十分高效且划算。

四、JIRA

它是一款項目與事務跟蹤工具,可被用於Bug提交、需求反饋、任務跟蹤、項目管理等敏捷工作領域。JIRA中的功能較為全面,其操作靈活,拓展豐富,是項目團隊中值得使用的協作工具。

五、EdrawProject

最後要介紹的這款項目管理軟體是最近發布的,也是目前最令大眾滿意的一款項目管理及甘特圖繪製軟體。Edraw Project億圖項目管理軟體目前官方發行的版本是V1.0,不過其繪圖界面和操作體驗足以驚艷到導大家。簡單說下Edraw Project這款軟體的主要特點包括:一鍵生成各類報告、清晰的圖標按鈕、資源成本的精準計算等。它兼併了甘特圖繪製和項目資源管理的功能,大家也可以去他們官網下載試用一下。

這麼多軟體中,總有一款是你最常用的。需要PMP項目管理學習資料的同學可以在知乎PC端點擊:我需要 就可以咯!!!

發佈於 2020-04-30繼續瀏覽內容知乎發現更大的世界打開Chrome繼續項目管理的那些事項目管理的那些事企業項目管理綜合能力建設服務提供商

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稍微講解下:

進度管理

1、進度計劃編製

(1) 編製流程

施工進度計劃的編製流程如下:

創建企業項目結構(EPS)→創建企業組織分解結構(OBS)→創建項目→建立工作分解結構(WBS)→增加作業→分配邏輯關係→進度計算→調整計劃直至滿足項目目標。

(2) 編製方法

創建EPS:企業項目結構(Enterprise Project Structure),屬於企業級數據,反映企業內所有項目的結構分解層次,如果是項目單機使用,為便於計劃編製和項目管理,可將EPS 設置為項目的單位工程劃分層次,如圖1。

圖1 企業項目結構(EPS)

創建OBS: 企業組織分解結構(Organizational Breakdown Structure),屬於企業級數據,是企業組織分解結構,可以按角色或崗位設定,也可以按具體人員設定,如果是項目單機使用,可根據項目組織進行分解結構,如圖2。

圖2 組織分解結構(OBS)

創建項目:在創建項目過程中,設置好項目所屬EPS,項目名稱和代碼,計劃開始時間等。

建立WBS: 工作分解結構(Work Breakdown Structure), 將工程項目的工作內容根據分部分項工程劃分原則,逐級分解成較小的、較易控制的管理單元或工作包,即項目施工單項工程,如圖3。

圖3 工程分解結構(WBS)

增加作業和分配作業邏輯關係:在WBS 下增加作業,即施工工序,給每道作業設定工期,並分配各作業間邏輯關係。

創建目標項目:目標項目為所創建項目的一個副本,在完成對施工進度計劃的優化後,將當前計劃複製為目標項目,在項目執行過程中,隨著進度計劃的更新或者調整,通過與目標項目進行比較,來分析項目執行情況的好壞。

2、進度計劃更新

項目開工後,各項作業相繼開展,我們需要定時將現場進度情況反饋給軟體,對項目進度計劃進行更新,然後通過與目標項目進度計劃對比分析,來瞭解項目進展情況,從而及時採取措施,達到控制進度的目的。

按照1 個月更新一次進度計劃(每個月進行一次計劃盤點),將這一個月開展的作業的完成情況錄入軟體:對於已經完成的作業:錄入已開始和已完成時間對於正在進行的作業:錄入已開始時間、完成百分比或者尚需工期,如項目開始9 個月了,我們對項目進行了一次更新,各項已經開始的作業按照實際開工的日期,和估計還需要的時間錄入到軟體,更新後如圖4。

圖4 進度計劃更新(盤點)

這樣通過與目標項目的比較可以看出,開工9 個月後,新增DBM 開挖支洞道路的「路基(路線修整)」是早開始早完成,且工期節約15 天,相應「排水系統」工作已經開始,但至錄入數據日期時,還沒有完成,且相應工期增加7 天。如果通過進度計劃更新(盤點),關鍵工作已經出現了滯後,則需要從組織措施、管理措施、經濟措施和技術措施等多個方面進行趕工,以確保後續作業不會受其影響,保證工程進度。


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進度管理

1、進度計劃編製

(1) 編製流程

施工進度計劃的編製流程如下:

創建企業項目結構(EPS)→創建企業組織分解結構(OBS)→創建項目→建立工作分解結構(WBS)→增加作業→分配邏輯關係→進度計算→調整計劃直至滿足項目目標。

(2) 編製方法

創建EPS:企業項目結構(Enterprise Project Structure),屬於企業級數據,反映企業內所有項目的結構分解層次,如果是項目單機使用,為便於計劃編製和項目管理,可將EPS 設置為項目的單位工程劃分層次,如圖1。

圖1 企業項目結構(EPS)

創建OBS: 企業組織分解結構(Organizational Breakdown Structure),屬於企業級數據,是企業組織分解結構,可以按角色或崗位設定,也可以按具體人員設定,如果是項目單機使用,可根據項目組織進行分解結構,如圖2。

圖2 組織分解結構(OBS)

創建項目:在創建項目過程中,設置好項目所屬EPS,項目名稱和代碼,計劃開始時間等。

建立WBS: 工作分解結構(Work Breakdown Structure), 將工程項目的工作內容根據分部分項工程劃分原則,逐級分解成較小的、較易控制的管理單元或工作包,即項目施工單項工程,如圖3。

圖3 工程分解結構(WBS)

增加作業和分配作業邏輯關係:在WBS 下增加作業,即施工工序,給每道作業設定工期,並分配各作業間邏輯關係。

創建目標項目:目標項目為所創建項目的一個副本,在完成對施工進度計劃的優化後,將當前計劃複製為目標項目,在項目執行過程中,隨著進度計劃的更新或者調整,通過與目標項目進行比較,來分析項目執行情況的好壞。

2、進度計劃更新

項目開工後,各項作業相繼開展,我們需要定時將現場進度情況反饋給軟體,對項目進度計劃進行更新,然後通過與目標項目進度計劃對比分析,來瞭解項目進展情況,從而及時採取措施,達到控制進度的目的。

按照1 個月更新一次進度計劃(每個月進行一次計劃盤點),將這一個月開展的作業的完成情況錄入軟體:對於已經完成的作業:錄入已開始和已完成時間對於正在進行的作業:錄入已開始時間、完成百分比或者尚需工期,如項目開始9 個月了,我們對項目進行了一次更新,各項已經開始的作業按照實際開工的日期,和估計還需要的時間錄入到軟體,更新後如圖4。

圖4 進度計劃更新(盤點)

這樣通過與目標項目的比較可以看出,開工9 個月後,新增DBM 開挖支洞道路的「路基(路線修整)」是早開始早完成,且工期節約15 天,相應「排水系統」工作已經開始,但至錄入數據日期時,還沒有完成,且相應工期增加7 天。如果通過進度計劃更新(盤點),關鍵工作已經出現了滯後,則需要從組織措施、管理措施、經濟措施和技術措施等多個方面進行趕工,以確保後續作業不會受其影響,保證工程進度。


要看看你希望的創新點是什麼?

如果是讓利益相關方滿意,可以從重要性對相關方進行排序,排序方法可以按照利益關聯度大小和影響力大小兩個維度。

如果是利益大影響力大的相關方,你需要詳細瞭解對方的需要和想要,從剛需和痛點出發,去探索創新點。

如果只是為了技術而創新,我建議慎重,可以等一等,在合適的時機再考慮。

希望對你有幫助。如果有進一步的問題,歡迎關注我私信聊。


建議使用project軟體


項目進度管理,關鍵在於項目計劃制定的合理性,並跟蹤評估項目進度執行情況,若存在進度提前或延誤,結合實際情況進行進度適應性調整,或安排採取應對措施。

項目進度跟蹤軟體,可結合公司和項目大小靈活選擇,簡單的項目使用excel表跟蹤也可以,如果公司沒有專門的進度跟蹤軟體,建議可使用microsoft project軟體,大部分功能是可以滿足項目管理要求的。


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