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日本现代礼法研究所代表岩下宣子,接受杂志《THE 21》采访,分享不墨守成规,适时适地让对方留下好印象的社交礼仪。岩下认为,礼貌的基本原则就是给予对方和自己同等的尊重,关键在于了解自己和对方,察觉自己的缺点才能预防错误;并且尽量设想对方的好恶。商业社交礼仪有许多繁琐的规则,难免会不小心犯错,如果太在意反而会绑手绑脚,只要边做边学习就能渐渐进步。

在公司内,礼仪可以使同事合作更顺利。比如说,接受工作时,回答「我知道了」;中午外出用餐时,说一声「出去吃饭,马上回来」;因公外出回到公司时,也说明「刚才从A公司回来」等,这些都不只是每天的打招呼而已,而是公司内部资讯共有的第一步。

岩下强调,将礼貌与体贴变成习惯,培养服务同事、客户、顾客的心,进一步分享目标与成就感,就能提升自己的能力与公司的生产力!

以下是岩下针对职场常见的礼仪,整理出5项提点,避免失礼:
1.在电梯里不要背朝著客户:搭电梯时,首先应按外侧钮,让客户先进电梯;进入电梯后,站在操作面板旁边,此时应注意,不要背向对方;抵达之后,让客户先走出电梯。

2.招呼客户时,遇到主管不需礼让:招呼客户的基本原则是,「移动时,在前方引导;抵达定点时,让客户先行。」一起行走时,走在客户的斜前方,但保持方便谈话的距离,注意不要背朝对方,要配合对方的步调前进,同时以手势指示前进方向。

一般状况下,若自己和主管在走廊上相遇,应当礼让主管先走,有时也需要站定打招呼。但如果引领客户行进的时候,遇到主管就不需要礼让,因为这样会使得客户也一并让道,显得失礼。

3.确认座位与空调:在客户抵达之前应该做的准备包括:室内通风,整理桌面,调整冷暖气,资料准备周全等。为客户安排座位时,以距离入口处最远,视野良好的位置为优先。

4.交换名片后,立即确认姓名职称:交换名片时,以对方容易收下的方式递出,并将自己的名片置于对方名片下,但不需要太过刻意;递出时,同时介绍自己的公司、部门与姓名;收到名片时,置于高于胸部的高度,并立即确认对方的姓名和职称。

5.拜访勿迟到,结束勿拖延:进行业务拜访,应于约定前10分钟抵达,5分钟前到接待处最合适。如果不得已迟到,应该在约定前10分钟通知对方。

到达会议室后,公事包放在地上或隔壁座位,外套挂在椅子上,不要放在公事包上,以免妨碍公事包开启。会谈可以以闲聊开场,进入正题后,要意识到自己正在使用对方的时间,应该简洁快速。


 

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