国内许多公司对想做的事情，部门没有达成，或是部门做出来的成效与老板想的有落差时，常要人资对部门的人员工作内容进行盘点，或对部门的工作职掌做检讨。最常见的就是要员工用一张表先列出自己日常主要的工作项目，然后每项工作后面再注明每日或每周或每月或每季/年，约需花多少工作小时，检讨员工每月的工时；之后再把员工的工作内容表汇总，与部门工作职掌比对是否符合。每次看到此作法，总百思不得其解。

员工工作未达标，可能是主管指示不清，或监督不周，如何能完全归咎于员工；若是技能不佳，那可能主管与员工都加强训练。让员工自填工作内容及工作时间，这样可以看出部门人员太多或太少? 汇总员工自填的工作内容，去与部门的工作职掌比对更是奇怪。

先谈甚么是部门的工作职责，不就是指该部门必须承担的任务，工作范围和工作责任。所以部门职责不就该依照公司任务与愿景展开的中长期工作计划来厘订吗?不然有经验的部门主管与无经验的部门主管写的部门职掌一定不一样。举例来说人资部门的职责，从网路上就可以看到简单的就写为：「负责人力资源管理和人力资源发展事宜」；详细的写成：「人员选拔、配置、开发、考核和培养公司所需的各类人才，制订并实施各项薪酬福利政策及员工职业生涯计划，激发员工潜能，确保公司持续长久发展。」但何者是对的呢?

公司若为了确保各部门主管是在「做对的事」，其实经营团队应该要从公司的中长期营运计划，同时参考老板，其他部门及所属部门员工等相关利害人关心的事项，展开出部门的工作范围和工作责任，放入公司年度预算书，而不是只由部门主管自行撰写保管或随意抄袭应付人资。

也就是说公司年末的年度会议，除了要掌握外部客户的需求，也要有「内部客户」的概念。老板、其他部门主管及部门员工都可以对部门主管提出年度需求，如此就不会等部门做了大半年工作后，老板或其他部门的主管才在经营会议质疑部门主管，为何所做的事情与该做的事情不相符。

如此一来，员工日常的工作项目，不管是来自外部部门的需求，或是自己部门主管的要求，不就会来自部门年初订立的工作职掌吗?收集由员工自己填写的工作内容，来当做部门的工作职掌不是很奇怪吗?部门是否在做对的事，怎么是去收集员工的工作内容呢?

那填写工作盘点表的目的何在呢?其实公司若要关心员工现有技能以及公司现有作业规范是否足以应付公司未来发展所需，则在统计员工每月的工作项目与花费的工时外，应该去了解员工现有日常作业，在人(员工的知识、技能、态度)、机(工治具、设备)、法(技术、方法)等方面是否有不足之处。因此工作盘点表的设计应该是请员工在列出每项工作项目后面，除了填上每项工作需花费的工作时间外，同时要求员工列出完成各工作项目必需的工作知识与技能等级，工作上必要的工具或设备，以及所需参照的作业手册、作业标准或SOP。

如此汇总就可以呈现出公司现有的各项工作，在技能面是否有足够的人力及备份的人手；作业手册是否可以满足现有的工作项目；工治具、设备是否满足现有的工作所需；如此即可以知道部门问题所在，据此做为部门技能训练的参考，人员工作交接的依据；若再定期进行工作轮调，也可以利用轮调的过程，要求员工补强各项作业规范内容。

公司若要做工作盘点，是要先确定部门在做对的事，是与公司未来的发展目标有所结合，不是请员工自己填写工作内容；其次是要从人机法等方面，评估部门现有技能数量与作业规范是否有缺口，思考人力如何培养或调动，不是把员工填写的工作盘点表拿来做为人力是否可以精简的依据。想清楚方法，才能让公司与员工双赢。

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