改版后的Gmail你会用了吗？如何搭配新的Tasks APP，变得更直觉，更好用

由 Google 所推出的电子邮件服务 Gmail，自从2004年发表后，就成为全世界网路使用者注册电子邮件信箱时的首选。时至今日，无论是个人、企业或教育单位，几乎都无法脱离使用 Gmail 做为传递、接收电子邮件的平台。

由于 Gmail 做为单纯的电子邮件服务，过去并不曾频繁改版，可是今年 Google 不仅为网页版 Gmail 进行了小幅改版，也将操作介面利用 Material Design 进行全新设计，并加入了许多让使用者操作更方便的功能，让原本已经很好用的 Gmail 变得更加强大；原本没有独立程式的待办清单外挂，也在本次改版中独立成 Google Tasks APP，让使用者可以享受这个简洁、高效率的跨平台待办清单软体。

手动启用新版Gmail

本次 Gmail 全新改版现在已经开放大众使用，不过由于新版 Gmail 目前仍在测试阶段，所以需要使用者自行设定，才能够切换到新版本的 Gmail 抢先进行体验。值得注意的是，由于 Google 是逐渐推送更新给全球用户，所以有些使用者可能还看不到体验新版 Gmail 的设定选项；若用户真的想试用新版 Gmail，就只能静待 Google 推送更新。另外，新版与经典版 Gmail 之间是可以自由切换的，使用者若对新版介面不满意，可以随时切回到原本的介面。新版 Gmail 会继承使用者在经典版 Gmail 中的大多数设定，例如布景主题和标签等，理论上切换到新版 Gmail 后，使用者应该不会有适应困难的问题。

▲ 1.首先登入网页版 Gmail，点开收件匣右上方的齿轮图示，就会看到「体验新版Gmail」的选项。

▲ 2.切换到新版 Gmail 后，网页会提示你 Gmail 已经获得全新设计，点选「继续」进行下一步。

▲ 3.新版 Gmail 的收件匣检视模式有所改动，使用者可以选择「预设」、「标准」或「密集」，日后也可进行切换。

▲ 4.进入全新的 Gmail，可以发现操作介面拥有大量的 Material Design 元素，例如左上角的「撰写邮件」按钮变得又大又明显。

▲ 5.若觉得新版 Gmail 不适合自己，点选位于收件匣右上角的齿轮图示，就可以切换回传统版 Gmail。

改版新亮点：全新设计的收件匣

一打开新版 Gmail，从整体外观设计上就令人感觉到眼睛一亮。Google 从2014年起就开始为旗下 Android 系统和手机应用程式打造 Material Design 设计风格，现在终于套用到了最多人使用的 Gmail 网页服务上。整体而言，新版 Gmail 的介面变得更加「圆滑」，色彩也变得鲜明，风格与经典版 Gmail 相较则更为融合，摆脱用户从手机版 Gmail 切换到网页使用时，会明显感觉网页版 Gmail 是「旧东西」的突兀感。

另外 Google 也为许久未更新的 Gmail 加入了许多方便的小功能，例如可隐藏的左边栏、收件匣附件下载、滑动出现的功能图示等，都是一些贴心却能有效提高工作效率的小变动。或许有人会觉得新版 Gmail 和传统版相较之下变化不大，但笔者认为 Google 是以不改变使用者的操作习惯做为前提来对 Gmail 进行更新，因为这对用户而言会比较容易接受。

改版新亮点：延后邮件处理功能

本次 Gmail 改版所新增的延后邮件处理，事实上是源自于 Google 另一款电子邮件软体 Inbox 的功能。笔者认为有可能是因为延后处理功能获得许多 Inbox 使用者的正面评价，于是 Google 决定在此次改版中加到 Gmail 中。根据笔者平常使用 Gmail 的习惯，确实会因为有些邮件想要在未来的某些时候再行处理，而将该邮件一直放在收件匣中；可是这样一来时间久了不是会忘记该邮件的存在，就是会被其他邮件盖过去，跑到其他分页，有了延后处理功能，Gmail 不但会在指定时间提醒使用者处理该封邮件，更会有个独立的收件匣来归纳延后处理的邮件，可以说是非常贴心。

▲ 要使用新版的 Gmail 邮件处理功能，只要选择想要延后的邮件，并且点选时钟图示的「延后」，就可以将该邮件延到日后处理。

▲ 被延后的邮件会被归纳至「已延后」，并在右边显示该邮件被延后到的日期；使用者也可以在此取消该邮件的延后。

▲ 当然使用者也可以选择延后到指定的时间或日期；此外新版 Gmail 的延后功能和 Inbox 是同步的。

改版新亮点：右边栏应用程式

过去 Gmail 的介面布局一直未曾出现过大幅度的变更，但本次改版后新增的右边栏应用程式，却可以让使用者体验到利用 Gmail 进行工作的全新方式。右边栏应用程式预设的三个 APP，分别是「日历」、「Keep」及「Tasks」；前两者可视为其独立应用程式的 Gmail 简化版，而「Tasks」原本则是整合在传统版 Gmail 中，到了新版 Gmail 终于独立出来成为跨平台 App。简单却功能强大的待办清单应用程式「Google Tasks」，其使用方法与详细解析将留到后面说明。

▲ 新版 Gmail 的右边栏应用程式，允许使用者透过 GSuite Marketplace 安装更多支援的 App 安装到 Gmail 中，借此提高工作效率。例如任务专案管理工具 Smartsheet 和 Trello 等，虽然目前支援的 App 数量并不多，但等到未来有更多开发者打造 Gmail 专属应用程式，用户对 Gmail 的黏著度将会变得更高。

▲ 右边栏应用程式中的「日历」即是简化版的「Google日历」，使用者可以直接在右边栏开启，不须跳出到 Gmail 以外的网页视窗就能进行日历的行程新增与查看；只不过简化版日历不能够删除、修改已经在日历上面的行程，也不能观看其他日历表的行程，若要做到这些进阶功能，仍然只能回到网页版的 Google 日历上。

▲ 「Keep」应用程式与日历相同，可以视为简化版的「Google Keep」随手笔记；但是比日历还要好一点的是，在新版 Gmail 中的 Keep 应用程式不仅可以新增笔记，更可以追加清单项目和删除笔记，不过进阶功能如新增图片、底色标记等，也是只能回到网页版的 Google Keep 上进行。

Google Tasks：简单实用的待办清单

本次 Gmail 改版中，Google 将原本整合在 Gmail 内的待办清单工具「Google Tasks」独立出来，不仅被放进了右边的快捷栏中，更在 Android 及 iOS 上推出独立 APP，希望 Gmail 用户能更加妥善利用这项工具。「Google Tasks」虽然介面简洁、操作容易，且与其他待办清单软体相较之下，Google Tasks 可以说「简单到了极致」，但笔者认为 Google 之所以致力于让 Google Tasks 保持单纯功能，其目的在于让使用者专注于提升工作效率。

高效率的待办清单

Google Tasks 最基本的功能就是规划待办清单，而且操作方式十分符合一般人的逻辑。正常来说，使用者规划待办清单时，通常只是简单写个待办事项，以免忘记接下来该做的事，等完成之后再将笔记给划掉。功能虽阳春却很实用的 Google Tasks，可以让用户高效率的完成这份工作。

强大的跨平台支援

为了让 Google Tasks 拥有跨平台能力，Google 也特地在 Android、iOS 及 Chrome 上推出独立的 App 版 Google Tasks，让用户有个简洁明白的待办清单软体可供选择。虽然市面也有许多可以跨平台的待办清单软体，但凭借著 Google 强大的资源整合能力，不用任何多余的设定就能将 Gmail 及日历与 Google Tasks 进行连动，就成为了 Google Tasks 的最大优势。

Google Tasks待办清单应用程式
Gmail版本：已内建，无需安装
Chrome浏览器外挂版本：https://goo.gl/My95WB

▲ Google Tasks 是个简洁明白的待办清单工具，目的在于让用户随手记事。

▲ 新版 Gmail 内建的 Google Tasks 可以与收件匣中的信件连动，成为使用者工作上的好帮手。

▲ Google Tasks 可以直接与 Google 日历整合，让用户更加体会到 Google 资源整合能力的强大。

建立待办事项

要使用 Google Tasks 就得先从建立待办事项开始，只要使用者有任何预计要执行的任务，就可以透过 Google Tasks 进行简单的纪录，并且进行流程追踪。整操作方式十分简单，唯一要注意的是 Google Tasks 目前只支援文字，要附上图片暂时还无法实现。

▲ 点击新版 Gmail 右边栏应用程式的 Tasks 图示，使用者不须跳出网页即可开启 Google Tasks 规划待办清单。

▲ 点一下「新增工作」，接著直接打上待办事项的内容，连储存都不用按，就可以完成新增待办事项。

▲ 一旦事情完成了，只要点一下旁边的圈圈「标示为已完成」，该事项就会被归纳到「已完成」区域，并从清单中移除。

为待办事项新增日期

为了更好掌握待办事项的工作期程，或者说有些事情不是依顺序进行，而是需要到了某个时间点才需要处理，就可以为待办事项新增日期，加强管理工作流程。

▲ 点选「新增工作后」，在旁边的铅笔图示点一下，就可以编辑待办事项的详细资讯。

▲ 接著可以填写待办事项的详细内容，或者按一下「新增日期」。

▲ 在跳出来日历上点选要处理该待办事项的日子，就完成了日期的新增。

为待办事项建立子工作表

Google Tasks 支援为待办事项建立子工作表，目的在于让用户可以按照自己的安排的工作流程，循序渐进的掌握一件事情的处理进度。若使用者的主要待办事项已经完成，子工作也会全部被标记为已完成。

▲ 如果同一件待办事项有子工作要处理，可以在详细资讯页面点选「新增子工作表」。

▲ 填上子工作的待办事项即可完成新增；若有多个子工作，可以多次点选「新增子工作表」来填写。 ▲ 子工作可以单独标示为已完成，并且会从待办事项清单中移除。

将收件匣邮件变成待办事项

既然 Google Tasks 源自于 Gmail，那当然会有与 Gmail 连动的功能。使用者若觉得手动填写待办事项太麻烦，就可以直接将邮件变成待办事项，而且会与邮件产生连结，使用上更为轻松。

▲ 首先勾选要待办的邮件，或者直接开启该邮件。

▲ 在上方三个点的选单图示中，找到「新增至Tasks」选项。

▲ 接著在 Tasks 中，就可以看到该邮件的标题被自动填入了待办事项，并与邮件之间建立了连结。

建立新清单分类管理

若是使用者觉得将所有待办事项都放在一起，会让画面和头脑都变得有些凌乱，Google Tasks 也支援让用户自行新增待办清单，透过分类归纳的方式使待办变得更易读。

▲ Google Tasks 预设的待办清单名称为「我的工作」，按一下「我的工作」就会看见「建立新清单」的选项。 ▲ 建立新的待办清单时，使用者得先为新清单命名；例如若想要创造一个结婚派对专用的待办清单，就可以命名为「结婚派对待办事项」。

▲ 若要删除待办清单，只要点选右边三个点的选单图示，再点选「删除清单」即可。

将待办事项显示在Google日历上

Google Tasks 的待办事项可以加入日期，而 Google 也不会放过与自家产品整合的机会。使用者可以将已标注日期的待办事项显示在 Google 日历上，只不过用户必须在「提醒」与「Tasks」之间择一显示，稍嫌鸡肋。

▲ 使用者打开 Google 日历后，需要在「提醒」上按右键，然后选择「切换到Tasks」。

▲ 如此一来使用者有指定日期的待办项目，就会显示在 Google 日历上。

▲ 所有待办项目则会显示在 Google 日历的最右边，也可以从这里直接新增待办事项。

Google Tasks App，支援跨平台同步

Google Tasks 除了能在新的网页版 Gmail 中使用外，为了更方便用户跨平台使用，Google 也特地开发了独立 App，并同时支援 Android 及 iOS 平台，让使用者借此提高工作效率。手机版本的 Google Tasks 同样秉持著操作容易、功能简洁的核心价值，让用户只需简单摸索一下，就够轻松上手。相较于可能有些用户还没办法用到新版 Gmail，Google Tasks App 则已经在 Play 商店和 App Store 上架，使用者只要下载并安装后，再登入 Google 帐号就可以享受到跨平台、简洁、高效率的待办清单工具。

其实在 Google 还没有将 Google Tasks 独立出来之前，就有用户一直希望 Google 能在手机上打造一个简单易用的待办清单工具，于是就出现了 Google Keep；透过 Google Keep 的清单功能，可以简单列出待办事项；不过由于无法和其他服务如 Gmail、日历等进行整合，总觉得有些遗憾；现在 Google 终于打造了跨平台待办清单工具 Google Tasks，相信对许多人来说，本软体的高整合度，绝对可以有效提升工作效率。