曾夢想仗劍走天涯，沒想到幹了執行啊；

趁著還沒有忘記呀，特抓緊做一下歸納。

策展執行人員看似鮮衣怒馬，認真篤定，臨敵不亂，胸有成竹，彷彿給人一種一切盡在掌握之中的氣勢。其實大多數時間內心也是慌了一P，每次活動都在犯嘀咕，希望不要出問題。

雖然處處小心謹慎，但是執行只有更完美，沒有最完美，每個活動都會有一些小遺憾，為了能夠更順利的執行，做到更充分的準備，把流程和需要注意到點盤點一番。話不多說，言歸正傳。

策劃階段的工作這篇文章不在多講，雖然在之前的文章裏我也沒寫過，但是可以知乎搜一下啊。

活動執行階段的5個關鍵時間節點（我們簡稱KTP,PS:這個縮略詞是我瞎編的，我以為例如SKR這樣的辭彙會很厲害）：

KTP1：確定活動場地、開幕時間

KTP2：確定活動流程

KTP3：確定工作人員分工

KTP4: 確定主要參與嘉賓的行程安排

KTP5: 確定物料製作完成時間

確定這5個關鍵時間節點之前，需要做的鋪墊工作：

1. 主場、設計搭建、物流、廣告公司的選擇

  • 主場服務公司選擇方向與條件：

①專業程度

一個會務公司做過哪些活動，活動的執行效果是對一個會務公司判斷的重要依據。可通過網站查找、宣傳冊、合作單位瞭解等形式進行確定。

②特殊資質、地域性要求

如公司的搭建資質要求，註冊資金要求，另外如申請會展獎勵補貼，需要考慮符合條件的公司範圍進行選取。

③價格

價格與市場價的對比，性價比等。

④主場對接人的水平和責任心

主場關係到一場展會能否順利、高效的開展，展會執行本身對於主場對接人有著非常的專業的要求，主場需要高效的協調各方面資源完成展會籌備工作，因此找一個靠譜的對接人非常重要。

  • 專門的物流公司選擇

可通過主場推薦選擇，主場能夠更方便的去協調資源。

  • 選擇形式

選擇形式可考慮招投標形式、討論研究決定形式

2. 展會期間的物料準備

展會資料類：會刊、參觀指南、紀念品等

工具類：筆記本電腦、印表機、剪刀、膠帶、訂書器等

宣傳類：下屆預熱DM單、簽到牆、媒體採訪牆、開幕式背板、主活動背板、掛旗、注水旗等相關廣告。

其它輔助材料：

包括資料袋、志願者T恤衫等

資料設計製作印刷流程：

（1）展會材料的製作前，需要問清楚在他們收到稿後幾天能夠將所有材料做出來，如牽涉到設計的對外宣傳的問題，需要先讓部門主管確定，然後讓會議總負責人確定，如為單位重大活動需讓單位總經理確定；

（2）展會製作材料時，需要明確所需製作物品的價格、是否開具發票、是否提供配送服務等相關信息；

（3）會刊盡量能夠提前30天蒐集完成，提前15-20天設計排版完成，展前提前7天印刷完成。

3. 工作分工

（1）展會前期，每項工作都需要由總負責人確定展會的關鍵時間節點，明確分項負責人、協作人。原則上所有項目都由某個人從一而終的完成。

（2）展會執行期間，在同一時間節點內，盡量不安排某個人負責兩項工作。

（3）原則上展會的總負責人不負責展會執行階段的某項具體工作。

3. 攝影攝像準備

影像資料作為展會重要的材料要做到又有宏觀又能體現細節，開幕式、會議、展會表演、展會全景（如可以）、展位特寫、參展觀眾特寫、展商與觀眾交流特寫等鏡頭應該拍攝全面。

4. 出差人員的確定

出差人員展前至少提前30天確定，由項目經理根據工作量、參與人員情況等參考條件提出，經由項目總負責人審核，建議購票時間在展前20天以上。

住宿安排：由後勤部門統一安排及預訂

5. 會前準備會的召開

會前準備會主要由項目總負責人發起，或有項目總負責人委託或者授權人發起：

（1）一般情況下參與準備會的人員有：展會總負責人、項目經理及相關人員等其他出差的相關人員。

（2）會前準備會可以周、月的時間節點召開，在會前一週和會議前一天召開準備會。

（3）每一次準備會會議總負責人需要安排記錄會議的決議，然後明確的事項進行落實和執行。

6. 與展館、主場協調會的召開

在確定了展會流程、主場方案之後，與展館及主場展開協調會，由三方的項目負責人及與展會相關環節的負責人參加。

會議期間主要約定三方的責任與義務，解決協調目前存在的問題，展會期間工作實施。

7. 展會網路準備

在不具備網路設備的展館，需要單獨進行網線佈置，至少提前一個月溝通網路事宜，並且在展前向主場提供詳細的網路需求。

為了方便工作推進可以按照表格形式進行統計管理，如：

工作人員展會期間工作表格示例

展會進度計劃表

人員對接表

待續

推薦閱讀：

相關文章