曾梦想仗剑走天涯，没想到干了执行啊；

趁著还没有忘记呀，特抓紧做一下归纳。

策展执行人员看似鲜衣怒马，认真笃定，临敌不乱，胸有成竹，仿佛给人一种一切尽在掌握之中的气势。其实大多数时间内心也是慌了一P，每次活动都在犯嘀咕，希望不要出问题。

虽然处处小心谨慎，但是执行只有更完美，没有最完美，每个活动都会有一些小遗憾，为了能够更顺利的执行，做到更充分的准备，把流程和需要注意到点盘点一番。话不多说，言归正传。

策划阶段的工作这篇文章不在多讲，虽然在之前的文章里我也没写过，但是可以知乎搜一下啊。

活动执行阶段的5个关键时间节点（我们简称KTP,PS:这个缩略词是我瞎编的，我以为例如SKR这样的辞汇会很厉害）：

KTP1：确定活动场地、开幕时间

KTP2：确定活动流程

KTP3：确定工作人员分工

KTP4: 确定主要参与嘉宾的行程安排

KTP5: 确定物料制作完成时间

确定这5个关键时间节点之前，需要做的铺垫工作：

1. 主场、设计搭建、物流、广告公司的选择

  • 主场服务公司选择方向与条件：

①专业程度

一个会务公司做过哪些活动，活动的执行效果是对一个会务公司判断的重要依据。可通过网站查找、宣传册、合作单位了解等形式进行确定。

②特殊资质、地域性要求

如公司的搭建资质要求，注册资金要求，另外如申请会展奖励补贴，需要考虑符合条件的公司范围进行选取。

③价格

价格与市场价的对比，性价比等。

④主场对接人的水平和责任心

主场关系到一场展会能否顺利、高效的开展，展会执行本身对于主场对接人有著非常的专业的要求，主场需要高效的协调各方面资源完成展会筹备工作，因此找一个靠谱的对接人非常重要。

  • 专门的物流公司选择

可通过主场推荐选择，主场能够更方便的去协调资源。

  • 选择形式

选择形式可考虑招投标形式、讨论研究决定形式

2. 展会期间的物料准备

展会资料类：会刊、参观指南、纪念品等

工具类：笔记本电脑、印表机、剪刀、胶带、订书器等

宣传类：下届预热DM单、签到墙、媒体采访墙、开幕式背板、主活动背板、挂旗、注水旗等相关广告。

其它辅助材料：

包括资料袋、志愿者T恤衫等

资料设计制作印刷流程：

（1）展会材料的制作前，需要问清楚在他们收到稿后几天能够将所有材料做出来，如牵涉到设计的对外宣传的问题，需要先让部门主管确定，然后让会议总负责人确定，如为单位重大活动需让单位总经理确定；

（2）展会制作材料时，需要明确所需制作物品的价格、是否开具发票、是否提供配送服务等相关信息；

（3）会刊尽量能够提前30天搜集完成，提前15-20天设计排版完成，展前提前7天印刷完成。

3. 工作分工

（1）展会前期，每项工作都需要由总负责人确定展会的关键时间节点，明确分项负责人、协作人。原则上所有项目都由某个人从一而终的完成。

（2）展会执行期间，在同一时间节点内，尽量不安排某个人负责两项工作。

（3）原则上展会的总负责人不负责展会执行阶段的某项具体工作。

3. 摄影摄像准备

影像资料作为展会重要的材料要做到又有宏观又能体现细节，开幕式、会议、展会表演、展会全景（如可以）、展位特写、参展观众特写、展商与观众交流特写等镜头应该拍摄全面。

4. 出差人员的确定

出差人员展前至少提前30天确定，由项目经理根据工作量、参与人员情况等参考条件提出，经由项目总负责人审核，建议购票时间在展前20天以上。

住宿安排：由后勤部门统一安排及预订

5. 会前准备会的召开

会前准备会主要由项目总负责人发起，或有项目总负责人委托或者授权人发起：

（1）一般情况下参与准备会的人员有：展会总负责人、项目经理及相关人员等其他出差的相关人员。

（2）会前准备会可以周、月的时间节点召开，在会前一周和会议前一天召开准备会。

（3）每一次准备会会议总负责人需要安排记录会议的决议，然后明确的事项进行落实和执行。

6. 与展馆、主场协调会的召开

在确定了展会流程、主场方案之后，与展馆及主场展开协调会，由三方的项目负责人及与展会相关环节的负责人参加。

会议期间主要约定三方的责任与义务，解决协调目前存在的问题，展会期间工作实施。

7. 展会网路准备

在不具备网路设备的展馆，需要单独进行网线布置，至少提前一个月沟通网路事宜，并且在展前向主场提供详细的网路需求。

为了方便工作推进可以按照表格形式进行统计管理，如：

工作人员展会期间工作表格示例

展会进度计划表

人员对接表

待续

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