画专栏-减压：效率不是为了做更多的事

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上班族的543/Jim Wu

「是不是总觉得时间不够用，觉得生活充满压力，焦虑事情做不完？」

我们都知道过多的压力会对身理和心理带来负面影响，以上班族为例工作经常是生活压力的主要来源，每天总是觉得时间不够用，所以想尽办法提高做事效率，减轻工作的负荷量．要在有限的时间里完成许多事情，时间的管理就非常重要，前几天读到一篇文章分享美国Stephen R. Covey博士在《The Seven Habits of Highly Effective People》书中的时间管理模式，将事情依「急迫性」及「重要性」分成4种类型：

1.重要＋急迫-危机、新业务、到期的专案．
2.重要＋不急迫-企划、筹备、设定制程、建立关系．
3.不重要＋急迫-回信、部分电话及会议．
4.不重要＋不急迫- 杂事、打发时间的活动．

为了提升效率，这个时间管理模式提醒我们要将更多的时间及心力，从第3种「不重要＋急迫」和第4种「不重要＋不急迫」的事情转移到第2种「重要＋不急迫」的事情上，也就是说许多做事有效率的人会投入比较多的时间在「重要＋不急迫」的事情中．假如你觉得自己经常处理的事情都是第一种类型「重要＋急迫」的，就需要想办法找出原因，像是投入更多的时间在企划、筹备的工作上来减少危机发生的机会．

看了这个模式介绍后有一个启发，就是当我们感觉到压力，往往是发现事情做不完的时候，增加效率也只是为了将眼前未完成的工作完成，这反映了一个重要的问题，谈到「效率」第一时间最容易让人想到的是在短时间处理更多的事，但是我们都知道在物理上压力和密度成正比，相同的道理当做事的效率提升，但工作的数量也跟著增加，代表压力并不会减轻变小，没有改变的问题在于我们还是没有时间处理「重要＋不急迫」的事，因为当事情的数量超过能力与时间的负荷，再怎么不重要、不急迫的事情也会变得重要、急迫．

提高效率不该只是为了做更多的事，更重要的是为了「重要＋不急迫」的事，释放更多的准备空间，也才能运用时间管理提高做事效率，在个人面对事情处理不完的压力上，也才算是真正的减压！现在翻开行事历，若是满满的待处理事项，要提高效率前，需要先思考的问题或许是哪里可以留白．

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