如何回复询价信？商业书信攻略！

询价信｜除了B2C的销售模式外，通常在B2B市场中，成交以前都需要一段与买家交谈的过程，而这也是离订单最近却最难走的一段路，今天就针对回复买家询问信时会遇到的问题做几项探讨：1.判别买家发送询价信的动机 2.区分买家的身份 3.询价信判别其他资讯 4.针对不同类型询价信做不同处理方式 5.如何提高询价信的回复率 6.与客户联系时的要点

1.判别买家发送询价信的动机：尝试了解客户发询价信的目的与意图。

· 明确目的型

　当来信问的比较具体，如产品的功能、包装、认证、交期等，都可看出这类客户是诚意度较高的。

· 潜在客户型

　想增加/替换供应商、尚未决定产品只想了解市场行情、大销售商找贴牌生产工厂。

· 无明确目标型

　有些买家刚入行，也还没找到想做的产品，因此广发讯息搜集产品价格、图片等资料。

· 垃圾类型

　除了常见的传送钓鱼讯息外，也有很多假买家是要欺骗免费样品的。

2.区分买家的身份：为什么联系几次就消失？或是一直讨论，就是不下单？身份不同在谈生意时的重点也不同，因此谈判的价格和速度就不同。

· 零售商

　一般零售订单较小，但下单频率快、要求的交期短，相较下他们一般也不太会关注卖家实力大小、研发能力等，目前在电商里大多数都是遇到这类客户。

· 贸易商

　这种客户或大或小，相较下对价格较敏感。他们手上较容易已有订单，并且通常在半个月到一个月时间左右便能下单。

· OEM 进口商

　因为要贴品牌，这类买家对品质是高标准要求的，但一般订单较大、稳，主要关心供应商的规模、R&D能力、品质标准、产品认证等，若没问题较能培养成长期的客户。

· 连锁超市、量贩店

　通常量贩店需求量大、周期较长，而且筛选产品的过程繁复，常常得三个月到半年才有可能下单，若想做他们的生意通常得做长期战的准备。

3.询价信判别其他资讯：从信件可以分析更多关于买家的讯息。

· 询价信的内容

　收到一封询价信时，判断客户有没有订单、金额大小，需求缓急。
　　A. 邮件标题：可观察客人这封信是否只针对你。
　　B. 产品名称：如果提到功能、型号、技术、颜色、包装等细节，可见客人是较认真的。
　　C. 产品认证：客人很在乎产品认证，甚至有特定的认证，代表客人可能已有销售管道。
　　D. 关键部件或功能：说明客户有明确的需求，只是在物色一个好的供应商。
　　E. 交货时间：明确问交货时间、付款方式，也较可能是手上有订单的，有时间压力。

· 客户的联系方式

· 询价信IP地址

　一般收到的信件都有IP位置，可以透过网站搜寻是来自哪个地区。如https://www.ez2o.com/App/Net/IP的网址可以测客户来自哪个国家。

4.针对不同类型询价信做不同处理方式：判断完询价信的真假后，接著再将信件分成几种方式处理。

· 垃级型询价信

　对于外贸的新手，可以借此练练英文写作水平，但要小心钓鱼讯息。

· 无明确目标型

　可以建立回复的模板，发送时稍改称呼即可发送，

· 潜在客户型

　浅在客户需要的时间较长，多点引导式提问与沟通，展现更多专业与耐心，虽未必会下单，但可以每隔一段时间给传过讯息但没成交的客户发开发信，告诉他们最新价格、特惠，或是利用假期传送祝福以保持联系。

· 目标明确型

　针对这类型的信件需要尽快回复，但不是马上回复，建议可根据该国家上班时间来处理，并且尽量准确回答买家的提问，展现出公司的专业与诚意。