曾有人把共享服務中心管理者稱之為「神一樣」的人物和「謎一樣」崗位：頂得住高層的要求，守得住業務的壓力，做得了基層的工作，還帶隊著一支常年加班加點、常被員工投訴，卻依然無怨無悔的團隊。

建立財務共享服務中心著實不易，打造一支運營優秀並能持續改進的團隊更是難上加難。新組建的管理團隊，需要擁有哪些核心能力，才能成功建立並運營財務共享服務中心呢？

不斷將業務標準化、組件化的能力

財務共享服務是財務的工業化革命，是將財務基礎業務不斷進行「五化」改造的過程：標準化、專業化、流程化、信息化和智能化。將財務基礎工作標準化，進行專業化分工，用流程管理的方法優化處理過程、提升業務效率，這是財務的工業化過程。在工業化的基礎上，不斷地將財務進行信息化改造，向智能化發展。

在這個過程中，共享服務中心重要的基礎能力，是需要將財務流程不斷地標準化和組件化，標準化需要定義輸入、過程和輸出，將輸入信息經過「工藝」處理並輸出相應的「產品」，規範數據從採集、傳輸、存儲、加工和輸出的統一性。不能標準化的業務，無法進行流程優化，無法實現信息化改造，更無法向智能化轉型。組件化能力，要求共享服務中心能夠將原本「鏈狀」的業務流程，不斷進行更細緻的拆分，從而能夠進行專業化、精細化的分工，進一步提高標準化的程度。

很多企業認為的「差異很大而無法實現共享」的業務，實質上是由於缺乏組件化的能力，無法明確規則，無法統一標準造成的。缺乏標準化與組件化的能力，使財務共享服務中心業務範圍受限，難以提升服務效率與服務能力。

流程再造與優化的能力

流程是優秀作業實踐的總結和固化，組織架構的設計需要考慮業務流程，信息系統是承載並固化流程的工具。

流程的再造與優化是財務共享服務中心的重要能力，是效率提升、持續改進的重要保障。流程的再造與優化是一個持續的過程，一些企業在建立共享服務中心初期，認為通過一次流程變革，共享中心就能一勞永逸，這種想法是不現實的。無論是業務變化、問題導向、績效要求，還是系統優化，都不可避免得會帶來流程再造的需求。在日常工作中，業務一線往往是流程優化的需求來源，具體業務處理人員往往具有發現流程優化的契機但常常缺乏流程管理的能力和動力。因此，財務共享服務中心需要建立專門的流程優化團隊，並以項目小組的形式參與流程管理，監控和評估流程的實施效果，建立長效的優化機制。流程再造與優化，要從六個方面思考：
  • WHY？目的，是否必須要有這部分工作。
  • WHAT？內容，工作內容是什麼，是否有重合。
  • WHEN？時間，不同環節的先後順序如何考慮。
  • WHERE？地點，哪個部分，應該在哪個地點完成這項工作。
  • WHO？責任人，誰對這部分工作負責。
  • HOW？工具，有無更好的工作方法或工具能夠改進流程。

流程優化機制的建立要對流程從設計、實施到優化形成全過程的管理，在這一過程中反覆檢視流程的實施效果、衡量其是否達成優化目標，最終將流程固化。

信息系統架構及需求的能力

財務需要幫助企業完成與交易對象的連接，企業三類重要交易對象：員工、供應商和客戶，實現交易在線，高效、實時採集數據，是財務信息化的重要價值體現。

要提高交易效率、流程自動化程度、數據處理能力，共享服務中心必須具備財務信息系統架構及需求的能力，要能夠規劃財務信息系統的架構，設計系統流程與功能，設計財務系統之間、以及與業務系統的集成關係。

隨著信息技術的快速發展，財務信息系統也越來越平台化、模塊化、智能化，使財務部門可以更好地利用數據去創新，推動財務成為企業的「數據中心」。財務共享服務中心擁有信息化的能力才能更好地完成數字化與智能化的轉型。

服務的能力

財務共享服務中心，與傳統財務部門有個重要區別：共享中心與業務單位的關係，是服務與被服務的關係，而不是管理與被管理的關係。基於這個區別，財務共享服務中心將服務對象視為「客戶」，將提供讓客戶滿意的服務作為運營目標。

和傳統財務部門相比，財務共享服務中心有明確的KPI體系，其服務能力體現在質量、效率、成本、滿意度這幾類重要運營目標上。如何保證質量，如何降低成本……任何一個運營目標的達成，都要建立完整的管理體系進行保障。

比如質量管理，並不是孤立的事後檢查，共享中心服務質量的提升需要組織、系統、培訓、團隊文化的保障，需要標準化的工作程序、體系化的檢查與控制、量化的評價，並有持續改進的機制。

變革的能力

自共享服務中心建立伊始，變革，就成為共享服務的主題。應對變革，實現共享服務中心的成功落地，推進共享服務中心的每一次優化，是管理者的重要能力。

成功地應對變革需要：
  • 高層管理者的決心與支持，發揮變革領導者的作用。
  • 宣貫與培訓，推動觀念的轉變，促進員工擁有轉型的能力。
  • 溝通與關懷，關心員工的心理調整轉換。
  • 鼓勵參與變革，讓各級領導、各個部門能夠充分參與變革，保證目標一致。
  • 對工作成果，給予充分的鼓勵和肯定，鞏固變革成果

管理者在變革過程中，需要考慮變革對每一個人的影響，並有針對性地為員工制定變革工作計劃，明確變革後的工作職責、工作方式和工作目標，確定變革進程中的關鍵時間點和所需資源及支持。財務共享服務中心運營能力的建立不是一朝一夕就能實現，是在建設與運營的過程中逐漸形成的，但共享服務中心的管理者，必須要有這樣的認識：重視標準化、流程化、信息化相關能力的建設，重視長期運營機制的設計，在變革中發揮領導力，才能保證共享中心不斷的發展與優化。

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