随著春季招募旺季的到来，各家企业越来越重视聘用人才的人格素质，同时也特别顾忌征才风险，现今的求职者拥有比从前更多的资讯来源和技巧来迎合公司面试的需求，单纯的依赖面试中的面谈与观察，常常会发生错误录取资格、经历与事实不符的求职者，也能造成公司财务或商誉上可能的损失！

 

 

根据SHRM(Society for Human Resource Management)的调查，求职者履历经常造假项目包括：前一份工作到离职日期(66%)、薪资(57%)、职称(52%)、学位(44%)及就读学校(43%)等等。为了因应履历造假情况，不少公司对于应征人选会透过「员工背景查核」，事先调查应征者「凡走过必留下」的痕迹；然而，重视人才素质并且审慎面对用人风险虽是好事，但一定要同时兼顾对待应征者的尊重与个资保障，有些雇主会透过私下询问，或是靠关系取得应征者的过往资料，但如此台面下进行的动作，事实上早已触犯了个资法，中华人事主管协会资深讲师 兰堉生特别提醒人资管理者务必谨慎以对，不可为求一时方便而触犯法规。

 

 

 

兰堉生解释，所谓的「员工背景查核」，又名征信调查(reference check)，企业在进行招募人才时，可由人资管理者借由员工背景查核的方式，了解该员在前份工作时的绩效表现，并可事先调查对方的工作职能与操守等等状况，避免应试者随意杜撰自己的资历，或者是夸大自己在前公司的绩效表现。但是，粗糙的资历查核程序，不仅会伤害求职者对公司的信任，雇主品牌以及企业形象，甚至是HR自己的专业地位也同样会受到负面影响，因此兰堉生认为，即使是为了降低企业因招募到错误的人才所带来的风险，透过「员工背景查核」机制，仍旧必须运用「正当」、「合法」的方法和管道，在取得当事者同意之后，去核实求职者的个人履历资讯的真实性。比方说，透过本人所提供的前公司联络人窗口，搭配严谨仔细的调查方法，以便过滤并拒绝资格不符或假扮的征询对象，按照正常且开放的流程去电或去函询问该名员工在原公司的绩效与工作表现、离职原因等，也可以在同样事先取得本人同意的前提下，向对方的原公司提出书面资料申请，借此检阅对方在前公司所留下的作品和档案，印证对方履历所撰述内容的真实性。

 

兰堉生进一步说明，背景查核可以依据「背景查核4W」原则，也就是「What」：应征者过去专业背景是什么？「Who」：谁需要做背景查核的动作(HR、资产管理者或用人主管)、向谁做？(前公司的主管、HR、同事…)、「When」：何时该做？(雇用前)以及「Where」：对方的何种经历为优先？(前三份工作内)，执行的方式则可以有以下几种：

a. 应征者提供前份工作之联系窗口。
b. 透过私人关系私下询问。
c. 借由社群网路的方式(例如脸书、微博…)等，了解对方的相关讯息。
d. 口头的询问，书面报告的方式(书面报告通常须特别注意个资法)

那么，在执行背景查核时，该注意哪些事项、才不会误触「个人资料保护法」呢？兰堉生表示，内部正式的书面报告因为会被列入相关纪录，在个人资料档案建立的部分，务必先确认已取得当事者「书面」的同意授权书，方可使用或存留相关资讯，否则将背负法律责任；根据最新的就服法施行细则，雇主应尽量针对工作/职务/专业能力相关内容做询问，避免论及具体的医疗/健康检查、性别倾向、犯罪纪录等「非属就业所须之隐私资料」等问题。兰堉生说，所有背景查核动作，建议都须取得当事者同意，否则不要贸然实行，以免触法。至于有哪些情况符合「就业所需」，得以在合理正当的前提之下进行背景查核？答案是：雇主基于营业上的需求目的，如提高生产力、降低保险成本、避免雇主的侵权责任以及维护公共利益等理由，可提出符合就业所需的隐私资料查核，而必须查核的项目只要符合职务所必要、正当、合理的条件，如精密仪器操作人员，不适合招募健康与精神状况不佳者、高危险工作也不可征求怀孕女性等，都可被视为合法个案。

 

兰堉生亦建议，高阶主管、重要资产管理者、重要资讯管理者与人资从业人员(HR)，这些相关职务的应征者都是最需要员工背景查核，因为他们将会是站在执行面最前端的人；中华人事主管协会执行长 林由敏表示，员工背景查核主要的目的，在于可以替人资管理者提供较精确且稳妥的招募依据，达到人才招募「去伪存真」、「适才适所」的最佳效益，同时也可避免因招募不当而产生人事成本的损失风险。而林由敏也特别提到，员工背景查核除了需要取得当事者同意以避免误触个资法外，如何能够获取应征者原公司的同意以顺利提出档案申请，同样也需要极佳的征询技巧；她建议人资管理者可选择避开敏感的公司内部资讯，将想提问的重点放在该名职员的「工作态度」、「工作效率」、「和其他同事与主管的相处情形」等，较容易说服对方提供资讯。此外，员工背景调查的「问题/问卷」的设计与「口头询问技巧」是最需要掌握的重点，兰堉生最后建议人资管理者透过专业训练的方式，更了解实务操作以及相关的法令规范，避免错误录用风险， 进而找到对的人上车！为了坚守不破坏求职者信任的前提，取得组织所需资讯，同时避免直接向同业揭露公司的征才动向，委托专业合法的第三方调查机构来进行员工背景查核也是不错的替代方案。

 

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