聪明工作36计
![]() 尽管全球化、网路革命，在过去二十五年，大幅提升人类的生产力。然而，也从此，「埋头苦干症候群」正以美国为首，向全世界白领阶级蔓延！这群「埋头苦干族」的面貌，跟过去截然不同。
【文／王仕琦】
埋头苦干症候群正蔓延
白领阶级工时变长、事做不完
去年十月，美国《商业周刊》（Business Week）就以「你工作如此卖命的真正原因」（The Real Reasons You're Working So Hard）为封面故事，探讨此一现象。不只美国，全球化的竞争，也迫使欧洲人抛弃较短工时的传统。○四年，德国每周工时超过四十小时的人口，从四百七十万人增加到五百三十万人，法国劳工也有此趋势。
在台湾，根据主计处民国九十四年公布的「社会发展趋势调查」：二○．五％的人认为，自己总是或经常，无法完成每天预定想做的事情；一七．八％的人每天工作超过十小时；十五至四十四岁的人口中，三成以上自觉经常有时间压力。
无效率的沟通是病原体
近四成经理人每周至少浪费半天
为何科技工具增加，时间却不够用？
麦肯锡一份针对全球七千八百位经理人的调查点出关键：无效率的沟通（包括语音、电邮和会议）。这份报告指出：有近四○％的经理人，每周必须花半天到一天在没效率的沟通；二五％认为目前的沟通已超出他们所能管理的范围。
针对此点，麦肯锡企管顾问公司资深合伙人布莱恩（Lowell Bryan）指出：「能够处理更多复杂性的人才会是赢家。」换言之，驭繁为简，避免自己被工作消耗殆尽，是白领阶级拒当埋头苦干族的唯一心法。
运用五大聪明工作秘诀
学习驭繁为简，有效管理产能
其中，「管理产能，而非工时」是重要的概念，人们必须减少低价值的互动频率。以下是五个帮助你聪明工作的秘诀。
一、设定优先顺序：确立真正值得你花心力做的工作，想办法外包其他不重要的工作。
二、预留时间：不管在专业还是家庭生活，都要预留时间给无法预见的事件和讯息，太紧凑的行程会造成压力。此外，如果你不在工作与工作之间，预留时间，让自己转换心情，会把自己压垮。
三、运用科技，过滤资讯：透过各种电子产品，你总是可以被找到。但在周末关机又不是个好选择，可以用新科技来过滤你的电话和电子邮件。
四、将决策权下放：扩大中低阶经理人可以做出的决策范围，给自己思考事情的时间。加州智库未来学院总监沙佛（Paul Saffo）就说：「独处，在职场是奢侈的资源，有时你必须要远离一些，相信没有你，事情还是可以运作如常」。
五、补充创造力：跑马拉松、学习如何煮菜、听音乐等活动，可以提供休息和放松，让你补充创造力。
个案一：
管理时间》陈瑞聪 严守议程表
十八年前，陈瑞聪接下仁宝电脑总经理职务后，一路将仁宝带领到全球第二大笔记型电脑公司，并转投资手机厂华宝通讯、面板厂统宝光电与封测厂飞信半导体等。如今，他掌舵的事业体合计年营收已将近四千亿元，拥有上万名员工。他堪称国内最忙碌的科技执行长之一，每周主持的会议近四十个，平均每月出国达八次。以下为陈瑞聪自述：
我常戏称，我应该称作「开会长」，我每天唯一的工作就是开会，出差是为开会，应酬也是开会。每天早上八点到下午六点离开办公室前，全被会议给占满，最高纪录，我一天得开上十二个会议。
会议管理：建立开会标准作业流程，客户也要遵守
以我自己的经验来看，开会最常遇上的无效率情况有两类：第一种，原定的开会时间delay（延迟）。要知道，若是我前一个会议拖延半小时，等著我主持下个会议的其他人就得空等半小时，若有十个人，就等于公司丧失掉至少半天的竞争力。第二种，会议结束，没能达成任何结论。没有结果意味著原地踏步，公司根本不知道下一步该做什么。
过去，我就常碰上这两种情况，后果是让我每天活在无止尽的会议梦魇里头。别人看我现在一个星期有将近四十个会得主持，数量相当吓人，其实，我过去的会议次数，比现在还要多出许多。从五年前开始，我采取的做法是，要求将每个会议的议程表先定出来，议程表中必须条列得一清二楚：这个会议必须讨论的议题有什么，每个议题要花多少分钟，必须做出什么结论。
过去我整天的行程表只有一张，现在我是每场会议都有一张议程表；过去，我每天的行程是以小时为单位，如今，我则是以分钟计。
面对不同的客户，议程表也会有所调整，德国客户做事严谨只谈公事，有时候连三分钟的寒暄时间都可省掉，直接由会议主持人个别介绍，事先将名片放在客户面前即可。
美国客户的作风较开放，因此，我们会将每个议题的时间长度订得较宽松，透过长期下来得到的经验法则，我们已经有一套开会的标准作业流程。
个案二：
管理时间》陈玲玉 黄白单监控工作
陈玲玉，国际通商法律事务所的主持律师，主办台湾高铁等重大BOT案，并为国泰、富邦、中信、台新等金控集团的法律顾问，是国内法律界的金控保母。以下为陈玲玉自述：
我喜欢工作，而且做得非常的有效率。同样是一小时，别人做一件事，我可以做两件、甚至三件。我常觉得自己的这一辈子，是其他律师的两辈子，也因为这样，我看了很多的东西，累积的人生历练比别人多，所以在做决定时，就会知道什么是对的，而且会很有信心，容易安定下来。
平时，我八点出门，从家里到事务所大概需要二十五分钟，我会都拿来看报纸，先看报，才能「看报办案」，就当天的新闻事件做即时的回应。例如某速食连锁店的消费争议，我在车上，一看到报上的消息就立刻打给客户，做立即的回应，不然等到了办公室，再做回应，已经超过了报纸的截稿时间，就会延误事情的处理。
随手记录：餐巾纸也拿来写，甚至集结出书
到了办公室之后，我第一件事就会看e-mail、传真。我有一个很得意的发明，就是「黄白单」（二联单，上为黄单，可复写，下为白单），我就是靠这个来控制工作的进度。
看完e-mail之后，就是黄白单发挥效用的时候。我把要同事们办的案件，用黄白单写上应完成日期，黄单分给负责的同事，白单就留在我这里。我根据白单去收回案件。同事常开玩笑，如果事情没做完，只有一个办法，就是到Lindy（陈玲玉的英文名）的房间，把白单子偷出来！
我最不能忍受工作延迟，甚至，我在餐厅时，还会用他们的餐巾纸，把当时脑子里想的东西写下来。
袋子哲学：工作各装进A4袋子，一件件解决
还有就是我的袋子哲学，我很会善用很多A4大小的袋子。如果有十件事，我就会用十个袋子分别把它们装好，然后开始做第一件事，感觉就只有一件事，做起事来压力就不会那么大。
之后再就特定案件分析法律争点，思考哪一个律师适合，再以口头或是黄白单方式发案，一个工作完成，享受一下小快乐，再打开第二个袋子。等到第十个袋子做完之后，第一个案子可能就有回音了。我的脑筋要处理很复杂的法律问题，所以其他东西就一定要归简，工具也会把它归类好。
个案三：
管理资讯》王伟忠 由专人过滤资讯
身处娱乐圈三十年，王伟忠现在统管四家电视节目制作公司，担任制作人的电视节目共七出，每周由他制作出手的节目总时数达三十四•五小时，并处理二十四位明星经纪业务。王伟忠目前投入时间最多的以时事相关节目为主，包括执导八点档情境喜剧「住左边住右边之全民拚幸福」，及拟定模仿秀「全民大闷锅」每日主题方向。以下为王伟忠自述：
我工作的模式，是如何一整天集中脑筋之后，再让自己放松。这就好像把毛巾挤干后，整个放松再吸水，再挤干的活动。
创意推力：早起到公园跑步、窗外一定要有绿意
运动对我非常重要，天气好的时候跑大安公园，阳光呀树，早上跑，看到很多小孩子上学，看著他们很开心。天气不好时，我会去健身房。跑步时电话就放在旁边，想到什么事就拿起电话，打给同事大声说：「你快点把什么做完。」健身房一旁运动的人会看著我，觉得我很奇怪。
绿色对我也很重要，我的房子再小、再怎样，一定要有view（景观）。view对我很重要。你让我住豪宅，打开窗子看到别人家后面在晒三角裤，我会疯的。我是南部小孩子，我一定要阳光与绿色，公司会议室外也有绿色花园，看到一片绿色可让我脑袋清新。
创意助手：专人负责读报，每天早上电话简报
这种人情世故各方面议题上，讲道理还要写到喜剧去，不是闹剧砸蛋糕，不仅要知道喜剧技巧，对目前社会发生什么要非常敏锐，这是非常大的压力，一看就知道，不能讲外行话。
要培养这种敏锐度，我必须大量吸收资讯，平常就有很多朋友与我交换各类讯息。公司里有一位企画，负责资讯整理，每天阅读各类媒体，并消化简报给我听。
我每天早上十点钟打电话给她，听她讲当天的报纸内容给我。她是我在中广做「中广男人」节目时一起工作，后来请来我的公司。听完这些资讯，我脑子会很快抓住要点，这些点子我会知道哪些会拿来做新案子，还是要丢到我哪个节目去。
她每天早上要花约两小时，阅读六、七份综合性报纸，还有每星期出版的主要周刊、月刊等，把其中一些趋势性、生活面的话题口头告诉我，每天早上讲电话大概十几分钟吧。因为我们工作很久，她知道我有兴趣的议题，包括市井小民的生活变动，及一些趋势性的报导。 |
尽管全球化、网路革命，在过去二十五年，大幅提升人类的生产力。然而，也从此，「埋头苦干症候群」正以美国为首，向全世界白领阶级蔓延！这群「埋头苦干族」的面貌，跟过去截然不同。