（图片：Markeee，周末一大早就起床的朋友，逛诚品不忘支持2535，好用密技不用多，30招就够了！）

有个美编曾经跟我说，看一个设计师怎么整理档案，就能知道他的基本功好不好。幸好我不是美编，不然客户一定经常在背地里把我骂到臭头。我不能算是个擅长整理、收纳的人，每期开始工作都会下定决心把好好整理，这样找起档案来动作才会快，可是后来档案一多，根本顾不得什么次序或是要丢到哪个档案夹里，反正有搜寻的功能，想找什么档案直接搜寻最快。

最近因为「云端工作术」的封面专题，看了前Google资讯长梅瑞尔（Douglas C. Merrill）的书《Google时代一定要会的整理术》，他从小就深受失读症所苦，导致学习障碍，没想到却成为最会整理资讯的人，还出书教人家怎么用Google让生活、工作变得更organized。因为Google Search的强大功能，就算分类凌乱或拥有好几个不同标签都没关系，关键字越多反而更容易让我们更精准搜寻。除了提到搜寻和使用Gmail的小技巧，作者本人还把Gmail当成个人云端资料库，帐单、重要文件、网站密码……凡是怕忘记的资料就写下来或拍成图档寄给自己就对了。

从脑科学的角度来看，人类的脑容量有限，与其害怕自己记不住事情，不如借由数位工具来帮助我们记忆，专注在更重要的事情上。新手级的小BB可以用Gmail来储存档案，进阶班的则有Google Drive（各种档案格式都能读取、编辑，还能开放给朋友、同事一起编辑）、Drop Box、Evernote等，各有不同特色，唯一的共同点是，它们都是云端工具，不管你用电脑、手机或平板电脑，随时随地都能存取自己的资料，而且狡兔有三窟，站在备援的角度，越是重要的档案越要多存放几个备份才行。

几年前Smart Phone才刚出现在市场上，受访者跟我分享Evernote这个好用的App，当时还没有智慧型手机的我只能在电脑上安装桌面版，虽然后来我也开始用iPhone，我还是只会使用网页撷取功能。好几次跟用智慧型手机的朋友聊天，我们共同的疑问都是：「Evernote到底该怎么用？」看了电脑人出版的《Evernote超效率数位笔记术》，又参加了他们的论坛，原来我以前都小看它了。它最大特色是可以用文字、语言、照片记事，看当时环境适合用哪一种记录法，就用什么方式记录。例如，在江湖走跳的商务人士，最大困扰是名片多又不知道该怎么整理，就用手机拍下来，Evernote可以辨识图片里的文字，想找谁的联络资讯，直接搜寻就可以。名片王还要转档建立通讯录，但Evernote统统都不用，这种直觉的操作法超适合懒人。收纳控还可以下载Evernote Hello，让你的人脉存折更丰富。

最后一个要分享的实用工具是iMMIG记帐小秘书（iOS才有），它并不在这期2535介绍的云端密技里，可是算是我用过最好用的记帐软体，除了将记帐分成花费、收入、缴费，记帐项目可以依个人需求增删，它还内建相机功能，可以把信用卡签帐单、买的东西直接拍下来（日后对帐有图有真相），当然统计图表也没少……

经过了本期云端工作密技的洗礼，希望从今天起，可以成为一个organized的人！（最好是～）

 

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