今天的文章來聊聊工作效率的問題。

　　職場中低效工作的危害不言而喻，我也經常在後臺收到關於如何提高自己效率的諮詢，所以這次來集中講一下這方面的心得。

　　我按照從個體到整體，從執行到管理的順序，一個個來聊。無論你是初出茅廬的社會新人，還是久經沙場的職場老將，都值得看看。

　　全文3697字，閱讀大概需要6分鐘。一如既往地保證乾貨滿滿，看完絕不後悔。

　　下面進入正文。

　　1. 找到低效問題的共性

　　說起來低效工作的例子在職場中比比皆是，但如果我們仔細梳理一番，就會發現許多現象都存在共性問題。

　　找到這些共性問題，然後分別去制定對應的方法，這本身就是一種高效。

　　我把這些共性問題分爲三大類：

　　a) 硬技能不嫺熟

　　這常見於剛工作不久的新人。什麼是硬技能呢？就是這份工作最基本的技能要求。

　　比如做程序員的，幾大主要的編程語言得了解掌握吧；做市場營銷的，PPT應該會寫吧；做財務審計的，Excel要用得嫺熟吧，報表要看得懂吧；做銷售的，起碼嘴皮子要利索吧。

　　硬技能不嫺熟導致的效率低下問題，是最好解決的。因爲這都是有現成的工具幫你提高的。只要你肯花時間去鑽研琢磨，比如買一些書或者去網上報個班學習，都能在短時間內迅速提升。我過去也推薦過許多課程，這裏就不再贅述。

　　b) 團隊溝通不順暢

　　我的工作生涯中，大概80%的效率低下都是這個原因造成的。

　　最常見的，是不同部門之間的信息斷層，即大家對同一件事的認知水平處於不同階段。

　　例如同一個項目，A部門以爲應該這樣做，B部門以爲應該那樣做，中間來回反覆卻不確認。結果最後合在一起發現誰的理解都不對，於是前面都是白費功夫（如下圖）。

　　再比如信息溝通的過程過於冗長，中間層級太多。每一次信息傳遞都有隔閡，每一次隔閡都會造成偏差，最終導致100分的信息傳遞到位時只有50分（如下圖）。

　　我遇過最誇張的例子，是連一個簡單的郵箱申請都要從區域地區跑到中國總部，再從中國總部繞地球一圈跑到全球總部，最後居然拖了兩個月才批准下來。

　　結果那段時間我只能用QQ郵箱，因爲沒有和公司總部的郵件系統對接，每次我找郵箱聯繫人都要浪費不少時間。而最後申請下來的郵箱，居然是集團另外一個公司的域名，原因是總部那邊把我的信息弄錯了。

　　這類情況在日常工作中很常見。除此之外像會議紀要，項目跟進，指令傳達，這些全都是溝通問題。

　　一旦遇到信息溝通有偏差時，就需要有人站出來，主動承擔信息的協調疏通工作。這個人可以是自己，也可以是其他負責的同事。

　　如果信息疏通者是自己，就要主動確保所有人對信息的理解是一致的。

　　例如你可以用會議紀要或郵件的形式，總結所有已經達成共識的信息。這樣將來出了問題，就能找到對應的負責人。

　　比如像下面這樣，用幾個關鍵問題來幫所有人理清思路：

　　1. 項目的目的是什麼？

　　2. 項目的計劃是怎樣的？

　　3. 如今項目的進度到達了哪裏？

　　4. 各部門接下來分別要做什麼？

　　5. 下次開會時各部門需要提交哪些東西？

　　這樣是不是就清楚多了？

　　如果信息疏通者是別人，這時可以做的事情就比較有限，因爲主動權不在自己手上。

　　但你可以有規律地提醒，適當地催促。在不影響對方情緒的前提下，不斷重複加強你對這件事的關注程度，讓對方不要忘記。

　　總之，只有加速了信息傳遞的效率，才能提高工作的效率。

　　c) 缺乏指揮和調度

　　如果說前面兩類問題是最常見的，那最後這個問題，是最致命的。

　　大家都聽過一句話，叫“將帥無能，累死三軍”。

　　一個無法做出正確決策的領導，拖累的不僅是自己的效率，更是整個團隊幾個人甚至幾十個人的效率。這個損失可就巨大了。

　　比如面對下屬提交的工作方案，老闆卻無法拍板。做，如何去做，哪些要做？不做，爲什麼不做，應該怎麼做？這些都沒有明確的說法，只是一句“再回去想想”打發了事，既沒有指導，也沒有規劃。

　　如果你是普通員工，遇到這樣的領導，最好的建議是趕緊走人，人間不值得。

　　如果你恰好是領導，可以反思一下平時是否因爲自己的模棱兩可，決策不力而導致團隊一直在原地兜圈子。無論什麼原因，在該做決策的時候猶豫不決，制定安排的時候思路不清，這種領導是不及格的。

　　以上就是造成工作低效的三個共性問題。大家可以根據自己的實際情況做歸納總結，然後具體問題，具體改進。

　　2. 善於模仿，超越模仿

　　模仿的意義，是用已被驗證過的高效方法，逼自己改變過去低效不正確的思維。而且很多時候，這種改變是“強扭的瓜”，硬生生掰過來。

　　雖然一開始會有點痛苦，但隨着時間的推移，你會發現一切都值得。這是提高工作效率的一條捷徑。

　　舉個例子。我在剛工作的時候，邏輯思維奇差。後來我找到一條模仿方法，就是學習諮詢公司寫PPT方案的套路。

　　之前我在文章《純乾貨：從麥肯錫的PPT模版中，我們能學到哪些高級的思維技巧？》提到過，麥肯錫的PPT模板之所以被稱爲“邏輯PPT聖經”，是因爲裏面有專業全面的結構思維模板，適用於職場上所有需要寫方案的場合。

　　如果你腦子裏思維混亂，半天信息點都沒梳理清楚，此時套用這樣一套模型，瞬間就能讓你找到方向。

　　當時我就照着這裏面的每一頁模板，把工作中遇到的實際問題全部往裏面套。遇到不能完全適用的情況，我就稍作改良。

　　比如下面這兩張圖，上面一張是麥肯錫的PPT模板，下面一張是我仿照這個結構做的一頁PPT。

　　（麥肯錫的PPT模板）

　　（我模仿做的一頁PPT）

　　在上圖這個小房子一樣的結構裏，四個“支柱”就代表公司主要的四大業務板塊。另外，最下方的箭頭表示隨着時間的推移，公司業務發展的先後順序。

　　一頁PPT，就把這個公司的業務概況講得清清楚楚。而不用像以前我找了一大堆資料，寫了好多頁文字都沒能講明白。

　　這就是模仿的作用。

　　更重要的是，我沒有完全照搬這個模型，而是在最下方用一個紅色箭頭來代替模板中的“title”板塊。因爲我還要排列公司業務的發展時間，顯然之前的模板裏沒有這個功能，所以我根據實際情況進行了適當改良。

　　你看，除了模仿，我還得自己往裏面添磚加瓦。這其實就是學習。

　　模仿固然重要，但不能一味去模仿。我們要在模仿的過程中體會作者背後的本源思路，然後自己學會獨立思考，最後做到具體情況具體分析。

　　這纔是模仿的本質意義。我們要善於模仿，更要超越模仿。

　　除了寫PPT，工作中還有很多情況都可以通過模仿來學習。

　　比如人際溝通這塊，你就可以觀摩身邊那些會說話的人，他們和人溝通的方法有哪些，自己拿個小本子暗自記下來。甚至具體到開頭的話術怎麼講，遭到拒絕時用什麼話打圓場，哪些詞是他們絕對不會說的等等。越具體，就越好學。你先模仿，然後自己再去感受和思考，這樣做的效率就會很高。

　　再比如找資料做研究，你可以去請教公司裏特別會找資料的同事前輩們。請人家吃個便飯，虛心討教一些迅速找資料的渠道和方法，全都記下來，然後自己回去模仿實踐。

　　這都不是什麼難事。比起自己像無頭蒼蠅一樣瞎摸索，能找到一個對標參照物去模仿，你的效率會蹭蹭往上升。

　　3. 建立價值認同，從上到下改進

　　獨立工作的時候，可以通過模仿來提高自己的效率。但如果是團隊工作，就要換方法了。

　　如果你是一個管理者，就知道團隊協作講究的是合力。這時建立價值認同就非常重要。要先在思想上統一方向，才能在行動上勁兒往一處使。

　　而建立價值認同，就是要讓團隊成員都明白，過去的工作方法是錯誤的，低效的。如果大家沒有意識到這個問題，講再多提高都是白搭。

　　這就是從上往下改進，也是解決低效問題的最根本辦法。

　　比如很多公司都喜歡加班文化，認爲員工工作時間越長，越能體現他們的價值。但我不認同這一點，相反我覺得工作價值不應該用時間來衡量，而是用結果。

　　所以我經常和團隊成員說，我不鼓勵加班，我鼓勵你們早點把事情做好然後回家享受生活。

　　但“早點把事情做好”，這裏面就大有文章了。

　　首先是“把事情做好”。什麼叫“做好”呢？

　　如果要寫一份方案，你寫好20頁給我，這個不叫“做好”，這叫“做完”。因爲我後面還要檢查和修改，可能還要你刪除一些廢話，添加更重要的信息；也有可能你20頁都沒寫到點子上，我寧可你寫5頁全在點上的東西給我。

　　“做好”的意思，是我把這份方案交出去的時候客戶會買單，而不是看在你寫了幾個晚上的份上說辛苦了。對不起，這遠遠不夠。

　　其次是“早點”，這就是要你縮短把事情做好的時間。

　　當你做好一件工作需要一天時間，那麼下次就試試半天行不行，再下次試試3個小時。但是記住，時間可以縮短，工作質量不能妥協。

　　效率，就是對的事情重複做，重複的事情快速做。

　　把這個弄清楚了，再回過頭來看加班，就發現問題了。加班不是目的，而是方法。如果這個方法能夠提升工作產出的質量，那麼適當加班無可厚非。反之，就應該摒棄。

　　專業技巧嫺熟的人，早點把事情做好早下班當然可以。做事不熟練的人，加班學習和鞏固自己的工作技能，那也是應該的。

　　作爲管理者，需要一開始就建立共識，制定標準，讓大家明白什麼樣的工作產出纔是有價值的。圍繞這個核心目的，再去改進工作方法和流程，這纔是正確的做法。

　　如果加班反而拖累了效率，那麼就把目光聚焦在正常工作時間裏，去思考爲什麼不能按時完成工作。

　　我見過很多加班的人，頭天晚上10點下班，第二天中午12點來上班，這樣算下來他們的工作時間和正常上班的人沒有兩樣，那爲什麼要把工作都留到精神狀態不好的晚上去做呢？

　　與其這樣，不如圍繞“效率”去建立一種文化。比如去除臃腫的彙報結構，摒棄形式主義的官僚作風，一切以價值產出爲核心。同時讓效率高、能力強的人擔當大任。這樣的人多了，團隊的效率自然就上去了。

　　這是最難的，卻是最有效的。

　　喬布斯說過一句話：

　　It doesn't make sense to hire smart people and then tell them what to do. We hire smart people so they can tell us what to do.

　　翻譯一下就是：任人唯賢，用人不疑。

　　以上就是今天的內容。最後總結一下，如何提升工作效率，一共三個方法：

　　1. 找到低效問題的共性；

　　2. 善於模仿，超越模仿；

　　3. 建立價值認同，從上到下改進；

　　希望今天的內容對大家有所啓示。

　　感謝各位的時間 ＝）

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