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原文鏈接：【乾貨】活動籌備

有了定稿的策劃方案，活動也自然而然地進入到籌備階段。籌備，就是根據既定的方案進行各項事物的準備。就算一個小型活動，細想想，大概也是千頭萬緒的準備工作，讓人覺得無從下手。

我覺得，活動籌備大體可以從三個方面考慮：事、人、物

首先，事。我覺得是這個活動的主旨、內容、要求、目的……等等，作為活動負責人，內容要非常清晰地知道這次活動的上述目的要求，後面所有的人和物的準備，才能做到相對準確、恰當。當然，要想清晰地知道，在活動策劃階段就一定要用心用腦，適時與主管領導彙報溝通，隨時調整，以便在計劃的時間內確定策劃方案以推進後續工作。

其次，人。根據以往經驗和體會，我覺得活動中的「人」是最重要的。這裡，我把人也分為兩類：外面的人和裡面的人。

外面的人，我覺得就是活動要邀請的嘉賓、團隊、媒體、速記、會展等等。這裡想重點說說嘉賓的邀請。嘉賓，顧名思義，我覺得就是活動所需要邀請的尊貴的客人。中型以上活動的嘉賓邀請，我覺得有以下幾點分享：

  • 根據活動需要擬定邀請嘉賓的範圍。具體的上下溝通不做贅述。這裡關於邀請時間，也就是提前多久開始邀請，分享一個說法——「提前一個月是請，提前一週是叫，提前一天是提溜（方言：di一聲，lou輕聲，非常失禮、不尊重的一種方式）」。我想，這個說法，大概能說明一個時間的分寸，我也不需要過多解釋了。
  • 嘉賓邀請，注意書面形式。一般情況下，擬定一份邀請函，文檔裏注意LOGO、敬語、活動的簡介、時間、地點、議程以及聯繫人、聯繫電話等要素要全面。文件名稱要清晰準確。最好以郵件形式發送給嘉賓，發送成功後，發簡訊或打電話給被邀請嘉賓，確認是否收到。如遇年度大型或超大型活動，非常重要的大咖貴賓還需要進行紙質邀請函印製，提前登門拜訪邀請。
  • 提前三天，以簡訊或電話形式與被邀請嘉賓做再次確認。當然，我們不能憑白無故再次騷擾嘉賓詢問是否能夠參加本次活動。我們可以變通地找一些恰當且必須的藉口。比如：由活動當天負責嘉賓接待的工作人員發一條簡訊或微信，寫清楚電話，說明一下當天聯絡自己即可。或者，負責嘉賓接待的工作人員可以藉此詢問一下被邀請嘉賓當天會不會開車來，如果來的話我們會安排停車等等。

其他細節就可以依照領導指點、場地條件、活動要求等依次確定或安排。

再說裡面的人。我覺得，可以把本次活動的工作人員說成是「裡面的人」。而籌備階段，明確、合理的分工是必不可少的。大家可以依表單做事，完成一項勾掉一項，定期溝通各項籌備進度，有問題隨時解決，隨時調整。

再者就是通過實地演練可以印證和完善預案。通過長期的工作實踐，我們體會，以下幾個關鍵點需要格外注意：

1. 人員的範圍和排序。人員範圍可遵循以下原則：一是注意主臺（或簽約臺）的容量；二是盡量保證有任務的人員上臺；三是注意平衡，突出代表性，兼顧參會各方需要。人員一般按級別排序，如果涉及層面多、背景複雜，可以先對照行政職級排序；沒有相應職級的，可以查找以往慣例；無慣例可查的，可以按照有關人員在活動中擔任角色的重要性來排。另外，同級或是職級接近的情況下，應該考慮把上級單位、受邀來賓往前排。有時來賓個人級別不高，但他是代表所在部門參加活動，也要酌情往前排。確定順序前要和有關各方充分溝通，盡量避免爭議。

2. 話筒和音響的檢查。首先要避免話筒、音響不響或亂響。除了注意檢測線路，還要有專人負責音響，音響師也要全程在崗。其次要注意話筒的分配和調整。話筒數量不足時，一般先保證有講話任務的領導。另外，一定要在活動前將主持詞內議程、參加領導等有關內容進行再確認。再次要檢查話筒的位置。發言席、主持席等要佈置合理，注意發言臺和上面擺放的物品不要遮擋發言人。

3. 有關材料的檢查。對於主持詞、發言稿或講話稿等材料，由於修改的次數可能比較多，必須安排專人審核和發放。對於材料中涉及嘉賓和議程的部分，在活動開始前一定要進行最終審核和確認。比如某年世界郵展期間，主館的開館儀式原定議程中有一項是某領導向郵聯主席贈送書法作品。但由於臨時有事，該領導未能出席。當主持人仍按原稿宣佈完此項議程，才發現領導不在現場，還好及時意識到變化，隨即解釋昨晚已經贈送過，現場不再贈送了。這個差錯就是因為沒有對主持詞作最後審核，沒有逐一落實、核對參會嘉賓和議程。

最後的最後，還要說一點：中型以上活動，財務預算很重要！當然，小型活動可以以季度或年度為單位制訂相應的活動預算。

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