前言

每次接手一個活動後，我都在想：為什麼沒有一套完整的活動流程細節，這樣遵循模板，一步一步檢查便能毫無遺漏？

對於活動策劃，為什麼有些人總能出色完成而且想法出眾？而另外一些人循規蹈矩，卻依然失誤連連？

本篇文章就講講，活動策劃所需相關元素（上）並列明八大要素及相關腦圖。

「 我們常常驚嘆於無數品牌的活動創意，也渴望自己能夠舉辦創意活動。但是你知道嗎，「創意」本身其實並沒有你想像的那麼有創意。研究發現：多達70%的活動創意建立在這8大基本元素上。」

上一篇文章，講述了從0-1成為一名活動策劃人的三個階段，應該對如何成為一名合格的活動策劃人有了清晰的認識。不管目前你處於活動執行、活動方案撰寫、還是活動總負責階段，相信下面這部分內容都對你能有一定幫助。

那麼接下來就《活動策劃所需的相關元素》進行詳細展開，由於涉及內容較多較雜，分為了上中下三個部分進行闡述，本篇為《活動策劃所需相關元素（上）》。

上篇分為以下八個元素。

01

明確活動目的

當開始接手一個活動的時候，第一件事就是需要明確本次活動目的，例如活動要達到什麼效果？大概預算是多少？計劃多少人參加？達到什麼樣的傳播效果？需不需要贊助？最後一個活動是否成功，是用結果與活動目的進行對比的，活動目的應貫穿於整場活動。

02

進行開會分工

那麼當我們明確一個活動目的之後。這個時候你就需要開會分工了，首先需要調查一下有無同時期、同類型活動衝突？有無大型的國際峰會活動影響？確定時間段方面沒問題，整合一下自己目前可以調動的資源。有多少人可以調動？比如你要借人，是不是需要提前跟其他部門負責人說好？，你需要頁面，是不是需要提前跟技術部門排好檔期？有些你做不了的事情，是不是需要領導提前出面協調？先明確本次活動可以調動的內部資源。需要贊助的話，有沒有以前合作的夥伴可以及時聯繫？

明確資源之後，前期具體誰負責活動哪項內容？需要對目前手上有的人力、物力資源做出一個清楚的判斷，不足以完成本次活動怎麼辦？還需要增加什麼？這些都應該於活動開始前進行明確分工。

03

及時確定場地

確定場地！確定場地！確定場地！確定場地！重要的事情說四遍，一定要儘快確定好場地，結合費用預算、人數規模等實際情況。一般來說場地都需要半個月，有的甚至提前1-2個月去進行預約。提前跟酒店簽訂合同、能否開具相應發票、付款方式、付款時間提前明確？場地選擇這一塊，盡量選擇交通位置比較便利的地方，比如地鐵站附近、公交站附近、市區較中心一點的地方，有利於參會人員的交通。

確定場地的出入口，可以容納多少人數？主舞台尺寸多少？大屏幕尺寸，供電情況怎麼樣？進貨通道在哪裡？有沒有貨梯，能最大容納尺寸是多少？場地的搭建時間以及撤場時間明確。是否提供免費停車位，如不提供收費方式是什麼？衛生間、化妝間有幾個，位置是否方便？關於消防、安檢、電檢等等都是需要明確的。

04

撰寫活動策劃

活動策劃書一般也分兩種，內部使用和外部使用。外部使用多是給客戶一類的使用較多、更多的包含一些活動創意。下面說的是內部使用的一種。那麼我們首先要明確活動的主辦方、承辦方、協辦方、贊助方、冠名方這幾類的不同（這裡不做介紹，可以私下公眾號或者微信交流）

活動主題明確（根據活動對象及活動目的以及公司價值觀、產品一類的相結合），活動風格最好能保持一個色調，嘉賓或者觀眾是不是需要提前進行邀請？是否需要互動方式？活動流程單、主持人串詞一類的，這些是不是可以做一個附件呈現在活動方案後面？開始時間、活動關鍵節點、結束時間這些都需要明確、需不需要安排酒店住宿等等？

05

實物物料清單

這一塊可以說是極為考驗細節的一個地方，大到音響設備，小到透明膠帶。物料無論大小全部得考慮在內。建議列一個時間物料進度的表格，以及各物料的具體清單，發現遺漏之後及時補加上去。大設備方面：舞台搭建，請專業團隊還是自行搭建？燈光效果、音響設備、投影儀、大屏幕顯示、背板等等。設計物料方面：X展架、易拉寶、門頭、互動區域設計、邀請函、嘉賓證、桌牌、麥標、主持人手卡、停車證、海報（這一類物品必須明確好製作時間、交付時間）、流程單、伴手禮（採購還是定製？要不要加印logo、交付周期是多少？）其餘的桌椅板凳、需不需要鮮花、茶水間等等。

這裡需要特別注意的是一定要明確好製作時間以及交付時間、交付時間、交付時間。千萬別活動結束了，你的伴手禮還在製作，那這就完全是活動負責人的責任了，所以時間觀念一定要強。

06

非實物物料清單

除了實物物料以外，當然還是需要很多非實物物料的。比如演講嘉賓的PPT、場面布置的平面圖、舞台效果圖、座席安排圖、宣傳視頻製作、切換頁面等等。

再有就是主視覺的確定、大屏幕靜態圖像、大屏幕入場、中場、散場播放視頻（再提醒一下，注意交付時間）

07

活動宣傳方案

為什麼把這一塊單獨拿出來說呢？對於活動來說是極為關乎成敗的一點。特別是對於展會性質活動，到場人數起伏較大，就很有必要在這一塊重點發力。首先確定宣傳周期，大概需要多久？十五天還是一個月？宣傳渠道是什麼？是通過網站？微博？社群？還是其他廣告投放？又或者是地推？這些都是需要根據你的用戶畫像以及之前類似活動數據總結推出來的。

宣傳方式是什麼？請明星代言？線上海報？單頁？遊戲互動形式？異業合作宣傳？無論採用什麼渠道，都需要能有一個報名進度表，某階段達到多少報名人數？如果宣傳渠道或者宣傳方式不對可以及時更改，做好多方面準備。另外需要及時回訪報名人員，確定到場可能性。

08

攝影攝像需求

一場活動，對於攝像的需求是必不可少的，大型活動涉及到攝影這一塊。那麼攝影是提前請專門攝影團隊還是部門內部攝影愛好者？要幾個機位、幾個角度？是否同步進行直播？對攝影角度和畫質要求很高，都需要提前進行調整。嘉賓、畫面是不是需要重點跟拍？後期需不需要剪輯現場視頻、相關照片，這些需要提前確定，另外說的一點是，攝像的時候可以多拍一些無人場景，後期圖片製作這一塊會有大用處。

結語

活動策劃是千變萬化的，創新創意是建立在對活動目的清晰、對活動效果成竹在胸的基礎上來完成的，不要一味想著創新、想著創意。能夠結合活動目的順利完成，就已經成功了，當然如果創意方案能跟活動目的實際結合那是最好的。沒有過時的方法，只有過時的團隊。對於上述活動要素，更多的是需要去理解從而運用到所屬相關區域當中，如果每次活動都對著模板一通亂套，便要貽笑大方了。

為了方便大家根據實際活動情況進行修改，小編對於活動前期八大元素內容整理了一個EXCLE文檔免費送給大家。關注公眾號：後台回復關鍵字「活動前」即可領取！

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