[工作生活]不再被工作追著跑，利用「回推法」来写工作计划

要想逃出「被工作追著跑」「工作得很狼狈」的情况，需要好好整理自己的工作计划。

被工作追著跑的人通常拙于整理

一直被工作追赶的人，大都是不擅长整理的人。这里所说的整理，并不单指将周遭环境收拾好。

工作即是各种作业的集合体。如果不能做好各种整理，包括物品整理、讯息整理、工作计划整理……不但会浪费时间，也容易出错。

之后排好的行程就会逐渐崩毁。你将只能注意眼前的问题，只能努力做完眼前的作业，而无法控管整体工作、妥善规画时程。这就是「被工作追著跑」「工作得很狼狈」的真正主因。

要想逃出这样的情况，需要好好整理自己的工作计划。

首先浏览过整体工作，决定个别作业的优先顺序。然后再估算这些作业所需的时间，最后再写进工作计划里面。

决定优先顺序的重点在于：「如何完成工作？工作目标是什么？」如前所述，工作是各种作业的集合体。因此请一定要思考，如果这些作业顺利进行的话，会如何完成工作？哪里才是我应该完成的最终目标？

先想像工作完成的样子，接著暂时设定目标，并且模拟到达目标前的必要作业。

这样你不但可以掌握完成工作前必须做的事，也对于时间安排有一定的真实感，就自然而然可以掌握到待办事项和这些事的先后顺序了。

这就是所谓的「事前准备」。

接著你该把各项作业排好优先顺序并放到工作计划中。这时的重点在于「从截止日开始回推工作计划」。因此，在这阶段之前必须先将目标明确化。

为了让自己能更从容的面对行程，并且准时在截止日交出成果，诀窍就是在实际期限前设置一个「预定截止日」。例如说要在十天内完成一百件事，你所规画的日程进度不该是一天做十件事，并花十天来完成，而是用八天完成一百件事。

工作中常出现突发问题。为了在遇到状况时也能准时交出成果，应该要预设一到两天的缓冲时间。

另外，如果是时间幅度较大的作业，若能在截止日前订下数个「小截止日」，并个别订下小截止日的目标，也能够避免你失去对作业时间的掌握度。最理想的状况是可以在作业与作业间，预先留下能够因应突发事件的缓冲时间。

先决定作业的优先顺序，再视需要的作业时间来安排工作计划。