得益於各種便利的軟件，我們已經可以隨時隨地記錄自己產生的想法、念頭，需要做的事情。有 OmniFocus、Todoist 這樣的任務管理軟件，外加各種語音助手、快捷指令的加持。養成記錄的習慣以後，我們就像多了一個外腦，所有的閃念都不錯過，「忘記某事」不再是問題，反而是任務清單很快就變得龐大起來。

　　這篇文章我想討論任務管理過程中很容易發生的一個問題：任務堆積。

　　在日曆上管理日程的時候，因爲日程的排他性，我們幾乎不可能在同一時間分配兩件事。而且在日曆上，很清楚地能看到自己還有哪些空檔，你也不會給一天安排超過 24 小時的日程。

　　用日曆管理日程

　　但是任務管理和日程管理不是一回事，相對日程，大部分任務的執行並沒有嚴格的時間限定。個人任務管理軟件的「收件箱」和電子郵件的「收件箱」是高度相似的，可以把前者理解爲自己給自己發的郵件。這些「郵件」裏可能包含了日程、任務、資料或者其它形式的內容，他們都需要經過整理，放置到合適的位置去。

　　任務管理軟件的收件箱

　　想做、要做的總是比能做的要多，這是做任務管理過程中經常要面對的現實。主觀上我們希望自己做得更多、更好，獲得更大的進步，往往導致我們往清單裏輸入越來越多的任務；客觀上，時間、精力都是有限的，大量流入任務管理軟件的任務，如果沒有得到妥善的分配、處理，就容易造成任務清單的超載。

　　我們使用任務管理軟件的目標，是讓它成爲我們始終可以信賴的助手。一方面，它不能遺漏任何事情；另一方面，它也不應該給我們太大的壓力。在任務清單超載的時候，無論是管理，回顧，還是從中搜索信息都變得越來越困難。這個本該讓我們有條不紊的任務管理系統，反而額外增加了我們的壓力。

　　分析任務清單的流量

　　乍一想，「往清單裏添加了過多的任務」似乎是罪魁禍首，其實並不是。我們都知道，事無鉅細的記錄一切事項、想法，一是爲了備忘，二是爲了專注在當前的任務上。所以不斷往任務管理的收件箱裏丟東西，正是我們應該做的。事實上，加得多不是問題，問題是處理得不夠多，任務流入與流出量之間存在的差值，就是堆積的任務數量。

　　你有計算過自己每天會記錄多少任務在清單裏嗎？有多少得到處理，又有多少最終堆積在清單裏了呢？對自己的行爲有個基本的瞭解，才能給後續分配任務的時候提供依據。想要了解實際情況，最好看看任務管理軟件記錄的情況。

　　注：如果你還沒有開始做任務管理，或者使用的軟件沒有提供相關的查詢入口，可以先跳過，繼續閱讀下一節。

　　添加的任務數量

　　我們要統計的是整個任務管理軟件的吞吐量，首先要知道的就是每天添加任務的數量。在 Todoist 的「查看活動日誌」功能裏，篩選「添加任務」一項，就能以時間倒序看到最近添加任務的記錄。

　　添加任務的活動記錄

　　比較可惜的是，沒有能夠直接看到總數的地方，只能一個個數。我計算過去一週工作日添加的任務數量是 148，平均一天添加約 30 個。

　　完成的任務數量

　　計算完成任務的數量也可以用相同的方法，不過 Todoist 在「您的效率」列表提供了最近一個月的數據走勢，能直接看到總數。如果你早就開始使用 Todoist 做任務管理，那麼在

　　年度報告頁面

　　有個基於全年使用情況的報告可以查看，可以看出每月完成任務數量的變化趨勢。

　　每月完成的任務數量

　　我們每天能夠完成的任務數量是有限的，而且會逐漸趨於某個平均值。以我自己爲例，工作日平均每天完成的任務數是 13。這個數量在過去一年時間裏在緩慢增加，但增幅非常小，總體十分穩定。你也可以看看自己的每天完成的任務數量，如果波動太大，也許你做任務的節奏還不太好。

　　不同工作日的完成任務數量對比添加與完成的任務數

　　如果以周爲單位，把添加任務的數量和完成任務的數量做個面積圖做對比，立刻就能看出前面說的差值究竟有多大。爲了方便計算，直接取了上文兩個均值。

　　任務數量的變化趨勢

　　可以看出，因爲累計添加的任務遠多於累計完成的，僅僅一週的時間，兩者的差值已經高達 85 了。前面說過，我們必須要保證事無鉅細的記錄，所以輸入清單的數量是不可以減少的。看來只能每天做更多的任務了？

　　這裏必須先強調一下：我們不能寄希望於每天能做更多的事情，應該接受自己當前的能力所在。在安排每日的任務清單時，切忌一味地增加任務安排，要結合自己的歷史表現，合理安排任務數量。

　　即便某一天你安排了很多任務，並且也達成了，但是這種狀態是很難持續的，我們的表現最終會迴歸到平均水平的附近。在無法達成和任務系統的約定時，容易導致後續的安排也要跟着調整，而且沒有達成的時候我們潛意識裏慢慢就會對清單失去信任、失去信心。

　　堆積的任務數量

　　先彆着急，我們再來看看實際上堆積了多少任務，是不是也像計算的那麼驚人？堆積的任務也就是尚未處理的任務，它的檢查、整理、索引都要耗費精力和時間，所以這部分任務同樣不宜過多，會影響到我們整體計劃的效率，甚至還會讓我們產生焦慮感。

　　統計特定時間段內未處理的任務需要一點點「過濾器」的知識。Todoist 的過濾器只能篩選出未處理的任務，正是我們需要的，我們要做的額外工作就是篩選特定時間段。

　　爲了對照上文 2018 年的情況，我篩選了 2018 年全年的數據。使用 作爲過濾指令。 指的是任務創建的日期，用 和 表示時間範圍，所以這條指令篩選的是「創建時間在 2018 年，而且尚未處理的任務」。

　　經過這樣的過濾，我們會得到一個符合條件的任務清單。這個清單的任務數量，代表我們創建過，但是最終沒有處理的任務列表。Todoist 在過濾器列表不會顯示計數，不過我們可以將其添加到收藏，在 Dashboard 區域展示的過濾就會顯示計數了。

　　將過濾器添加到 Dashboard 區域

　　可以看到，2018 年我堆積了 438 條任務沒有處理，相比起每週 85 條，這個數值似乎也不算太大。因爲，在維護任務管理清單的過程中，處理任務，不一定非要「完成」，也包括將記錄的任務再分配或者轉移到合適的記錄環境，體現在任務清單的操作上，就是從清單裏刪除。

　　實際上，大部分記錄下來的內容，最終都必須從清單裏刪去。這不代表我們大量的記錄沒有意義，恰恰相反，他們已經發揮了應有的價值。

　　我曾經堆積了超過 2000 條任務在清單裏，以我處理任務的速度（13 個/天），需要超過半年的時間才能做完，想到每天還源源不斷有任務被添加進來，頓時想要放棄任務管理清單。

　　放棄不是我的性格，我一頭扎進這個龐大的清單裏，開始抽絲剝繭，試圖找到問題的成因。