採購計劃管理

1、制訂採購計劃的目的

採購計劃是企業根據市場供求情況、企業的生產經營能力和物料消耗規律等，對計劃期內物料和其他物品的採購管理活動所作的預見性安排和部署。

採購計劃主要是確定採購的數量、時間和方式。

2、制訂採購計劃的作用

—維持生產經營的正常運行，避免供應中斷而影響產銷活動；

—避免物料儲存過多，佔壓資金；

—配合企業生產經營計劃的實現；

—使採購部門事先準備，選擇有利時機購入物料；

—確定物品耗用標準，以便控制物料採購數量及成本。

3、制訂採購計劃的依據

（1）年度銷售計劃和生產計劃

銷售計劃和生產計劃是企業制訂採購計劃的主要參考依據；同時，銷售計劃制訂得是否科學、合理，將直接影響生產計劃和採購計劃的科學性及可行性。

（2）用料清單

BOM表由研發部門或產品設計部門擬定的，在用料清單上列明各種產品由哪些物料所製造或組合而成。根據用料清單可以精確計算出每一種產品的製造所需各種物料的確切數量。用料清單所列的耗用量，就是通稱的標準用量，可以將其與實際用量比較，作為物料控制的依據。

（3）存量管制卡

如果物料有存貨，所購物料要與現有存貨狀況配合確定。具體來說，採購人員一般是根據用料清單中列出的物料需求數量、現有存貨量，並考慮採購的作業時間和安全存量水平，計算出正確的採購數量，然後才開具請購單。

（4）生產效率

生產效率的高低會使預計的物料需求量與實際的耗用量之間產生誤差。生產效率提高，會導致物料的單位耗用量下降，從而使採購計劃中的採購數量超過生產所需；反之，生產效率下降，會提高物料的單位耗用量，使採購計劃中的採購數量不足以滿足生產所需。故：生產效率發生變化時，採購計劃必須隨之加以調整，避免發生物料短缺或過剩的現象。

4、採購計劃的編製

採購計劃的制訂主要包括兩部分內容：採購認證計劃的制訂和採購訂單計劃的制訂。具體流程可分為八個環節，即準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量、制訂認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量、制訂訂單計劃。

5、採購數量的確定

（1）定期訂購法 - 每隔一個固定時間進行庫存檔點並訂貨，如每月、每季或每週訂購一次。這種方法適用於需要經常調整生產或採購數量的重要物料。

定期訂購法的特點是：採購週期固定；採購批量不固定。

採購批量=平均日需要量×採購週期+保險儲備量（安全庫存量）- 實際庫存量

（2）定量訂購法 -對庫存連續盤點，一旦庫存水平下降到預定的最低庫存數量(請購點)時，立即按固定的訂貨數量訂購補充的一種採購方法，也稱為請購點法。適用於品種數目少，但佔用資金大的物品的採購。

控制因素：請購點=平均日需要量×採購提前期+安全庫存量

2如何編製採購計劃

1、編製原材料採購計劃

第一步：收集生產計劃任務量信息

第二步：瞭解消耗定額

第三步：分析歷史資料數據

第四步：進行市場商情分析

第五步：形成原材料採購計劃

2、編製設備採購計劃

第一步：確定設備採購需求

第二步：調查設備採購市場

第三步：選擇設備採購方式

第四步：填寫「設備採購計劃書」

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第五步：提交設備採購申請

3、分解採購計劃

採購人員可以根據年內生產進度安排、資金情況和庫存變化，制訂相應的半年、季度或月度採購計劃。

4、調整採購計劃

確定調整方式：採購人員可以根據企業內外部採購環境的變化或競爭對手競爭戰略的調整，適時修改或調整採購計劃。

調整計劃內容：總量調整-採購人員根據需要，對原採購計劃中的採購預算金額或採購數量進行總量的調整。結構調整-採購人員根據需要，對原採購計劃中的採購商品的品類、品種、規格等進行的調整。

3訂單管理

1、編製採購訂單

（1）明晰訂單內容：根據企業實際的生產經營需要及採購計劃要求，採購人員應定期編製採購訂單，一般有月度採購訂單、臨時採購訂單等。

月度採購訂單的內容：採購產品的名稱、品種、型號、規格；訂貨總數量、分期交貨數和訂單號；包裝運輸、到貨地點、隨貨文件和驗收方法；訂單生效的條件和到倉爭端的處理等。

臨時採購訂單的內容：採購產品的名稱、品種、型號和規格；採購數量和要求、到倉時間等。

（2）制定採購訂單

第一步：編製訂單草案

第二步：上報主管審核

第三步：形成正式訂單

2、出具採購訂單

（1）發出採購訂單

採購人員在選擇供應商時應考慮以下3個方面的因素：是否是長期供應商，其信譽、產品品質如何？供應商的產品價格是否最適當、最有市場競爭力？供應商是否能夠保證準時交貨？

（2）確認採購訂單

採購人員應通過電話溝通等方式及時向供應商確認其是否收到採購訂單。如果對方沒有表示接受，則發出的採購訂單並不能構成一項合同，採購事項無效。另外，只有當採購訂單被確認接受之後，採購方纔能確信供應商將在約定的日期發貨。

通常，供應商接受了訂單的各項條件後，要向採購方的採購部門發出所謂的「接受函」以確認採購事項，並著手備貨，執行訂單。因此，採購人員在發出採購訂單後，一定要與供應商及時溝通、確認。

（3）編製採購記錄

採購訂單確認接受後，採購人員應就同期所採購的貨品、物料編製採購記錄，填寫採購記錄表，以便在供應商交貨時對照採購訂單進行接貨檢驗。

3、跟蹤採購訂單

採購的目的是為了及時取得符合企業生產經營要求的物料，所以採購人員必須要對訂單進行跟蹤，促使供應商及時交貨。

訂單跟蹤就是採購人員對採購訂單執行的全部過程進行跟蹤檢查，以保證採購訂單的正常履行，其目的主要有3個：促進合同正常執行、滿足本企業生產經營的物料需求、保持合理的庫存水平。

（1）訂單執行前跟蹤

在採購過程中，同一物料或貨品可能有幾家供應商可供選擇，雖然每個供應商都有分配比例，但是具體操作時可能會遇到意想不到的情況，如供應商提出更改「認證合同條款」(包括價格、質量、貨期等)，因此採購人員在訂單發出後應充分與供應商溝通，確認本次採購可供貨的供應商。當然，如果供應商確實難以接受訂單，也不必強人所難，可以在採購環境裏另外選擇其他供應商，必要時要求認證人員協助辦理。

（2）訂單執行過程跟蹤

供應商確認採購訂單後，採購訂單便具有了法律效力，所以採購人員應全力跟蹤，確實需要變更時要徵得供應商的同意，雙方協商解決。

（3）合同執行後跟蹤

4、訂單存檔管理

採購人員與供應商簽訂的合同，出具的採購訂單及相關文件、資料要及時存檔備查。

重視存檔管理，建檔管理的作用有3個方面：

（1）每一採購項目分別建檔，以便於使用和查詢；

（2）供應商的歷史表現數據對訂單下達及合同跟蹤具有重要的參考價值，採購人員應首先注意供應商的歷史情況，然後決定對其實施何種監督方式；

（3）若供應商出現違約行為或發生糾紛需要訴諸法律解決時，完備的資料是獲得勝訴的有力保證。

訂單存檔管理

建檔 - 訂單的建檔原則是需要的時候能夠方便快捷地找到。採購人員在建立訂單檔案時可採用以下兩種方式中的一種：①按照採購訂單編號順序建檔；②按照供應商名稱的字母順序建檔。

訂單存檔保管

採購人員應注意將採購訂單等各種經驗數據的分類保存工作做好，如做好防潮、防蟲等保管工作。如果有條件，可採用計算機軟體管理系統對訂單進行管理，同時將相關數據資料掃描後轉換成電子版保存在電腦中，以便隨時查閱。

4訂單異常處理

1、交期異常處理

採購人員需在下單後及時跟蹤訂單情況，及時獲取訂單交貨進度，並與供應商聯絡，及時獲知交期異常情況；

採購人員得知異常後，應及時向經理和請購部門反饋信息，以便及時進行補救或調整；

採購人員需要採取積極措施盡量挽回損失，採用跟催法催交貨物，也可依具體情況變更採購訂單或替換供應商；

採購部應積極聯絡相關部門評估損失費用，並視情況向供應商索賠。

2、品質異常處理

供應商發現品質異常且無法自行解決時，應以書面形式將問題反饋給採購人員。採購人員要及時將問題反饋給採購部經理，請示解決辦法；

採購部和請購部門協商解決是否進行特採，必要時由採購人員召集請購部門到供應商生產現場協商解決異常；

如因品質問題返工或拒收而影響本公司正常生產的，採購部應組織相關部門評估損失費用，並視情況向供應商索賠。

3、下單異常處理

採購人員如發現訂單等單據沒有及時發出，應立即聯繫下單人員；

如發生採購部下錯訂單的情況，採購人員應與供應商協商能否撤單，儘可能避免呆廢料，同時下達正確的訂單。如不能撤單，採購部門應與相關部門溝通能否將問題訂單內部消化；

如果訂單不能撤銷也不能內部消化，則應由責任部門承擔損失費用，並按照企業相關規章制度對責任部門進行處罰。

4、突發異常處理

發生重大的事故或自然災害而造成供應商短期內無法恢復生產以及發生突發事故造成原料嚴重短缺的情況，屬於突發異常；

出現突發異常時，採購人員應及時向採購部經理彙報，並通過多種渠道瞭解市場行情，力求減少損失；

突發異常影響正常生產時，採購人員應向請購部門確認是否可以通過高價調撥或採用其他減少公司損失的方式進行處理。

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