對於每一個已經或正要進入聯合國以及國際組織工作的朋友，寫一份地道的英文郵件尤其重要。

無論是實習還是工作，與同事、上級以及其它部門的溝通主要依靠郵件。一個平常的工作日中，每一位同事都需要處理幾十封甚至上百封郵件。因此，閱讀和回復郵件的能力非常重要。對於剛剛進入職場的新手們，白白浪費掉大部分工作時間在郵件上稀鬆平常。

很多職場新人可能會問，明明一些小問題或者細枝末節的事情完全可以面對面交流？為什麼我們要花費這麼多時間專門寫一封郵件呢？這就是國外職場與國內職場的區別。國外職場注重keep everything on record。準備地書寫一封郵件不僅體現你的專業素養也展現出你優秀的表達能力。

1.郵件命名

郵件標題需要簡潔清楚地總結郵件主要內容。

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2.記得抄送

如果某項工作是多人參與的，尤其當要涉及另外一個人或者團隊加入時，把整個帶有歷史紀錄的郵件一同抄送是非常有必要的。一般來說，收件人是與此事直接相關（領導、同事、外部人員），抄送人是與此事間接相關（領導、同事、外部人員）。

3. 郵件開頭需暖場

如果是你給對方寫的第一封郵件，不要忘記做個自我介紹。

如果雙方已經熟識，那麼可以在開頭以寒暄問候或者表達感謝來暖場。用一兩句話聊聊天氣、聖誕節，週末，或者假期安排，這樣會讓對方感覺十分親切。千萬不要郵件一開始就說事。這是中國人和德國人的通病。

4.郵件正文第一句

郵件正文第一句先解釋你寫這封郵件的用意或目的。

• I am writing to inquire … 我寫這封信是想詢問
• I am writing in reference to …我寫這封信是關於

5.正文結構

• 寫這封信是為了什麼事情
• 這件事為什麼重要，對方需要做些什麼
• 下一步行動或者目標

6.正式語氣 VS 非正式語氣

郵件的讀者是老闆、同事還是朋友？明確讀者後，應採取相應的語氣。

Thanks for the email. VS Thank you for your email received 15 February.

Sorry, I can』t make it. VS I am afraid I will not be able to attend.

Can you…? VS I was wondering if you could….?

7. 直接了當 VS 委婉表達

郵件多用委婉表達。

I need this in half an hour. VS Would it be possible to have this in half an hour?

There will be a delay. VS I』m afraid there will be a slight delay.

It』s a bad idea. VS To be honest, I』m not sure it would be a good idea.

8.結尾

鼓勵對方回信給你。在郵件裏多問幾個問題是個很好的辦法，這是交流的開始。

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