工具 | 日曆的使用

時間對於每個人來說，都是公平的。在單位時間上提高利用率，是一種學問。世界上20%的人佔用了80%的財富，他們充分的利用了每一分鐘的優勢，過上了他們自己想要的生活。在現在高速發展的社會中，必須要通過軟體的方式，來幫助成長。軟體本身是一種工具，濃縮理論的「器」，懂得如何操作，也就本身掌握了理論精華中「術」。所以如何把軟體真正的「用」起來，是打開高效時間管理的門之一。

我們每天都面臨著大大小小的事件處理，如何把事件分類，正確的填寫決定著事件被關注被記錄被提醒。對事件的分類處理，我們可以使用Calendars 5和Ominifocus的結合處理，在這裡我們只介紹Calendars 5的使用。Calendars 5是一款iphone 的收費日曆，可以在Apple Store中下載。

日曆的作用：用軟體排程近期或遠期的固定事件，提醒事件的發生，但不保證執行結果的工具。日曆的使用範圍：用於記錄帶有固定截止日期的事件，如旅遊、會議通知等。需要避免以下幾種類型的事件的記錄：

１.想要刻意培養的習慣，每天想要跑步都寫在日曆上，滿屏的跑步感覺像在日曆上跑步，沒有意義。要想刻意練習，看每天是否完成，可以使用Ominifocus的方式監督。

２.預計要完成的工作清單，也不需要寫入日曆中。如今天要完成某一個工作任務，在日曆中的提醒不會影響這個工作進度，也不能關注到這件事被執行。同樣，此事件可以使用Ominifocus的方式管理。

3.把日曆做為主要提醒工具，日曆確實是有提醒功能，但它的提醒的前提是手機在身邊，並且在較安靜的情況下能清楚的聽到提示音。日曆不是鬧鐘，他沒有辦法幫你用鈴聲清醒的提醒到讓你清楚知道這件事的發生，它僅僅只是一個固定時間的排程工具而已。如有重要的會議，建議使用鬧鐘以明確提醒自己必須參加。

要想學會一門理論，就帶他使用工具，接下來我們來講講日曆的基本使用操作，以下為常用操作。

打開Calendars 5軟體，顯示為下圖的「日曆首頁」，右上角有三個按鈕分別為：1.日曆分類；2.日曆顯示及配置；3.新增日曆事件。

▲日曆首頁

（一）日曆分類

１.日曆分類作用：為了將日曆中的排程日期進行歸屬，以方便各人查看專屬分類下的日誌。

2.日曆分類的組成：如下圖的日曆分類有三大部分組成，(1)顯示所有日曆；(2)本地日曆（其他）；(3)訂閱日誌（Subscribed Calendars）。日曆分類操作完成後記得點擊"增減日曆分類"右上角的「完成」按鈕，確認本次操作結束。點擊左上角的叉，則取消本次分類操作。

(1)顯示所有日曆，是自定義日曆的分類，按下圖「日曆分類」我個人分為了孩子、家庭、工作、老公、老婆。如果需要不顯示某個分類，只需要將分類後右面的藍色勾去掉即可（紅色框內的選項點擊一次即可消失），整個日曆中不再顯示此分類下的日程安排。

▲日曆分類

新增分類項，點擊上圖「日曆分類」右上角的「編輯」按鈕，進入下圖「增減日曆分類」，點擊「+新增日曆」的按鈕，輸入分類名，選擇分類顏色後，點擊右上角的「存儲」按鈕即可保存成功一條日曆分類項。刪除分類項，在下圖「增減日曆分類」中，在孩子分類的左面，有一個「－」的圖標，點擊後在該分類後顯示「刪除」兩字，點擊字後，系統提示「是否需要刪除」，點擊「是」徹底刪除該分類下的排程。點擊「否」，保留此分類排程。一定要注意，確認此操作後，此分類下的日程安排記錄將不可恢復。

▲增減日曆分類

(2)本地日曆（其他）：用於記錄通訊錄中人員的生日。如果需要使用，可以打開通訊錄，找到相關人員，在通訊錄的右上角，點擊「編輯」按鈕，在此人的通訊錄底部有「添加生日」的選項，會在生日上方顯示生日。生日系統提供四種選擇，我們較常用的是默認日曆、農曆日曆。將此人生日維護好後，在日曆中即可在該人生日時提醒。

▲通訊錄維護

(3)訂閱日誌（Subscribed Calendars）：訂閱日誌是通過URL，把日程導入的，或是中國節假日。

（二）日曆顯示及配置

點擊"日曆首頁"中標識為2的按鈕，則在頂端會出現工具條。整個視圖的顯示可以通過天、周、月的方式顯示。當然在日曆中也有任務清單的概念，ominifocus軟體更能體現GTD的思想，因此日曆中不使用此功能。在工具條的最左面，有一個齒輪狀的按鈕，此功能為設置。我們常用的功能，１.默認日曆的分類設置，２.視圖選擇中，是一周的開始時間是從周一開始，還是周六周日。３.編輯選項中默認事件持續的時間，也就是事件發生的時間區段的默認值。4.鬧鈴選項通知。5.導出日曆，將選擇的日曆分類導入後共享給較多的其它人。如果是較少的人員，可使用共享日曆的方式處理。