用 OmniFocus 3 完成了上千個任務後，我總結出了這些經驗

OmniFocus 3 距離發布到現在已經有半年多時間了，在這半年多時間裡面，我用 OmniFocus 3 完成了上千個任務。在這個過程中，經過不斷嘗試和優化，最終找到了一套非常適合自己的工作流程。

這篇文章篇幅較長，全文總共約八千字，建議分成兩次閱讀。前半部分內容主要介紹一些時間管理方面的理論，後半部分內容我會結合 OmniFocus 3 分享自己的一套工作流程。首先在開始之前，我想說的是「工具其實是次要的，想法才是關鍵」。有了基本的思路，無論是 OmniFocus、Todoist 還是 Things，都可以有自己的一套方式來實踐。另外每個人都有一套適合自己的工作流，所以讀者不必要完全按照我所寫的來操作，正確的方式是從中獲取一些靈感，實踐並融合到自己的工作流當中。什麼是一個好的任務管理系統首先，任務管理系統的目的是為了更好得完成任務，一切脫離這個基本條件的系統都是不可用的。如果你覺得一個最簡單的 Todo List 就能很好地完成任務，那麼這就是最適合你的任務管理系統。

在我看來，一個優秀的任務管理系統至少需要滿足以下條件：

收集能力
在特定的情況下要知道可以做哪些事情

為什麼需要至少滿足這兩個條件呢，或者說這兩個條件對於任務管理系統來說，重要在哪裡？

「收集能力」指的是這個任務系統要能夠容納（幾乎）所有的內容，一個任務、一條想法、一封未讀的郵件、一個筆記、一個鏈接、沒有報銷的發票等等。如果有讀過《Getting Things Done》或者了解過 GTD 理論的同學可能就知道，「收集」是整個流程中最開始的一環。如果要做的任務散亂在各處，難免會有遺忘的時候，任務沒有被收集到，也就沒有後面的處理流程了。具體實踐起來並不是真的需要把所有的東西都塞進任務系統裡面，例如我使用 Evernote 作為剪裁和筆記的工具，很顯然把每條筆記都複製一份到 OmniFocus 中很不現實，但是我會在 OmniFocus 中添加一個「定期清理 Evernote Inbox」的任務，這樣就相當於把 Evernote 作為 OmniFocus 的子 Inbox，來統一進行管理。對於一些支持 URL Schema 的應用，完全可以在 OmniFocus 中建立一個鏈接直接指定，這樣在 OmniFocus 中也可以直接打開其他應用中的內容了。收集能力決定了要處理的內容，第二個條件則決定了一個任務系統是否是穩定可用的。具體的情境來說，你要知道早上的時候該干哪些事，工作的時候該干哪些事，無聊的時候又該干哪些事等。這樣，在某一情境下，可以直接進入狀態，而不是要花時間思考現在到底要做什麼。一個任務系統如果做好了這兩件事情，那麼就不會讓你身處「感覺有很多事情要做，卻不知道要做什麼」的尷尬境地了。任務管理系統的三要素到現在為止，我還沒有講到具體工具的使用。因為工具是次要的，了解了本質的思想，使用什麼工具都沒有問題。縱觀各種任務管理的工具：OmniFocus、Todoist、Things、org-mode，它們支持的功能也各不相同，Project、無限層級、Defer、Due、Repeat、Context、Label、Tag、Filter、Perspective 等等，有沒有被這些名詞給嚇到？難道我們每切換一種系統都需要再重新學習一遍？拋開這些名詞，我們來分析一下一個任務系統到底是由什麼組成的。在我看來，一個任務系統最本質的東西只有三個：任務、附加元素和過濾器。

任務：一個最小可執行的單元即為一個任務。這個是最好理解的，所以不做過多解釋。

附加元素：作用在任務上的不同維度的限制。這句話讀起來有點拗口，舉個簡單例子，「去 XXX 取快遞（截止今天 10:00）」，其中，「截止今天 10:00」就是在時間維度上對這個任務的一個限制。同樣的，「項目」、「標籤」等等這些都是作用在某個任務上的附加元素。過濾器：組合不同附加元素的過濾規則。只有附加元素並沒有什麼實際的作用，但是有了過濾器之後，就可以編寫不同的過濾規則來過濾指定規則的任務。例如，我想知道「最近 10 天內重要的事情」，那麼過濾規則可能就是「Due date < 10 and flagged」。了解了上面三個基本的概念，那麼再重新審視各種任務管理工具，就可以從一個比較宏觀的角度來看待了，這也可以避免切換工具造成的重新學習成本。這三個概念和 Hum 在《用更現代的方式做任務管理》提出的「LTF（列表、標籤、過濾）」理論十分類似，並且 Hum 用了更大的篇幅來敘事這個概念，有興趣的可以訂閱這個欄目閱讀。OmniFocus 3 實踐把上面任務系統的基本三要素運用到 OmniFocus 上，任務就是一個個的單獨 Todo item，附加元素就是 Todo item 所屬的項目、Due Date、Defer Date、Tags、Flag、Repeat rule 等，過濾器就是透視（Perspective）。接下來的內容我會通過 OmniFocus 3 為載體，來具體介紹如何實現一個可靠的任務管理系統，並介紹一些實際實踐過的 Workflow 流程。項目的設定項目的設定建議使用統一的一套項目設定，例如，我的 OmniFocus 的項目和 Evernote 筆記的項目幾乎是一一對應的，這樣做的好處可以保證你的項目分類始終處於一個有序的狀態。

如果想保證項目比較有序，分成三個層級即可：大的領域（Folder）- 子領域（Folder）- 項目（Project）。

例如，我的項目分級如下：

我主要分成了 5 個比較大的項目：工作、學習、生活、興趣、系統，基本上可以涵蓋涉及到的所有領域了。在每個大的項目中再細分出小的項目，這個可以根據自己的需要來進行細分。OmniFocus 支持無限層級的項目劃分，但是個人只建議分三層，最後一層直接是任務就可以了，這樣可以保證項目層級不會過於複雜。

可以看到很多項目下面都有用[]括起來的項目，這個是 Single List 項目，這樣一些不屬於某個項目裡面的內容就可以放到這個列表裡了。項目的分類並不一定要按照我的來，只要保證一定的規整化即可。一些項目設定的 Tips：

如果不是 Single List，項目需要一個既定的完成條件，在某一時刻或某一條件下，這個項目是要能夠被標記為 Completed 或者 Dropped，這樣可以避免一個項目長時間地呆在任務系統中；
項目中的任務最好是最小可執行的，如果是比較大的任務，可以利用 OmniFocus 的無限任務層級繼續細分。

標籤的設定

OmniFocus 3 的標籤系統可以在自帶功能的基礎上添加更多的附加元素，從而在設定過濾器的時候更加準確地過濾出符合的任務。基於此目的，可以根據需求設定出適合自己的標籤系統。OmniFocus 3 缺失的一個很常見的功能就是 Schedule，一個任務在時間維度上應該有有截止日期（Due）和安排日期（Schedule）兩個元素，Due 表示在某一天之前必須被完成，Schedule 表示被安排到某一天做，所以可以設定如下標籤來完成 Schedule 的功能：

Schedule

ThisMonth：被安排到這個月
ThisWeek：被安排到這周
Today：被安排到今天
Recenly：最近需要做的事

這樣在做計劃的時候，打上對應的標籤，就可以使用過濾器過濾出對應的任務了，比如我想看「這個月和工作相關的任務」，那麼就可以指定 Project 為「Work」項目，標籤為「ThisMonth」，這樣對應的任務就可以使用這個過濾器過濾出來，具體的過濾器設定下面會講到。

另外一個可以借鑒的設定就是精力值標籤：

Energy

LowEnergy
MediumEnergy
HighFocus

例如，我們工作了一整天之後，還剩一段時間才下班，精力已經下降到一個很低的值，這個時候已經不適合完成一些需要非常專註的工作了，但是一些工作上的雜事，例如列印東西，提交報表等簡單的工作可以利用這個時間來完成，這個時候我們就可以設定一個過濾器，過濾出 Project 為「Work」，標籤為「LowEnergy」的任務。

我們可以看到，標籤系統可以極大地擴展附加元素的內容，給過濾器添加更多的過濾維度。標籤系統的設定應該根據自己的需求來，如果設定的標籤卻沒有在過濾器中用到的話，那麼也僅僅是個任務添加了一個沒有用上的附加元素而已，意義不大。過濾器的設定過濾器的目的就是組合各種條件，過濾出所需要的任務來，之前所有的任務上的附加元素都是為了過濾器而設定的。過濾器在 OmniFocus 3 中就是透視（Perspective）。在 OmniFocus 3 中，透視功能被很大的增強了，支持類似於 iTunes 智能播放列表一樣的設定。

但是仔細使用下來會發現，OmniFocus 3 的過濾器設定依然是有局限的，並不能想 iTunes 那樣自由地對元素進行操作。

儘管如此，相比較 OmniFocus 2 殘疾一樣的過濾器設定，已經好太多了。用過 Todoist 的同學可能會知道，Todoist 的過濾器設定支持自定義的一套語法，OmniFocus 3 與之相比，還是要差了許多，主要是提供的可過濾元素太少，過濾條件也不夠自由，但是結合標籤系統也基本上能滿足日常的使用。

同標籤系統一樣，過濾器的設定依然需要結合自己的情況來。我主要設定了以下幾個過濾器，這些過濾器都是在實踐中經常使用到的。

Routine 過濾器

這個過濾器主要被用於制定計劃，例如，我每天早上去公司都會有 Morning Review，來規劃今天一天的工作任務。這個時候，我只需要打開這個過濾器，依次把上面的事情做完，今天的計劃安排就被制定好了。過濾器的詳細設定如下：

其中，「Routine」Folder 中就是設定的具體內容：

這一個過濾器的設定是和我的 Workflow 緊密相連的，如果你沒有做 Morning Review 之類的習慣，可以不需要設定這個過濾器。

Today 過濾器

這個過濾器被使用的次數最多，類似於 Forecast 的功能，但是相比較 Forecast，自定義的程度更大。過濾器的詳細設定如下：

這個過濾器將會把符合以下條件的任務過濾出來：

即將截止或者標註為 Today 標籤的任務
狀態為 Available 的任務
非 Routine Folder 下的任務

顯示方式以 Project 為維度顯示：

對比 Forecast Perspective，它只是把對應的任務都展示了出來，在任務的層級上沒有自定義的那麼清晰。

如果想要 Forecast 顯示特定標籤的任務，可以參考如下設定：

Work 過濾器

這個過濾器和 Today 類似，只不過指定了所屬項目為「Work」文件夾下面的任務，這個主要是在工作中只想專註於和工作相關的任務。過濾器的詳細設定如下：

除了指定了特殊的項目目錄，其他的設置和 Today 的設定沒有區別。

To-Sth 過濾器日常的使用中，我會把沒有看的文章、需要寫的東西、要讀的書、要搜索的內容都存在 OmniFocus 中，所以需要一個過濾器能夠快速過濾出這些內容。首先使用這個過濾器需要先設置一套標籤系統：

過濾器的詳細設定如下：

實際的使用場景：比如我想閱讀一些和 Python（一門編程語言）相關的內容，那麼我只需要打開這個 Perspective，挑選標籤為「To-Read」，然後從搜索框中搜索 Python 關鍵字就可以了。

Future 過濾器

這個過濾器主要被用於制定計劃，在 Weekly Review 和 Daily Review 中會被頻繁地使用到。需要基於以下的標籤設定：

過濾器的詳細設定如下：

EasyDo 過濾器

這個過濾器會把一些簡單的或者不需要太多精力的任務過濾出來

過濾器的詳細設定如下：

完成時間小於 15 分鐘或者被標註為「LowEnergy」標籤的任務會被過濾出來。

Workflow今年使用 OmniFocus 已經完成了 1500+ 的任務，經過這麼長時間的使用，已經有了自己的一套任務處理流程了，隨著 OmniFocus 3 的更新，這套任務處理的流程也經過了一些優化。在這整個 Workflow 中，主要分為三個部分：計劃、執行、總結。計劃很多人都不重視計劃這個環節，想到什麼做什麼，這樣不僅會做事沒有條理，也會分不清任務的優先順序。一般來說，如果不知道怎麼做計劃的話，有一個長期計劃和一個短期計劃就可以了。長期計劃主要是一個大體的方向，可以是年度計劃或者月度計劃；短期計劃則需要明確具體要做哪些事情，可以是周計劃或者日計劃。實踐過程中使用最多的就是周計劃和日計劃。在 OmniFocus 中，我設定了兩個項目，分別是 Weekly Review 和 Morning Review。在做 Weekly Review 的時候，我會先在 Evernote 中大概寫一下這周需要做哪些事情，然後在 OmniFocus 中打開 Future 過濾器，選擇 ThisMonth 標籤，把需要完成的項目和任務打上 ThisWeek 標籤。在做 Morning Review 的時候，我會打開 Future 過濾器，選擇 ThisWeek 和 Recently 標籤，然後挑選今天需要完成的事情打上 Today 標籤，這樣，在 Today 和 Work 過濾器中就可以看到今天要做的事情了。執行執行應該是整個 Workflow 中最重要的一個環節，如果只是計划了，但是最後任務卻沒有被完成，那做計劃也只是白費力氣。執行的關鍵就是要在對的時間內做對的事，這也是為什麼要設置那麼多過濾器的原因，在工作的時候就只展示工作相關要做的事，在沒有精力的時候就只展示簡單易做的事情。如果你做事情的時候很容易分心，可以參考一下番茄工作法，一般我會設置為專註 50 分鐘，然後休息 10 分鐘。默認的 25 分鐘時間過短，可能剛進入狀態就要被打斷。另外可以嘗試使用「結構化拖延法」（Structured Procrastination）。結構化拖延法就是忽略優先順序高的事，而是從小的事，優先順序比較低的事情開始做，這樣慢慢地進入工作的狀態，然後再去完成優先順序高的事情。總結總結是為了更好地計劃。總結給計劃提供了更多的參考條件，可以當做計劃的一把標尺。很多時候我們做計劃都會看高自己完成任務的能力，結果就是一周過去了發現實際上並沒有能夠完成計劃的內容，如果沒有總結的話，下次做計劃的時候還是按照這種量來計劃，必定也是完成不了的，久而久之，就失去了做計劃的動力。如果每周都做總結的話就能夠知道這周完成了哪些內容，哪些內容沒有完成，原因是什麼，這樣就能在下周的計劃裡面做改進。這種「反饋-調節」的機制可以促進整個任務處理流程的良性循環。一方面，如果你在 Evernote 中有寫周計劃的話，那麼在每周的 Review 時候就可以打開對應的項目，在 Project 視圖裡面選擇 All，這樣就可以把所有的任務（包括已完成的）都展示出來，方便對照查看完成了哪些，又有哪些是沒有完成的。

另一方面，OmniFocus 3 提供了自帶的 Review 透視，建立每個項目的時候可以選擇多少天 Review 一次。實踐上，一般工作上需要每天跟進的項目，會把 Review 的時間設置為每天一次，一般的項目設置為一周 Review 一次即可。為了防止忘記 Review，可以把這個 Review 的任務添加到 Morning Review 或者 Weekly Review 中。

後記OmniFocus 2 剛發布時就開始使用了，期間還使用過 org-mode 和 Todoist，OmniFocus 3 發布了之後就立馬重新遷移過來。雖然 OmniFocus 3 還存在著一些不足，但是已經能夠很好地滿足目前的工作流了。主要的使用場景大部分是在 macOS 上，iOS 基本上只是用來查看。這篇文章中所寫的內容都是經過了很長時間實踐之後得出的經驗，一個好的任務系統是需要不斷優化迭代的，如果你覺得自己的系統不怎麼好用，不妨想一下哪些地方需要優化，然後慢慢改進它。掌握了任務管理的本質之後，不管是切換到什麼工具都能夠遊刃有餘。

註：如果你想系統學習 OmniFocus 的使用，Sainho 的基於 OmniFocus 3 的教程《用 OmniFocus 3 搭建任務管理系統》即將開始連載，在這個教程中你將會學到：