1.需求確認

基本做所有事情之前都需要有個需求確認的步驟，一則互通信息確定究竟是否要做；二則如果明確要做，則需進一步確認相關要求，對應年會場地的需求確認可以從以下這些方面進行明確：

• 時間，即年會開展的時間，可以是一個時間區間，只有確定了時間，酒店才能根據你的時間來確定相應檔期是否有檔期；
• 人員規模，即參加年會的人員數量，需考慮後續至年會期間新增員工，以及是否有外部嘉賓參加；
• 距離，即場地距離公司的距離，各家公司的情況不一樣，根據自身情況選擇，有的在5公里以內，土豪的甚至包機去國外High也有，不過首先得明確這個範圍；
• 預算，即成本，一般不住宿的話，場地費用90%都是用餐費用，即餐標確定了，場地費用基本就確定了，通常餐標比較高的話，場地都會免費，甚至提前半天讓你進場布置；
• 大小，即場地的大小，主要還是根據你的人員規模來確定，人員規模表現為用餐桌數，場地大小就是餐桌擺放面積加上舞檯面積，比如適合500人的年會場地範圍大概在800-1200平；
• 風格，主要指裝修風格，場地的風格多樣，傳統、現代、莊嚴、活潑等等，提前了解風格傾向可快速助你篩選；
• 舞台及屏幕，指舞台大小、屏幕大小、等級要求，一般酒店並不會提供大型的舞台及屏幕，如果剛好碰到能提供合適舞台、屏幕的，那後續可以省去現場搭建的步驟及費用，如果有屏幕的話，需要確定屏幕等級（目前P3屏幕算比較好的）以及屏幕是否有師傅現場操作；
• 化妝室/休息室，即有沒有化妝或者休息的獨立房間，因為節目表演的需要，一般都需要有表演人員化妝的地方，如果場地沒有配備化妝室或者化妝室太小，則需要考慮在旁邊額外預定一個小型的會議室；
• 其他排除項，排除項的設定方便你快速的排除掉不合適的場地，比如我們就會明確場地中間不能有任何柱子，這樣方面我們快速排除一些年代偏久中間有柱子的場地。

以上條件基本上囊括了場地的大部分要求，也可以有一些你自身的要求可以予以標註，比如樓層、層高、交通便捷性、是否有窗戶、是否有足夠停車位等等。將所有這些需求都明確之後，做成一個需求表格，即可開展第二步-場地資源海選

2.場地資源海選

這個步驟就是根據第一步確定的需求去尋找所有滿足條件的場地，為了這一步能夠儘可能多的找出合適的場地，第一步的需求範圍可以定的相對寬鬆一點，如500人的場地大小範圍可以在800-1200，餐標範圍可以是300-500，另一點就是儘可能多的通過多種渠道去獲得酒店信息，有以下這4種渠道可以讓你快速海選你所需的場地；

• 中介公司，即各類會務公司，當地的會務公司手裡都有一大批的場地資源，他們能給快速的根據我們的需求篩選出不少初步符合需求的場地，甚至最終通過他們還能夠拿到相對優惠的價格；
• 場地網站，即提供會議場地的平台型網站，也可以理解為互聯網時代的新型中介，既可以在網站平台上自行搜索尋找，也可以讓平台的對接顧問來幫你尋找，比較知名的如會小二http://www.huixiaoer.com/，以及百場匯http://www.baichanghui.com/?city=%E6%9D%AD%E5%B7%9E，當然還有傳統網站攜程，在它的酒店欄目下也有單獨的會議檢索功能，可以用來尋找場地；
• 同行介紹，很簡單，就是在你的本地行政群等同行聚集地問可推薦的地方，一般推薦的都是使用過的，相對比較靠譜；
• 平時積累，即將你平時各類活動、會議時用過的場地資源累積下來，如果你的這個庫足夠大，甚至可以直接從第一部跳到最後一步直接去簽訂合同；

通過這一步海選出來的資源需要將相關信息全部填入第一部製作的表單中，如面積大小、餐標多少、合適的空檔期等，甚至包括場地的照片，這能夠方便你相對直觀的評估場地的情況。

3.現場查看

如開始的條件不是太嚴苛，海選之後一般都能獲得十幾個場地，再通過排除項排除掉明顯不符合要求的，剩下的即是你需要現場查看的場地了，現場查看的原因在於所有口頭、文字上甚至圖片描述的場地都跟實際看到的場地都存在差異，因此還需實際查看來做進一步的篩選，實際查看中主要看這些：

• 外部環境，酒店周圍的環境、綠化、交通便利情況、停車場、酒店正面視覺效果等；
• 內部環境，可以從酒店大堂、主要通道（通往場地的電梯或者樓梯）、廳外門廊（做簽到處的地方）、大廳內部前後視角、休息廳/化妝室（如有）

為了記錄查看成果，除了進一步根據查看信息修正原有記錄表格的信息外，還需固定拍攝幾個場景的照片，分別是這5個場景：酒店主樓外景圖、酒店大堂圖、廳外門廊圖、廳內舞台向下看的全景圖、廳內背部向前看的全景圖，分別將這5個場景標註好並每家場地合成一個長圖，這將大大方便領導查看以及後續存檔。

4.方案對比確認

即根據現場查看的結果對比篩選兩到三個最符合需求的候選場地，並反饋給領導，一般如果領導比較重視的話，也會有一輪現場查看確認的過程，需注意幾點：

• 去之前提前跟酒店方預約，年底會議比較多，有時候不一定能看場地；
• 現場看的時候如果領導有進一步的細化需求需明確下來；
• 如現場領導看的沒什麼問題，需提醒儘快確認，年底合適的場地一般都比較緊俏。

5．簽訂合同

如場地確認後需要儘快簽訂合同鎖定該場地，因為年底這類場地一般都很緊俏，在沒有簽訂合同並付定金之前隨時有可能被其他公司看中預定走，但簽訂合同時也有幾個點需注意：

• 一定要設置違約金，因為在少數情況下，酒店有可能會因為一些變故取消你的預定，尤其是國有背景的酒店，如碰到政府會議的時候，你會被強制退出，設置較高的違約金可以降低這種概率；
• 用餐桌數的設定可以低一點，一般會有一個保底桌數的設定，如果實際用餐人數低於保底桌數，按保底桌數計費，所以需要預估用餐人數後設置一個相對低的保底桌數；
• 入場時間洽談，進場時間當然是越早越好，甚至能夠前一天晚上進場搭建是最理想的，如不行，則盡量協商為上午可進場布置，但有些好場地上午可能還有會議，這種情況則對你整個現場布置協調的要求就高了很多，要在下午的幾個小時中完成現場搭建布置、演員化妝、入場簽到等，需要做好周密的規劃。

以上就是一個年會場地預定的全流程攻略，從時間上來考慮，建議提前2-3個月確定下來，同時這份攻略也基本適用於其他大型活動的場地預定情況。

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