① 郵件寫給誰看？

在寫郵件前，首先得想清楚是寫給上級還是同事。不同的對象，決定了郵件不同的語言風格：

• 面對上級時是弱勢角色，語氣宜尊敬
• 面對同事時是中性角色，語氣宜親近

為什麼上面沒有提到強勢角色呢？因為強勢角色大都是由秘書幫接收和發送郵件，不會自己親自寫。

② 原則：簡單直接，高效溝通

中國人說話講究婉轉，可是在工作上，一封冗長的郵件會耗費收件人時間和精力。所以務必將這封郵件的目的，用最簡潔直接的言語表達清楚，舉個例子：

? 錯誤示範

經理您好，這是產品的開發進度圖。技術部門在開發……時遇到了……（此處省略一百字）的問題，您看是否需要延期發布？ ?? 正確示範經理您好，由於技術部門在開發時遇到了阻礙，您看是否需要延期發布？問題有以下幾個方面：（分點列出）

③ 如有附件，請先上傳

很多人寫郵件容易遇到過的一個問題是，發現有紕漏想要撤回。紕漏可能各種各樣，但使用一個正確的書寫順序，可以很好地解決這個問題。

第一步，如果有附件先上傳。附件不少於四個就壓縮打包。附件的命名參考上一篇文章《精英都在用的文件命名管理法》。這樣可以避免發完郵件才發現沒上傳附件。

第二步，使用簡單明了的標題。

第三步，寫正文部分。

第四步，檢查一遍。

第五步，填上發送和抄送的郵箱地址。

第六步，確認發送完成。

④ 表意清楚且完整的標題

標題很重要，要讓接收人一眼看明白郵件所說為何事，既要簡明又要表意完整。舉兩個例子：

?? 周會召通知-周四 14:00-至善樓 A214

? 通知開周會?? 王木木應聘產品崗位的簡歷? 我的簡歷

好的郵件標題能方便收件人日後檢索，關鍵信息表明清楚能讓收件人再次確認郵件事項時，不需要點進郵件就能 Get 到信息。

⑤ 問候與簽名

很久沒有溝通的聯繫人互相來往第一封郵件會有一兩句寒暄。其他情況下，兩三個字問候然後開門見山即可。

處於弱勢角色的時候，建議使用統一的郵件簽名。簽名在郵箱中一般是可以自定義進行默認簽名設置的。以 Mac 上的郵件應用為例，在偏好設置中有「簽名」選項：

⑥ 金字塔呈現正文

正文是一封郵件的核心所在，更是需要我們下功夫研究如何讓收件人能清晰地獲取關鍵信息。在這一點上，有一個非常好用的方法——使用金字塔進行呈現。

金字塔呈現既包括邏輯結構金字塔，也包括視覺金字塔。

邏輯結構上，郵件多採用先總後分、先整體後局部、先結果後闡述的思路。

對應地在視覺上，書寫過程中可以通過邏輯詞「首先-其次-然後」表明順序，分點、分節的內容多使用項目列表能使郵件條理清晰。要時刻記住不要讓有價值的信息淹沒在大段的文字中。

另外，還可以適當用加粗或標紅的形式對關鍵信息進行強調。但也不要到處標記，標記得太多跟沒有標記其實是一樣的。

注意段落之間空一行，這樣可以讓郵件看上去更舒服，不然文字的堆積很容易讓閱讀者感到煩躁和疲憊。

⑦ 將發件人昵稱設置為姓名

這是一個容易被很多人忽視的小細節。當一些比較個性的 QQ 簽名出現在郵箱列表的時候，是很容易被視為垃圾郵件的。以 163 郵箱為例，是支持添加用戶姓名並將發件人顯示設置為「姓名」的：

以上就是關於郵件寫作的一些小技巧。如果真正想寫好它，還離不開日常書寫郵件時的意識樹立和習慣養成。多看看優秀的人和團隊是如何用郵件進行溝通的，這能夠讓你得進步更快。

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