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虽然现在因为智慧型手机的普及，一些即时通讯系统已经非常盛行，像是LINE、wechat、whatsapp等等...但是我想在正式的职场上，目前email还是有它不可取代的重要性。虽然我工作经验还不算太多，不过自己有摸索出一些寄mail的眉角，或是收到别人寄的mail时，自己觉得阅读起来很舒服，趁机偷学起来的小撇步，想分享给大家。

一、不要心里预设收件人「有义务」要打开你email的附加档案

尽量把附加档案中最重要的资讯撷取出来，直接呈现在mail内文当中，不要过度依赖附加档案。偶尔，我会收到一种email，内文惜字如金，没有重点，或者甚至完全没有内文说明，但是附加档案却一大堆，很显然就是寄信人心里预设对方就是有义务应该要打开你的附件，认真看你的信。(我自己以前寄信时也有这种想法) 

但是自己后来想想，每个人心里认定的事项重要优先顺序，不见得跟我一样。我觉得我寄出的信很重要，可是也许对方的信箱有更多封比我的信更紧急、更需要快速回复的事。如果我希望别人可以尽快回复我的信，那我是不是要让我的mail读起来更简单、明了、更节省时间呢？

以我自己来说，收到这样的mail，我有空时，我的确会打开附件认真慢慢看，但那只限于我人刚好就坐在电脑前，而且又神清气爽，精神心情好的时候。但如果你寄出的信，收件人是你的公司主管或老板呢？老板或主管可能每天工作都要处理上百封的email，不见得有美国时间耐心地打开每封信件的附加档案。

如果老板和主管又刚好是常常在外面拜访客户，东南西北到处跑的业务，在外面的时间比在办公桌的电脑前还多，他们连你寄的mail都不见得有时间仔细看，更遑论还要打开你的附加档案呢？

仔细想想，如果是自己每天都有上百封mail要回信的话，你会想优先回复哪些信件呢？按照人性来说，我想大家都会想先挑简单又能轻松快速完成的事做，你一定会想先回复内容简洁又明白的信件吧。

而且现在智慧型手机已经很普及，愈来愈多人习惯用手机收信和阅读信件。我想大家都有跟我一样类似的经验：有时用手机看mail时，手机不见得跑很顺，用手机打开附件或下载附加档案时，有时真的会慢到很想摔手机阿！(我绝对不会说是我的HTC 816太烂) 

尤其有两个以上的附件时，如果我人在外面，通常我会直接放弃打开附件，想说等到回家用笔电时再看，但通常最后的下场是...忘记看 XD 不然大家来投票表决一下，会很认真每次都用手机开mail附加档案起来看的，双脚举起来！

所以我觉得最好的办法是，当然一样可以附加档案，但最好把你觉得最重要的讯息，直接呈现在email内文，这样阅读信件的人，用手机打开mail就可以马上看到最重要的讯息，不需要再花时间打开附件。这样一来，不但可以节省收信人的时间，也可以提高对方优先阅读你mail的意愿，才能更有效率地利用mail达到沟通和传达讯息的目的。

二、如果是重要的附加档案，尽量转成PDF格式

转成PDF档的好处就是，不怕因为电脑版本不同，导致不相容，造成对方无法打开文件，也不用担心做好的文件格式会跑掉。对于一些比较重要隐密性的文件，也不怕对方可以轻易复制或修改。(虽然恶意要复制修改的人，我想还是有办法，所以这招只能防君子) 

以我自己在公司的作法来说，公司都会要求寄给客户的报价单，一定都要转成PDF格式才能寄出去，避免客户任意修改谈好的价钱，故意不认帐。

不过如果不是那么重要，不怕人家修改的文件，我通常会原始格式寄一份，PDF寄一份，这样对方如果有修改的需求，就可以很方便地直接在原始档案做修正，寄送PDF只是为了预防版本不相容，导致对方无法打开，看不到文件内容而已。

至于要怎么把word或excel转成PDF档呢？其实非常简单，现在office都有内建转成PDF格式存档发布的功能。不过以前我刚开始工作时傻傻蠢蠢的，不知道有这功能，都把文件上传到特定网站再转档。希望不会有人跟我以前一样傻呼呼的，所以在下面简单教学一下。

步骤一：档案另存新档→选取我用红框标起来的PDF或XPS格式

 

步骤二：存档类型选择PDF→再按右下角的「发布」就完成了！

 

希望这样的分享，可以让大家一起当个更体贴的寄信人，目前我也还在学习能够写出更言简意赅的email，或是大家有甚么其他寄email眉角，也可以跟我分享 : )