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雖然現在因為智慧型手機的普及，一些即時通訊系統已經非常盛行，像是LINE、wechat、whatsapp等等...但是我想在正式的職場上，目前email還是有它不可取代的重要性。雖然我工作經驗還不算太多，不過自己有摸索出一些寄mail的眉角，或是收到別人寄的mail時，自己覺得閱讀起來很舒服，趁機偷學起來的小撇步，想分享給大家。

一、不要心裡預設收件人「有義務」要打開你email的附加檔案

盡量把附加檔案中最重要的資訊擷取出來，直接呈現在mail內文當中，不要過度依賴附加檔案。偶爾，我會收到一種email，內文惜字如金，沒有重點，或者甚至完全沒有內文說明，但是附加檔案卻一大堆，很顯然就是寄信人心裡預設對方就是有義務應該要打開你的附件，認真看你的信。(我自己以前寄信時也有這種想法) 

但是自己後來想想，每個人心裡認定的事項重要優先順序，不見得跟我一樣。我覺得我寄出的信很重要，可是也許對方的信箱有更多封比我的信更緊急、更需要快速回覆的事。如果我希望別人可以盡快回覆我的信，那我是不是要讓我的mail讀起來更簡單、明瞭、更節省時間呢？

以我自己來說，收到這樣的mail，我有空時，我的確會打開附件認真慢慢看，但那只限於我人剛好就坐在電腦前，而且又神清氣爽，精神心情好的時候。但如果你寄出的信，收件人是你的公司主管或老闆呢？老闆或主管可能每天工作都要處理上百封的email，不見得有美國時間耐心地打開每封信件的附加檔案。

如果老闆和主管又剛好是常常在外面拜訪客戶，東南西北到處跑的業務，在外面的時間比在辦公桌的電腦前還多，他們連你寄的mail都不見得有時間仔細看，更遑論還要打開你的附加檔案呢？

仔細想想，如果是自己每天都有上百封mail要回信的話，你會想優先回覆哪些信件呢？按照人性來說，我想大家都會想先挑簡單又能輕鬆快速完成的事做，你一定會想先回覆內容簡潔又明白的信件吧。

而且現在智慧型手機已經很普及，愈來愈多人習慣用手機收信和閱讀信件。我想大家都有跟我一樣類似的經驗：有時用手機看mail時，手機不見得跑很順，用手機打開附件或下載附加檔案時，有時真的會慢到很想摔手機阿！(我絕對不會說是我的HTC 816太爛) 

尤其有兩個以上的附件時，如果我人在外面，通常我會直接放棄打開附件，想說等到回家用筆電時再看，但通常最後的下場是...忘記看 XD 不然大家來投票表決一下，會很認真每次都用手機開mail附加檔案起來看的，雙腳舉起來！

所以我覺得最好的辦法是，當然一樣可以附加檔案，但最好把你覺得最重要的訊息，直接呈現在email內文，這樣閱讀信件的人，用手機打開mail就可以馬上看到最重要的訊息，不需要再花時間打開附件。這樣一來，不但可以節省收信人的時間，也可以提高對方優先閱讀你mail的意願，才能更有效率地利用mail達到溝通和傳達訊息的目的。

二、如果是重要的附加檔案，盡量轉成PDF格式

轉成PDF檔的好處就是，不怕因為電腦版本不同，導致不相容，造成對方無法打開文件，也不用擔心做好的文件格式會跑掉。對於一些比較重要隱密性的文件，也不怕對方可以輕易複製或修改。(雖然惡意要複製修改的人，我想還是有辦法，所以這招只能防君子) 

以我自己在公司的作法來說，公司都會要求寄給客戶的報價單，一定都要轉成PDF格式才能寄出去，避免客戶任意修改談好的價錢，故意不認帳。

不過如果不是那麼重要，不怕人家修改的文件，我通常會原始格式寄一份，PDF寄一份，這樣對方如果有修改的需求，就可以很方便地直接在原始檔案做修正，寄送PDF只是為了預防版本不相容，導致對方無法打開，看不到文件內容而已。

至於要怎麼把word或excel轉成PDF檔呢？其實非常簡單，現在office都有內建轉成PDF格式存檔發佈的功能。不過以前我剛開始工作時傻傻蠢蠢的，不知道有這功能，都把文件上傳到特定網站再轉檔。希望不會有人跟我以前一樣傻呼呼的，所以在下面簡單教學一下。

步驟一：檔案另存新檔→選取我用紅框標起來的PDF或XPS格式

 

步驟二：存檔類型選擇PDF→再按右下角的「發佈」就完成了！

 

希望這樣的分享，可以讓大家一起當個更體貼的寄信人，目前我也還在學習能夠寫出更言簡意賅的email，或是大家有甚麼其他寄email眉角，也可以跟我分享 : )