未来，让会议有序、高效、生长

消除文山会海，这是三十年前就想解决的问题，然而到了现在，非但没有解决，而且需要开的会越来越多。无计划、低效、年复一年，也成了会议的代名词。

但是，会议是组织内最主要的沟通方式，而且深入到了组织的方方面面。解决会议的问题，对组织的发展起到事半功倍的效果。随著信息时代、互联时代的到来，这种效果越来越显著。

于是，很多组织都希望能找到更好的办法来解决会议的问题：用邮件、简讯解决会议通知的问题；用电话会议、视频会议解决远程沟通的问题；用OA解决会议排程的问题；用信息发布解决会议显示的问题……这些办法解决了部分问题，但解决的不系统，实际会议中依然问题重重，且会议对组织发展的影响也未发挥到最优。

随著软体技术、网路技术和人工智慧的快速发展，系统解决会议管理问题成为了可能。面向未来，盛科维提出并致力于协助组织建立「有序、高效、生长」的会议生态。

之所以说是会议生态，是因为要想系统解决会议管理的问题，就必须从「环境」和「人」两个方面来入手：会议环境是不是有序、完备？参会人使用环境是不是清晰、顺畅？人和人的沟通是不是充分、和谐？会议知识是不是可以积累？会议是不是能够促进文化和发展的提高？等等这些问题都需要我们放在构建会议生态的高度去思考和解决。

l 有序

会议的无计划、无序是组织人非常厌恶的现象。会议如何有序？我们要做的是两件事：环境有序和人有序。

环境有序是指对会议室及其附属设备进行管理。对会议室进行管理：人们可以方便的查找会议室、系统自动显示会议室的占用冲突、方便的预约会议室、会议信息会自动显示到个人终端或者发布到信息显示屏、防止非会议人的误闯误入。对会议室设备进行管理：提前让设备完备、就位，监控设备状态，让更多的设备智能互联，让人们开会顺畅自如。对会议服务进行管理，让人们可以专心于会议。

人有序是指让会议处在有计划和清晰的状态。管理就要明确流程，组织可以建立适合自己的会议管理制度和流程，然后通过软体固化这些流程，当系统使人们形成了良好的开会习惯，组织的会议就可以进入提前计划、主题明确、沟通充分、结果可控的有序状态。

l 高效

对于每个组织来说，效率是成本、是收入、是文化、是发展。盛科维的会议生态理念从两个层次来提高会议效率：一是行为效率，二是结果效率。

行为效率也分系统效率和环节效率。系统效率是以会议计划为中心从组织的宏观层面掌控会议，实现只开必要的会议，不开无用的会，合并重叠的会，从根本上提升组织内会的系统效率。环节效率就是从会前、会中、会后三个环节，细分环节的过程，将会议效率分解成环节的行为效率，实现每个会议都准备充分、主题明确、过程顺畅。

结果效率就是强化会议的结果导向。再高效的过程，结果不落实都是零。结果效率从环节的执行有效性一直延续到会议议题的监督落实。

l 生长

会议能生长的是什么？是人的素质，是组织的文化，是组织的发展。当组织从宏观和每个会议的微观掌控了会议的全貌，「PDCA」的成长循环就有了基础和方向。盛科维的ThinkWin会议管理产品提供了丰富的统计分析，为组织的管理者提供了决策分析数据。通过会议，人了解组织的战略和目标，学习交流先进的知识和技能，提高自身的素质和能力；通过会议，组织确定了一致的目标、一致的思想认识、一致的行为准则，就可以不断提升组织的文化；通过会议，组织的战略与战术的传递更协调紧密，环节与环节之间的配合更准确有效，进取与创新的氛围会不断蓬勃生长。这些都会潜移默化地推进组织的可持续发展。

构建「有序、高效、生长」的会议生态，是新时代背景下信息发展的强烈呼声，更是人、组织发展与进步的刚性需求。冲破发展的屏障，未来已来，让会议成为组织成长的加速器！