湘雅醫院：我們這樣做設備耗材採購和管理！
核心背景：
公立醫院在做設備耗材採購和管理方面，每家醫院的流程和方式方法可能完全不同，這是由中國特色的公立醫療體系決定的。那麼，作為中國著名的大型三甲綜合醫院，素有「北協和、南湘雅」之稱的湘雅醫院，到底是怎樣做設備耗材的採購和管理的呢？有什麼好的經驗可以和業界分享的呢？10月30日上午，由中國醫醫學裝備協會採購與管理分會主辦的「首屆中國醫療器械採購與管理高級研討會」上，湘雅醫院的資產裝備辦主任章宇平先生為與會者做了深入淺出的介紹。
01、從大數據看湘雅醫院！
我們知道，湘雅醫院是教育部直屬重點中南大學附屬醫院和國家衛計委直管國家大型綜合性公立醫院，是我國重要的醫療診治、醫學教育和醫學研究中心。或許透過如下大數據，可以更深入了解我們醫院：
1、建築面積：43萬平米；
2、編製床位：3500張；
3、年門診量：271.3萬人次；
4、年出院病人：11.5萬人次；
6、年手術量：6.1萬台次；
6、國家衛計委重點實驗室和工程中心：4個；
7、省級重點實驗室和臨床研究中心：4個；
8、國家衛計委研究培訓中心：3個；
9、臨床及醫技科室：88個；
10、全國重點臨床專科建設項目：25個。
02、資產裝備辦：設備耗材採購管理承載者！
不同的公立醫院在採購和管理設備耗材的部門不一樣，我們醫院的歸口在資產裝備辦。這是一個小而精幹的部門：總共33人，其中副高4人，中級16人，大專及以上學歷95%以上。採購組有3人，分別負責設備、耗材和試劑；管理組有5人，分別負責質控、檔案和網路維護；醫工中心有20人，其中大型設備4人，中小型設備14人和製冷2人。
資產裝備辦的主要職責是採購、行政管理和運營維護。其中採購分為設備、耗材、試劑及零配件的採購；行政管理分為檔案、質控、數據維護和資料查詢等；運營維護包含維修、計量、報廢、培訓、反饋、質控和分析等職能。
03、每年12億巨額採購量：全生命周期管理法！
醫療裝備管理紛繁複雜，為了更好地去管理，我們牢牢把握醫學裝備的全生命周期的每一個環節，從而產生高效益。全生命周期包括：申請、批准、採購、使用、運維和報廢等步驟環節。在申請階段，做好詳細分析，設定好招標參數及預算是關鍵；在批准階段，專家參與及意見，院務會討論，衛計委審批等必不可少，尤其針對大型設備；在採購階段，邀標，委託招標和驗收是正常程序；在使用階段，做好建檔，投資評估，成本分析，使用培訓及不良監督缺一不可；在運營維護階段，好的計量，嚴格的質控，快速的維修和完善的培訓時重中之重；在報廢階段，遵照報廢流程，進行恰當的殘值處置，做到盡善盡美。
在我們湘雅，醫療裝備總固定資產高達14億元，年平均醫療裝備採購總量在12億元左右。其中醫療設備2億元，醫療耗材9.8億元，醫療設備維修1800萬元。這麼大的採購量，沒有完善的管理流程，是不可能完成的任務。醫院高層非常重視這一塊，為此專門成立了醫療裝備管理委員會和醫用耗材管理專家委員會。
04、採購管理要點一：申請流程和臨時採購流程！
萬事開頭難，設備耗材的採購管理也一樣，事前申請特別重要！我們醫院規定，醫用裝備申請必須在OA上進行，10萬元以上的設備，使用科室還需要做出論證報告及成本效益分析；同時申請科室需要提供產品的基本參數和預算價格。我們制定了完善的管理流程，包括：年度設備採購申報流程、臨時設備申購流程、新試劑採購申請流程、新耗材採購申請流程、危險化學品試劑申購流程、固定資產報廢流程等9條相關制度制定的線上申報工作流程。
如果是臨時設備申購，需要遵循：科室申報、專科意見、後勤辦用電安排、物價審核、職能科室審核、主管副院長審核、資裝辦建議、後勤副院長審核及院長審核等流程。
05、採購管理要點二：規範化操作是獲批的關鍵！
在臨近年底，通常都會收集年度計劃。年度計劃通過專家委員會審批，經院務會批准後方可執行。需要特別注意的是：
1、萬元以下臨時計劃設備由主管副院長審批，萬元以上臨時設備由院務會集體審批；
2、新耗材引入需經專家委員會審核，院務會批准後方可執行；
3、在用耗材每兩年面向社會公開招標；
4、新試劑申購由檢驗科、醫務部和主管副院長審批。
06、採購管理要點三：完善的標書決定成敗！
標書的管理非常複雜，必須非常注重細節管理。比如，在標書專用合同條款或商務條款中，要事先設置相關條款；每年初，資裝辦會組織工程師修改相關條款；依據使用科室提供的技術參數，資裝辦會組織工程技術人員審核招標參數；大型設備的購買維保價格在招標中提出，列入評標總價。
招標文件特別要注意的是：
1、延期交貨：違約金不吵5%，或解除合同；
2、付款：參照>30萬或<>
3、報價：免稅CIF，非免稅DDP；耗材、試劑、易損件分別報價；
4、保修期：年限、保養具體方式、每年二次文字報告、360天；
5、計量檢測：首次檢測、器具形式批准證書；
6、聯網：無條件承擔聯網費用；
7、設備質量問題：賣方全部負責。
07、採購管理要點四：按品類標準化採購！
採購程序開始，首先要依據使用科室提供的技術參數，資裝辦會組織工程技術人員審核招標參數。如果是設備，則依據採購類別打包，採用公開方式引入。如果是小額臨時設備和報廢更新設備，則採用邀標方式引入。如果是常規設備，經醫院質控檢測後，報院務會審批後，逐步更替為國產設備。如果是耗材，年消耗50萬以下採用邀標方式引入，年消耗50萬以上則採用公開招標引入。如果是試劑，則在採購設備時同時引入。設備安裝好後，由採購員、工程師、臨床使用人員驗收後，簽署驗收單。
08、採購管理要點五：驗收和合同反覆檢查！
設備安裝好後，由採購員、工程師、臨床使用人驗收合格後方可簽署驗收單。耗材由醫院物流配送中心驗收，設備維保由生產廠家出具維修合格檢測質檢書。根據驗收單，合同等創建檔案，登錄HRP系統。HRP系統與醫院HIS、LIS、PACS、RIS、CIS、EMR、OA等各類系統資源共享。
合同方面，設備、耗材、試劑、維保等的合同模式類同；招投標文件，談判承諾書，生產廠家售後服務承諾書及質量原因的責任等需要明確。
結束語：
作為湘雅醫院資產採購管理部門，在我們的實踐中，積累了不少好的經驗和教訓，和在座各位分享，歡迎批評指正。再次感謝「醫學裝備協會採購與管理分會」的邀請，感謝各位的聆聽！
附：
中國醫學裝備協會採購與管理分會簡介：
中國醫學裝備協會採購與管理分會於2016年7月15日成立，是在中國醫學裝備協會的領導下，由國葯器材籌辦成立的全國性、行業性、非營利性的社會團體。國葯集團中國科學器材有限公司總經理於清明為會長，中世貿發投資有限公司林初寶董事長任分會常務副會長，張林鵬任分會秘書長。上海市醫療器械行業協會、天津醫療器械商會、深圳邁瑞生物醫療電子股份有限公司、萬東醫療裝備股份有限公司等140多家社會團體、企業為分會第一屆副會長、常務委員和委員單位。
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