CH3:說話要周到，E-MAIL要周全
打開包裝盒，光看就讓我開心得飛上天。哇! 整整一打馬卡龍，今天上班的活力泉源就靠這味啦，豐潤飽滿一整顆，才剛送進嘴裡，小蔡的聲音冷不防從背後響起「莎莉姐，早啊!」我差點噎到「咳~」，側身睨他一眼，西裝筆挺一副要出門的樣子，隨口問：「喔! 早~ 要出去啊?!」小蔡興奮難掩滔滔不止: 「今天要和工程部的KEVIN去拜訪客戶，這是我生平頭一遭喔! 昨天才把西裝拿回來，想超久配哪條領帶好…..」 唉! 菜鳥就是菜鳥，還沒被客戶電過，心中滿是美麗遐想。 我趕蒼蠅似揮揮手把他送走，繼續未完成的甜點見面會。
午後三點一刻，本是悠哉閒適的午茶時光，一陣怒罵聲穿牆透壁進了茶水間，我好奇倒退嚕兩步，眼光在偌大辦公區來回搜索，隱約瞧見Jason的胖四肢在空中大力揮舞著。 「小蔡! 你這封MAIL是怎麼回事?你還當不當我是老闆啊? 你才剛來，很多跟客戶之間的 ”眉角” 還不清楚。跟客戶做任何接觸都要讓我知道纔行! 要不是光影公司的宋經理有CC給我，我還不知道你跟人家說了些甚麼! 再來，你信裡提到今天會談的技術問題，也應該要CC給KEVIN和對方公司的與會人員啊，你就只MAIL給宋經理，這樣對嗎? 難道光憑你們倆個討論，事情就可以運作了嗎?!」小蔡低頭不語定定站著。這時，剛巧老闆有事喊我過去，我沒來得及觀看後續，但心裡有數Jason所氣何來。
幫老闆搞定會議室，並接待完一批日本客戶後竟然已經五點多，才回到座位攤下四肢，小蔡的聲音便從後腦勺冒出來: 「莎莉姐，您說啊，這個Jason是怎麼回事，每天都嫌我這個做不好、那個做不對的，好像釘我很有趣似的。」下午茶泡湯的怨念發酵到一半，原本想把氣出在他身上，看著那張哭喪無措的臉，我竟發佛心來了段語重心長: 「嗯~ 我覺得Jason今天說得很有道理耶! 你應該仔細想一想….」
＜職場老鳥的分享＞
- 不要以為老闆沒在做事，其實很多時候老闆是在幕後幫忙打點運作。身為一線主管的Jason其實已運用交情打點，請對方多照顧這位新人，只是他故意沒cc給小蔡罷了。他之所以會如此生氣小蔡原因是: 小蔡的email只寄給ABC的宋經理, 完全忽略其他相關與會人士。
- 所有工作相關的信件都要cc給同行者/ 交接人/ 老闆(MAYBE)….etc. 千萬不要一個人默默埋頭苦幹，到頭來沒人懂你在做什麼。
- 一般來說，工作已上軌道的老鳥們不需要巨細靡遺什麼都跟老闆報告 (呃….這個部份其實還是要看老闆的個性, 請自行斟酌或和老闆討論過再決定)；至於菜鳥呢?! 則建議剛開始一律cc給老闆，讓他了解你的工作進度，決定是否出面幫忙、協調與指導。
- 發e-Mail就像在公開場合講話一樣，講什麼? 講給幾個人聽? 在我們腦海裡全都應該安排得清清楚楚，因為收件人在讀e-Mail時，接收到的除信件內容之外，還包含了我們說話的口氣。 一般人上臺講話時會很謹慎，但在發e-Mail時反而不夠仔細，請務必記住『發e-Mail的你其實就已經站在舞臺上了』。
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From: Jason chang [mailto:[email protected]]
宋經理, 李課長及林課長, 貴公司一直是我們ABC非常重視的客戶，之前我也承蒙各位的照顧。小蔡剛進公司，如有不週到的地方，請多多包涵，我也會督促他，務必讓貴我兩方業務往來順暢。
Jason Chang張明亮 ABC公司 客戶服務部課長 電話: 886-3-5881234 ext. 141 傳真: 886-3-5334400 手機: 886-911222888 電子信箱: [email protected] 公司網址: www.abc.com 公司地址: 新竹市 300, 科學園區, 一心路6號
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蔡先生, 和貴公司一向合作愉快，也希望往後能持續提供最佳的服務。 宋無敵 光影科技 資材處/經理 電話: 886-3-6661234 ext. 3520 傳真: 886-3-6664321
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宋經理: 謝謝您今日撥冗接見，以後也請您多多指教。 有關早上所討論PIH產品之良率問題，我方工程師KEVIN認為應為機臺誤判，此部分將盡快給您回覆。
敬祝 鈞安
蔡大仁 ABC公司 客戶服務部門 電話: 886-3-5881234 ext. 158 傳真: 886-3-5334400 手機: 886-911333666 電子信箱: [email protected] 公司網址: www.abc.com 公司地址: 新竹市 300, 科學園區, 一心路6號
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一星期後，小蔡衝到我桌前語帶高昂的興奮: 「嘿~ 莎莉姐，原來我錯怪老闆了。我纔想說光影那幾個要角怎麼都對我好客氣，我還以為是自己做的不錯呢，後來他們林課長點醒我，原來真如您說的，Jason老早就幫我打過招呼了，只是沒讓我知道而已。 唉喲! 我竟然一直在背後罵他，真的不應該…..」知道他鐵定沒完沒了繼續說下去，這回我從座椅跳起來，抓了化妝包往女廁方向衝，留下小蔡和他那張傻憨憨的招牌笑臉在原地。
