從萬達招聘保潔經理都要求會做PPT，可知商務文本製作對於職場之重要。企業之所以把它作為一項不可或缺的應聘條件，是因為商務文本的製作能反映一個人的信息收集和提煉總結能力。

把自己想表達的東西總結成書面形式是個 非常重要的過程。這就是商務文本的製作。在會議上做彙報時，與客戶交流時，與對方合作時。商務文本就是最重要的武器。是我們準確傳達思想，有效說服對方的重要工具。

可對於初入職場的人來說商務文本的製作卻是個難題。其實這裡邊最重要的原因往往是思路不夠清晰。商務文本的製作也有一套模式，整個流程只需分為五個步驟：

1.製作文字信息。

2.製作圖標。

3.製作幻燈片。

4.製作資料包。

5.製作資料群。

文本製作五步驟（圖片來源於《精準表達》）

我在實踐中,發現結合高田貴久先生所著的《精準表達》一書中所寫的方法邊學習邊實賤。，掌握其中小竅門，製作起來確實比較容易有成效。下面簡單說說這幾個小訣竅：

一　利用模板

老師曾告訴我們。：用模板製作商務文本。相當於用組裝的方法整合一整套的資料群。它最大的便利是可以隨意提取文本中任意的一部分，另外用於其他需要的地方，靈活性十足。

而且用模板，結構把握非常明確。因為資料是按照商務文本整體的製作順序：資料包，幻燈片，圖表，文字信息這五個步驟使用模板製作成型的，使用的時候非常清楚哪個部分要講哪些內容，整體邏輯結構相當簡單易懂。主管最喜歡使用這種ＰＰＴ進行演示。

首先不要違反大眾的閱讀習慣。

1.按照從左上方至右下方的順序排列語句。因為這是大家的閱讀習慣。

2.保持圖文一致。如顯示產量的增加則應用朝上的箭頭表示；銷售下滑應用朝下的箭頭表示。

3.強調重要信息。最想傳達的信息字型大小不能小也不能放到角落裡。應該把最想傳達的信息放在最顯眼的位置，用粗體大字對其進行強調。

4不同類別的事物不宜使用同一符號表示。比如在展望未來和回顧過去，需要用不同的圖標來區別開。

三　商務文本要製作得簡潔明快。要抓住三點：

1刪除多餘的信息。只需要把最想表達的信息濃縮成簡短几句，用最小限度的信息量駕構商務文本。記得「簡即美」。

2刪除不需要的文字。很多人犯這個錯誤，把大段文字放在PPT上作說明，這其實是不可取的。

圖片來源於《精準表達》

3.刪除不必要的屬性信息。即顏色，形狀，線條，粗細，字體，陰影等，用於裝飾的文字和圖形。過多的使用它們，會讓讀者感到視覺疲勞，造成混亂。

圖片來源於《精準表達》

四　記住製作出的商務文本要讓人一看就懂。而不是讓對方對著文本思來想去。製作文本成功的原則是「不讓對方有思索的機會」。

以上是製作商務文本的總體思想。還有每個步驟的細節部分請關注我的頭條文章，之後有待更新。

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