前段時間受邀去到一家製造型企業培訓Excel，在課前溝通的階段，客戶提出一個需求，希望在課程中能介紹一下如何在Excel中繪製流程圖。雖然Excel是一個功能非常強大的數據分析工具，但它也不是一個萬金油，不是所有的需求都適合用Excel來處理。

Office的每個組件都有其優勢和劣勢，我們只有選對了工具，才能事半功倍!

比如每頁固定列印表頭表尾的表格結構，在《原來我一直用錯了工具，害的我白加了這樣多年的班》一文中我們介紹過，這種類型的表格的繪製，最適合用的工具是Word的郵件合併。

而繪製組織結構圖、流程圖這兩類圖示是最適合用的工具就是Visio。Visio是Office軟體系列中的負責繪製流程圖和示意圖的軟體，是一款便於IT和商務人員就複雜信息、系統和流程進行可視化處理、分析和交流的軟體。使用具有專業外觀的Visio 圖表，可以促進對系統和流程的瞭解，深入瞭解複雜信息並利用這些知識做出更好的業務決策。

如果是用Excel或PPT來繪製流程圖，我們一定會畫的崩潰的。比如下圖所示的這個流程圖的案例，是我在網上下載的一個PPT作品中的其中一頁，這是取消組合前的效果：

這是取消組合後，我移動了線條位置後的效果：

可以看到所有的連接線都是一根直線一根豎線再加一根直線，一個個手工繪製和對齊的，可以想像當時畫這個流程圖的朋友有多麼的痛苦。如果此時你手頭上剛好有Visio，那麼一切煩惱和痛苦都將煙消雲散了。

1 手動繪製流程圖

首先打開Visio，選擇「基本流程圖」，就會看到左側有繪製流程圖需要的形狀。

接著從裡面拖出「開始/結束」的形狀到畫布中，滑鼠移到此圖形上，上下左右各自出現箭頭，單擊可以增加新的形狀，並且連接線自動生成。

如果你需要的形狀不是這四個形狀，你也可以從形狀庫中拖出新的形狀，在形狀上單擊也可以自動生成連接線。

如果想要在中間插入新的形狀，拖出形狀放在兩個圖形之間，自動在兩個圖形之間插入了新的形狀，連接線自動產生。

如果想單獨修改圖形的格式，不改連接線的，可以在「開始」-「選擇」-「按類型選擇」中，按圖層選擇「流程圖」，就可以將所有流程圖形一鍵選定進行修改了。

最重要的是，複製到PPT之後還可以編輯，只需要粘貼的時候，選擇性粘貼為Visio對象，雙擊之後就可以修改了。

2 導入Excel數據自動繪製流程圖

如果你已經有一個記錄流程步驟的Excel表格，那操作就更簡單了。只要使用數據可視化工具模板，就可以根據Excel 工作簿自動創建詳細精美的 Visio 流程圖。還支持 Visio 圖表和 Excel 工作簿間的雙向同步。

不僅可以通過編輯 Excel 中的數據並刷新 Visio 中的圖表來創建流程圖，還可以對 Visio 圖表進行更改，然後更新圖表中的 Excel 數據。

操作步驟如下：

1、按此結構記錄流程步驟。

2、在Visio的模板庫中選擇數據可視化模板，如果是基本流程圖就選擇「基本流程圖-數據可視化」，如果是跨職能流程圖就選擇「跨職能流程圖-數據可視化」。

3、進入「從數據創建關係圖」嚮導，在嚮導中選擇Excel工作簿及數據範圍。

4、按嚮導的步驟一步步完成之後，就自動生成了下圖所示的跨職能流程圖。

5、如果左側泳道的位置和你要的順序不一致，還可以上下拖拉來調整順序。

6、如果Excel數據更新了，只需要點擊「數據工具-刷新圖表」，就可以自動更新流程圖。

這是我調整了泳道位置和添加了一個新的步驟之後，一鍵刷新後的結果，超級簡單！

以上就是本篇文章的全部內容，總結一下：

利用Visio快速繪製流程圖

• 手動繪製：選擇流程圖模板，利用形狀快速繪製，連線自動生成
• 自動繪製：在Excel中整理流程的步驟，再通過Visio數據可視化模板導入Excel，自動生成可刷新的流程圖

Office的每個組件都有其優勢和劣勢，如果我們能善於利用各個組件的優勢，效率一定會有大幅度的提升！

推薦閱讀：