原来我一直用错了工具，害的我白加了这样多年的班

正所谓工欲善其事，必先利其器。要使Office办公效率有大幅度的提升，一定先要选择对的工具。比如下面这三个场景，我们来看看到底用错了什么工具？

场景1：每页固定表头表尾，包含小计行的表格

错误工具：Excel

在一次Excel的线下培训课堂中，我给大家介绍了有关Excel表格结构规范化的知识，有一个学员X在课间休息的时候，把他工作中的一个表格给我看。

如下图所示的表格就是X的表格，他需要每个月列印「现场作业人员工资发放签名表」。每个月的人月和相关数据都会有变动，而且需要按照劳务班组分页列印，底部还需要显示本页小计信息。

他现在的做法是每次手工将第一页复制粘贴到下一页，再修改数据，手动分页。由于数据量非常大，每个月都要做一次，导致X每到制作这个表格的时候，都要加班加点，内心是拒绝这种完全没有技术含量的复制粘贴的操作，可是又找不到更好的方法。

Excel是一款功能非常强大的数据分析工具，所以当我们的表格需要函数计算、分类汇总、排序、筛选这些操作的时候，我们肯定需要用到Excel。而如果这个表格只是需要列印出来，而且列印的时候，还有特定的格式，如每一页的顶部需要表头、每一页的底部需要表尾，此类的需求，其实用Word这款排版工具更适合。

只需利用到Word邮件合并功能，X的需求就可以轻松实现了。制作一个邮件合并的模板，就可以一劳永逸的解决这个问题，下个月在Word邮件合并模板中筛选当月的数据，点击「完成并合并」，所有包含表头表尾的页面就可以自动生成。

场景2：左侧图片右侧横线的PPT讲义

错误工具：PowerPoint

前段时间出差去到外地培训，培训机构安排了一个工作主动，又乐观开朗的助教Y和我一起同行。第一天的课程介绍后的晚上，Y抱著自己的电脑，敲开我房间的门，一脸著急的问我：甘老师，你能不能帮我看看这个问题，有没有更好的解决方案，不然我今天晚上就要通宵加班了。

Y的问题是这样的，每次培训前，她要将一份培训老师的PPT课件列印成讲义。她需要一张A4纸列印四页幻灯片，右侧还可以留有给学员做笔记的横线。虽然PowerPoint软体中有列印讲义的功能，但是拥有能列印横线的效果，只能一页列印3张，而且页边距也不能调整，导致每张幻灯片的图片列印的都比较小，纸张也没有有效利用到。