做外貿的小夥伴都知道，展會是最好接觸客戶的方式，也是最容易說服客戶下單的時候，所以一定要做好萬全的準備，迎接展會的到來。

邀約客戶觀展

1 展會前半個月，郵件邀請客戶（告知具體展位）；

2 展會前半個月，電話聯繫重點客戶邀約觀展；

3 郵件或電話邀約後，確定客戶觀展日期，安排行程；

4 展會前一個星期，電話、郵件、簡訊聯繫客戶，告知展位和自己的聯繫方式，並盡量要客戶提供當地手機號碼，方便聯繫，再次與客戶確認觀展日期；

5 展會上，如果約定好的日期客戶沒有出現，再次電話聯繫客戶，儘力將其邀請到展館。

具體邀約操作細節

展前

首先，提前半個月左右詢問客戶是否有意願觀展。郵件邀請時記得突顯新款產品或者客戶感興趣的產品，這樣才會吸引客戶眼球，加大客戶來觀展的機率。

當然，有時候電話邀請客戶更直接。展會月期間客戶肯定也會收到很多同行的觀展邀請，怎樣才能脫穎而出，讓客戶記住你呢？拿起你的電話跟客戶聊聊天吧，多關心關心客戶，可以詢問客戶是否需要幫忙訂酒店、安排行程等，讓客戶覺得你很貼心，這樣一來客戶觀展的機率又加大了。

如果客戶表示會來觀展，那麼你需要與客戶確定好具體的時間，並做好充分的準備。展前準備好相關材料，包括客戶所提到過產品的價格、性能、特點等；收集客戶對產品的反饋和對產品的新需求；準備如何應對客戶的投訴和回答客戶的問題及建議。

展中

安排專人接待。傾聽客戶的反饋；徵求客戶對產品、服務的意見；挖掘新的合作機會；並介紹新產品和服務。

客戶提出問題的時候，要儘可能的馬上回答，如果無法當場回答則最好承諾在一定的時間內給予客戶答覆。

與客戶密切保持聯繫。最好為老客戶準備一份特別的禮品，另外，手機裏要有個導航軟體，這樣萬一客戶問路時，方便作答。

寫邀請函的注意事項

發送對象：成交過訂單的客戶；還有之前曾經與你聯繫過、詢問過相關產品的意向客戶。

1、不要千篇一律

有些業務員會上網找一些範文，然後只改動一下名字和展會的地址，但其實這樣會顯得沒有誠意。客戶不僅僅是隻跟一家公司做生意，邀請函也不止收到一封，類似的範文他可能已經見過幾百遍了，這樣的邀請函缺乏吸引力。在文中對客戶致以問候，最好是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細節，更能加深對方的印象，顯得誠意十足。

2、附上交通路線

在邀請函中附上交通路線，會顯得細心和體貼。例如環球資源香港展在香港亞洲國際博覽館舉行，毗鄰香港機場。在機場可搭乘機場快線，只需要 2 分鐘車程即可抵達會場。如果可以幫客戶預訂機場附近酒店，這樣對客戶觀展也比較便利。如果客戶的酒店位於市區，可能會在路上耽擱不少的時間，那麼則可以在邀請函中建議客戶選擇地鐵前往展會現場，同時附上地鐵線路圖，防止塞車。

3、附上展館平面圖

邀請函裏附上展館平面圖，並在平面圖上重點標註出自己展位的所在位置，這樣客戶可以更容易地找到展位。一般來說主辦方會提供展館平面圖，主辦方的官網也能下載電子版，簡單編輯標註一下，保存成圖片再附在邀請函裏。

4、告知展會當地天氣情況

前來觀展客戶來自全世界各地，很多時候當地的天氣情況與客戶國家的差別很大。寫邀請函時盡量將未來幾天的天氣情況詳細地告訴客戶，並附上衣食住行上該注意的細節。例如環球資源展 4 月在香港舉行，而這個時間段香港正是春季多雨的時節，天氣十分潮濕。邀請函中就可以提醒客戶多帶衣物，預防感冒，防止衣服未乾等情況的出現。

5、約見時間有講究

在邀請客戶來觀展時，一定要考慮到與客戶的見面時間。大部分公司都不會只邀請一個客戶來觀展，客戶多了，要避免跟不同客戶的約見時間重疊，一定要提前和客戶確認清楚，應該盡量將他們的觀展時段錯開。尤其是邀請在同一地區的客戶更應該注意這一點，因為很有可能這兩個客戶就是直接的競爭對手，為了避免引起尷尬，約見時間必須謹慎安排。

下面小編給各位小夥伴們分享 2 個邀請函模板：

模板 1

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Dear XXX,

How are you?

This is XXX from XXX Company. We specialize in manufacturing and selling of XXX products, such as : Product A , Product B,Product C, Product D, and Product E.

I am writing to invite you to visit our booth in Global Sources Exhibitions held in Hong Kong, China. Our booth no. is XXX.

We will showcase a great variety of our products here, suitable for well-known global brands. We believe there will be some items that you will find interesting. At the same time, I think it will be a good opportunity to communicate with you face-to-face

If you cannot attend this trade show, feel free to visit our website: xxxxxx.com to learn more about our offerings.

We sincerely hope to see you at Global Sources Exhibitions and look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

XXX

模板 2

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Dear XXX,

As the Global Sources Exhibitions will open soon, we would like to invite you to visit our booth at the XXX Pavilion from XXX (date) to XXX (date).

Our company specializes in designing and manufacturing XXX products. We constantly update our offerings to provide every customer superior quality products at competitive prices.

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We look forward to establishing a long-term business relationship with your company.

Exhibition Hall: XXXXX

Booth Number: XXXXX

Date: XXXXX

Yours sincerely,

XXX

只有從客戶的角度出發，設身處地為客戶著想，才能吸引、打動客戶，來參觀你的展位！


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