對於經常使用EXCEL處理事務的朋友，看到經常重複的文字內容，若是有下拉式選單，讓我可以選擇，不知有多好。其實，EXCEL是有此功能，就看你會不會用而已。隆哥今天就來解說此功能，讓大家更明白如何使用它。

一、建立表單以及參考資料表內容
以一訂單輸入為例，我們先建立訂單表頭，並將產品包參考資料表建好，以供輸入資料使用。

 

二、建立計算公式
建好了表單之後，我們要建立各儲存格之公式，我用VLOOKUP函數，將產品包單價帶入訂單清單。

 

三、建立資料清單
1.想要在產品名稱處建立下拉式清單時，就需要在工具列/資料，找到資料驗證。

 

2.資料驗證共有四個頁面(設定、提示訊息、錯誤提醒及輸入法模式)
(1)設定：為資料驗證準則，共有任意值、整數、實數、清單、日期、時間、文字長度及自訂等八種

 
A.任意值=>即取消資料驗證
B.整數=>即所輸入資料為一整數，範圍可以自訂
C.實數=>即所輸入資料為一實數(可有小數)，範圍可以自訂
D.清單=>即某文字或數字，範圍可以自訂，此為下拉式清單之資料來源
E.日期=>即所輸入資料為某日期，範圍可以自訂
F.時間=>即所輸入資料為某時間，範圍可以自訂
G.文字長度=>即所輸入資料為文字長度，範圍可以自訂
H.自訂=>即所輸入資料為公式計算式，範圍可以自訂

四、訂定下拉式清單之資料來源
由資料驗證之清單頁面進入，選定右側儲存格圖示之後，即可在工作表找你想帶入那些資料清單供你選用，該儲存格限連續欄位範圍，不可以橫式選定。

 

選定範圍中，不需要將表頭帶入，經你確認後之範圍如圖所示。

     

確認清單後，你可以發現該處即有下拉式清單可用了。

 

五、定義名稱管理員之應用
在訂定下拉式清單之資料來源時，我們可以發現選定範圍是否可以用義名稱管理員來帶入清單之中，因此，我們開始由工具列/公式之「從選取範圍」來建立名稱管理員。

 

此時，所選定的範圍要將表頭一起選入，名稱管理員就用表頭文字，因此，頂端列要打勾，確認ok就已經完成定義名稱管理員了。

 

保險起見，我再打開名稱管理員，確認剛才所做的「產品包」是否完成定義名稱管理員，結果，真的已經在定義名稱管理員之中。

 

再由資料驗證之清單頁面進入，此時，不用以範圍來選取，直接在輸入處鍵入「=產品包」，此時，下拉式清單已經完成了。

 

六、清單直接輸入文字的方式
剛才我們用名稱管理員方式，取代選定儲存格方式，此方法也是可以完成下拉式清單；若是，我用直接輸入文字的方式，這是不是也是可以完成呢?於是，我在資料驗證之清單頁面進入，直接在輸入處鍵入各產品包項目，如下圖所示，也是完成了下拉式清單。

 

但是，我要更換產品包名稱，如「收視月費」改成「收視季費」，在選定範圍及名稱管理員，二者的下拉式清單馬上更新了。

 

但是，清單直接輸入文字的方式就不行，此時，你一定要由資料驗證之清單頁面進入，一個個去修正，無法由產品包帶入更新。

 

另外，使用清單直接輸入文字的方式，若忘了更新，vlookup函數也無法找到產品包單價，如下圖，故建議大家在使用清單直接輸入文字的方式，最好做好檢核工作，否則仍以「選定儲存格範圍」或「定義名稱管理員」方式來做。

 

以上是個人學習EXCEL下拉式清單心得分享，希望對EXCEL有興趣的你有所助益。