一早走進辦公室，看見桌上多了個小紙盒，狐疑打量一番。 呵! 經典版提拉米蘇附上”For dear you”小卡片! 還在納悶“誰? 是誰一早搞神祕? ” 小蔡清脆的聲音從身後響起 「莎莉姊，早~ 請您品嚐這塊網路上的人氣蛋糕，感謝您上次的解圍。昨天啊……」抓準小蔡換氣那0.001秒鐘空檔，我搶先用近乎冰點的語調道了聲「不客氣」阻止他繼續落落長下去，並用趕蒼蠅姿態揮2下，暗示他別煩我。 用眼角餘光送定小菜鳥的落寞背影後，我深情端詳眼前這塊飽和深咖啡色甜點，心頭甜滋滋的幸福感覺油然而生。

打開信箱，看見滿滿的未讀信件，心情立刻由甜轉苦。有時候，我真的想破口大罵，為什麼大家如此濫用MAIL? 唉~

＜職場老鳥的分享＞

所謂見面三分情，話能當面說清楚絕對是上策。真的沒辦法面對面，就用電話吧! 藉自己的聲音及語調，將想表達的事情即時且精準地傳達給對方不是很好嗎?!公司常用的即時通軟體，也算電話類，可以好好運用；而MAIL只是人跟人之間溝通的第三種方式，就某種程度來說，e-MAIL溝通代表著距離、陌生或心虛的感覺。

一般在同事和朋友之間，盡量當面談或在電話中討論將事情解決，如此可避免不必要的信件往返， 省時清晰且MAIL數量可以減少許多。 Email可用作會議記錄及action item的追蹤，充分發揮記錄和公告的功能。 它可以是記錄、證據或遠距聯繫的方式之一，但不是恰當的溝通方法。

 

有時我忍不住納悶，為什麼這麼基本的道理還有許多人從沒想過?

「咚」一聲，又飛來一封新郵件，主旨竟是 “莎莉姐，請救救我….”我狠狠瞪著電腦螢幕，雙眼瞇成一線，心頭冒起一股無名火。 媽呀! 小蔡寄這封信分明來是想氣死我。 老天爺呀，請救救我~ 這位”菜”先生難道不知道我的座位在哪兒? 難道”菜”先生桌上沒電話? 竟然為這點芝麻小事莫名其妙發MAIL。 我氣得無法看完信件內容，直接把它當垃圾delete掉，繼續我的早晨開工3件事。 過不久，我敢打賭絕對不超過5分鐘，那隻小菜鳥竟突然飄到我的座位前方，一開口又是 「莎莉姐，拜託救救我啦~ 那個行政部的MARY不知道怎麼跟我槓上了，我只是想領些文具而已，她卻處處刁難我耶!」 好巧不巧這一秒鐘，我正用重新整理過的好心情品味著那塊經典蛋糕，一口提拉米蘇還沒來得及放進嘴巴，它、叉子和我的右手臂一同懸在半空中，配上小蔡那張接近淚眼汪汪的表情， 天吶! 有夠尷尬。正所謂 ”拿人手短，喫人嘴軟”，看來這下子我不出手相救說不過去，唉~

非常努力按捺住想對他吼叫的衝動之後，我開口問他:「你做了什麼?」「拜託~ 我根本什麼也沒說什麼也沒做，只是早上發了email跟Mary說我需要一些文具。 她不幫忙就算了，我才覺得奇怪，我連她的面都沒見過，她幹嘛對我那麼不友善???」小蔡語帶無辜一口氣說完。 我長長嘆了口氣，然後內心os: 「就是你們這些濫用Mail的人，讓我每天有一大堆看不完的MAIL! 唉~」

 

From:      [email protected] Sent:       Wednesday, April 03, 2012 09:17 AM To:         [email protected] Subject:    Hi~   Hi~Mary,   我需要的文具清單如附件，請幫我準備，下午拿給我囉!   David

 

From:      [email protected] Sent:       Wednesday, April 03, 2012 09:40 AM To:         [email protected] Subject:    RE:Hi~   Hi~ David,   依公司規定，文具需求依照申請表單發放，且標準作業時間為一週。   Mary 行政部門助理 分機: 711

 

 

From:      [email protected] Sent:       Wednesday, April 03, 2012 09:50 AM To:         [email protected] Subject:    RE:RE:Hi~   Hi~ Mary,   我沒看到申請單，請問要在哪裡填寫? 那一些筆啊尺啊的那種簡單文具可以先給我吧?! 謝謝~   David

 

From:      [email protected] Sent:       Wednesday, April 03, 2012 11:58 AM To:         [email protected] Subject:    RE:RE:RE:Hi~   Hi~ David,   所有申請單都在系統的公共區。 發放文具依照標準作業時間，抱歉無法提前。   Mary 行政部門助理 分機: 711

看到這裏，我心裡已有些明白:

 

1.小蔡只消走到MARY位子前，請她幫忙並當場完成所需的流程，很可能他要的東西馬上就到手了。但是小蔡這傢伙還跨部門email來email去，明明是件簡單的事，卻因為濫用MAIL而搞到複雜。

 

2.在給MARY的信件中，小蔡用了近似命令的語氣，難怪MARY會用同樣不友善的語氣回覆，一場無謂的MAIL戰就此展開。 

 

我請小蔡到MARY前面親自告罪，表明自己是新人不懂流程，非常抱歉造成她的困擾，並馬上補上所需申請單據。至此，MARY也不好再拿翹，便將小蔡所需清單中已有庫存的文具先行交給他。

 

向我回報完，小蔡最後長嘆一口氣說: 「沒想到三分鐘可以解決的事，我卻花了一整天。」「是啊~ 有時候MAIL並不是最好的溝通工具! 你以後一定要特別注意了!”」 事實上我想說的是 「這次看在提拉米蘇的份上才救你，下次再出包千萬別要我幫你收拾善後勒!」