多項目管理的6個關鍵成功因素！
公司運營過程中基本都是多個項目並存，同時推進，很少會只運營一個項目，在多項目管理中經常會遇到這些問題：
- 不同項目資源分配不均
- 多項目進度難以監控
- 項目綜合成本居高不下
- 項目整體質量無法保障
那麼如何在資源有限的情況下，實現多項目同時開展，並保證項目如期完成 呢？
多項目管理常見問題
多項目並行比單個項目管理更容易出現意外。 因為與單項目管理相比，多項目管理的環境顯得更加複雜和難以管控。
- 需要協調來自不同部門的資源
- 項目的優先順序和戰略目標經常會被調整
- 有些項目是相互依存的
- 決定必須在很短的時間內完成
- 需要精確的項目信息
造成這些問題的原因很多 ，例如：
- 缺少對所有項目和資源的詳情概述
- 項目的優先順序排序不當
- 在資源衝突的情況下，資源分配不合理
- 沒有及時監控項目進度
- 沒有專業的項目管理
如果成功地解決了這些問題，那麼您的項目運行就會很順利。以下是影響多項目管理的一些關鍵因素，希望能對大家有所幫助。
多項目管理的成功要素
1.用PMO制定項目標準及流程
不管做什麼項目，儘可能標準化、流程化。PMO（Project Management Office）也就是項目管理辦公室 ，它的實質是組織的一個決策和計劃部門，也是一個監督機構。他們肩負著組織戰略目標如何實現的責任，在組織業務層面上負責多項目的決策，計劃，實施流程和監督等。
如果要有效管理多項目環境，建議您制定一個標準的更新項目的流程，確保項目啟動前滿足滿足一定的標準在啟動，這能為項目優先順序提供一些基礎。
由於這個制定具有跨項目性，因此在制定標準時要注意項目間的通用性。
PMO還應當負責項目資源的有效流動以及團隊項目管理水平的不斷提高。 例如：
- 確定項目的啟動方式
- 建立項目流程和方法
- 協調資源請求
- 培訓項目經理
- 為項目管理和資源管理引入合適的工具
一個成熟和被接受的PMO可以適當的減少項目延誤，成本和工作超支；提高客戶項目的盈利能力；改善項目的戰略方向。
Tips：您的PMO必須得到最高管理層的支持。但是，它不應被視為一個監管機構。相反，它必須向項目團隊明確證明其價值，這將確保他們的舉措被團隊成員接受。
2.給項目制定優先順序
為了避免一次處理太多項目，您應該把注意力集中在重要和緊急的項目上。因此，需要根據企業戰略目標確定優先順序，然後依次有序地開展項目。
我們強烈推薦一種排序方法： 創建項目價值分析標準 。這個標準需要根據公司情況（公司規模/行業/運營狀況）做一些調整。
根據評級，您需要確定哪些項目要優先啟動，這對企業戰略目標的實現非常重要。
Tips：您需要確保將最多的資源用於最重要的項目。
3.在容量規劃中保持戰略性，資源合理分配
一個公司資源是有限的（包括人力/財力/硬體設備等），同一資源不可能同時供所有的項目使用。因此，需要實施戰略資源規劃，也稱為 容量規劃 。您需要及時識別資源瓶頸，並能夠根據您的公司戰略對其做出反應。
容量規劃不足的話，您可能面臨以下風險：
- 由於資源分配不足，項目未按時完成
- 由於沒有使用足夠的適當資源，項目成本會增加
- 您將在解決資源衝突的協調工作浪費大量時間
- 所有這些都可能導致客戶不滿意
因此，合理分配是非常重要的。多項目並行時，在資源充沛的情況下一般是幾個項目內部互相調用，特殊資源找公司協調；在資源緊張時，應先建立多項目進度計劃梳理與內外部資源情況分析；再根據每個項目不同的階段及情況，匹配人力資源模型。
例如會議室，公司的會議室是有限的，但是多項目同時進行可能就會出現需要搶佔會議室的情況，如果提前協調時間，定好會議室，將會避免很多不必要的糾紛。
Tips：需要確保為最重要的項目保留最多的資源，而不是為不重要的項目配備人員。
4.項目之間相互依賴與約束，建議公開項目
多項目管理很重要的是如何保證資源的有效投入，在項目團隊中，一人跨多個項目的情況一定不要多，否則項目效率會低下，而且可能會出現幾個項目有相互依存的關係。
把公司項目公開，有利於資源的共享，讓他人都知道你在做什麼，對於任務分工也能更明確，盡量避免出現一人同時參與多個項目的情況。
5.團隊間的協作和溝通平台不可或缺
在多項目管理中，各個項目組成員在統一的合作體中工作，各個項目之間交換各種信息，溝通信息量成倍增加，團隊間的協作也更加頻繁。
這時多項目結構化協作就變得非常重要，有一個固定的溝通平台，方便成員間的溝通，可以很好的解決這個問題。
6.實時監控項目進度，了解所有項目和資源的狀況
對於多項目管理來說，組織外部環境是非常複雜多變的，經常都需要根據外部環境的變化和需求對組織內的項目進行調整，而且項目本身的狀態也不斷發生改變。
因此，項目管理者要注意明確每個項目的里程碑節點，監控項目進度，定期對所有項目的進度進行統一更新，確保關鍵任務上的資源可用性，做好風險儲備，出現問題及時調整。
相對於單項目管理，多項目管理在進度、成本、質量等方面承受更大的壓力， 確保組織內每個項目都能以最少成本按時、保質完成 ，是多項目管理最終追求的目標。
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