如何高效處理老闆的郵件

每天祕書總免不了要處理大量的郵件，不管是自己的還是老闆的，一堆堆的。我來和大家分享一下我是如何快速處理郵件了。

處理大批量郵件的時間一定要在開始一天工作之前，你可以稍微早到15分鐘，做好上班準備工作後，打開電腦，這時候電腦裏會顯示昨天下班到早上的所有郵件（工作狂，時時刻刻拿著手機刷郵件的除外）。

一、按難易來區分郵件

1. 先閱讀外部來信，其中大部分都是廣告，推銷，介紹各類課程的或是Linkedin上過來的，這些可以先忽略，而我的做法會直接刪除。如果是重要的外部推廣會議，一般這些銷售會提前給你打電話再發郵件。所以對我來說，沒有打過電話的郵件我就直接刪除了。

2. 再處理簡單內容的郵件

內部會議安排郵件排第二。這些郵件處理簡單，只需要知道時間、地點、人物或一些基本信息。收到這類信件，如果時間搭配上允許，我會立刻簡單回復，然後在自己和老闆的日程上進行標註。然後將這類信件移到自己的文件夾，以備日後查詢。

3. 最後處理需要回復具體內容的郵件

此類是需要收集信息和資料，或者要反覆思考，斟酌字句的信件，我一定會留到最後回復。我覺得，剛進入辦公室時，人還沒有完全進入工作狀態，需要有一個過渡。所以先處理簡單的，不需要花費腦力的郵件，等狀態上來了，再處理這類信件比較合適。有些內容需要自己回顧一下過去幾天跟蹤事件的進展，有些是要預估接下去幾周安排的，這都需要思維有一個緩衝，然後慢慢調整，想步驟，思考的時候就會把方方面面的內容都考慮周全，不會有遺漏。

二、按發件人或郵件主題歸類

此類方法一般用於長假之後，信件特別多，我會按發件人或主題索引快速閱讀有些郵件。其中很多郵件不需要你回復，只是幫助你瞭解事情的來龍去脈。有些人會說直接閱讀最後一封信不就好了嘛？但有時候，有些發件人不會在同一郵件主題上做回復，這時候閱讀最後一份郵件的做法是無效的，還是要把郵件主題和發件人統一起來一起看，這樣速度快，而且對事情的發展也瞭解的比較全面，另外也省去了滾動郵件的麻煩。

用以上方法，我一般可以在30分鐘到1小時處理完所有郵件。之後進來的郵件，我會根據自己正常的工作節奏處理。

我會把自己已經完成的內容放入文件夾裏，把需要提醒老闆，自己還沒有完成任務的郵件仍舊留在收件箱裏。一般我會把這些郵件控制在20封左右，超過了20封，我一定會強迫自己完成其中部分任務，然後歸類郵件。這樣留在郵箱裏有待處理的郵件不會造成自己的焦慮，也能更好的管理正在進行的項目內容，提醒老闆完成相關事宜，自己做事也不會遺漏。

希望對大家有所幫助！