Microsoft Teams教学：帐号申请安装、线上视讯会议、一对一私讯、群组聊天、云端档案共享

线上协作的工作方式，在网路及行动装置兴起后，一直都是被众多企业所关注的议题之一，如Slack以及后来的 Microsoft Teams 等服务，在国外可说是行之有年，不过这种不需直接面对面的工作型态，对于台湾以中小企业为主的办公室环境来说，因为 LINE 的方便性，所以一直都并未成为主流的解决方案，顶多算是备而不用，平常大家还是得进公司办公室打卡上班。

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以沟通为中心的Microsoft Teams

然而没有人会预料得到，疫情竟来得如此又急又快，在不影响工作效率的前提下，不得不重新考虑「在家上班」这件事的可行性，如此一来，传统的 LINE、FB 等个人化工具，在兼顾即时沟通、视讯会议以及共同作业上，就不免显得有些局促，甚至有安全上的疑虑，选择打包成单一平台的服务会省事得多，本篇就以 Microsoft 旗下的 Teams 来进行范例。

▲ 重点1：最多人用的 LINE 虽然也有桌面版程式，但由于公私联络人、群组混杂在一起，加以广告又多，并非理想的解决方案。

▲ 重点2：针对在家进行视讯会议的隐私性，微软 Teams 则加入 AI 脸部辨识的背景模糊功能来因应。

▲ 重点3：Teams 的每一项功能拆开来，都有其他程式可以取代，但 Teams 的最大优势，就在于它强大的整合能力。

Teams的帐号申请与安装

微软的 Teams 其实是归属在 Office 365之下的团队合作平台，并透过「聊天室」的表现形式，促进同事以及团队之间的沟通，同时 Teams 也将工作上会用到的相关应用，包括邮件、文书处理、档案交换、视讯会议等功能全都整合在一起，方便对应不同的工作情境需求，其中免费版本主要针对个人与小型团队，如果公司规模较大，则需购买商务版本的 Office 365，才可支援更多使用者及开放进阶功能，如果你的公司或学校原本已经有采购 Office 365，就无法再重复申请 Teams 免费版。

申请网址：https://long.af/bpkujp

▲ 1.至 Teams 申请网页，按下「免费注册」。

▲ 2.在输入电子邮件这边以 Microsoft 帐号为优先，如果没有的话，后续流程也会协助你建立新帐号。

▲ 3.接著会询问你的主要用途，这里便以「公司使用」为例，按「下一页」。

▲ 4.如果不是用 Microsoft 帐号申请 Teams，网页会协助你建立帐户并登入，接著会请你输入公司与地区，按「设定Teams」。

▲ 5.Teams 有提供 Web 网页版及 Windows 程式版，功能相同，如果担心没开网页而漏接讯息，也可使用安装版较安心。

建立频道邀请工作伙伴加入

Teams 本质上算是一套传讯软体，因此「团队」与「频道」即是 Teams 的核心，可以把它想成是一种公开的聊天室，团队是由多个频道所组成，就如同公司组织是由众多部门所组成，不过 Teams 的团队与频道应用方式较为灵活，团队的成员可以阅览并搜寻所有公开频道的内容，并可自行决定是否接收每个频道的通知，而即使是在公司体系之外的成员，也可以用「来宾」的身份加入频道，参与相关的工作讨论，针对较敏感的资讯，管理者也可建立私人频道，邀请特定成员加入，至于不需要的频道亦可删除，不过要注意该频道内的聊天记录也会消失。

▲ 1.进入 Teams 之后，团队名称预设为申请时所输入的公司名称，亦可自行更改，按下方「邀请人员」来新增成员。

▲ 2.共有三种方式，包括提供连结、汇入通讯录等等，适合一次邀请多名人员进入团队。

▲ 3. 如果要新增公司之外的人员为来宾，可透过「团队」旁的「…」按钮，选择「新增成员」。

▲ 4. 输入对方的 Email 之后，即可选择「将…新增为来宾」，并按下「新增」即可。

▲ 5.收到邀请信的人，打开信内连结并按下「接受」，如果本身没有 Microsoft 帐户的话，仍需要申请一个才可登入 Teams。

▲ 6.受邀请者登入后，输入名称按「下一步」即可加入，成为团队中的成员或来宾。

▲ 7.要知道团队之内有多少成员，可在团队的「…」点选「管理团队」。

▲ 8.在「成员」的分页即可查询目前团队的所有成员，管理者可在此提高成员权限为「拥有者」或删除成员。

▲ 9.由于所有新增的成员都归在同一团队之内，为了使讨论内容不要都混杂在一起，在团队之下可再「新增频道」。

▲ 10.输入频道名称后，在「隐私权」项目有标准及私人两种类型，可依实际需求选择。

▲ 11.如果选择「私人」的话，还需要「新增」指定的团队成员，在私人频道的聊天内容只由有频道成员才看得到。

一对一私讯以及群组聊天

团队管理者为了频道管理上的方便，对于成员权限多少会有所限制，因此一般成员可能无法像管理者一样自由的建立频道，而且在公开频道的内容，是所有成员都看得到的，有些与工作没那么相关的事，或只是想跟同事分享有趣的影片，不想广而告之，便可利用 Teams 的聊天功能，在此除了可以进行一对一的私聊，也能拉几个工作上较密切的同事自由组成群组，其对话内容也只有群组对象才看得见，不会公开到频道上，甚至还有贴图可用，等于是将过去我们所习惯的 LINE 对话功能，也一并整合到 Teams 当中了。

▲ 1.在 Teams 中点选「聊天页签」，并按下上方的「笔形」按钮新增聊天。

▲ 2.输入 Email 搜寻团队成员，点击后即可进行聊天，不必像 LINE 一样需加入好友。

▲ 3.点开下方聊天视窗的文字编辑器，可以看到各类格式、段落以及缩排功能均相当完整。

▲ 4.贴图功能除了表情符号与 GIF 动图外，也可支援自行输入文字内容。

▲ 5.在步骤2的收件者栏位右方点选箭头图示，则可建立对话群组，同样以 Email 搜寻成员加入群组即可。

立刻进行线上视讯会议

虽然 Teams 免费版及商用付费版均支援线上视讯会议功能，不过只有付费版本才能够整合 Outlook 行事历，提前进行线上会议的排程，如果是免费版的话，仅能在团队频道由管理者或成员来召开即时性的会议，最多可以支援250人一同进行会议，并可自由决定是否要开启麦克风与摄影镜头，同时也可分享简报资料与建立白板，由于会议本身是对团队开放的，除非会议发起人是在私人频道召开，否则任何成员看到频道讯息后，其实都可以直接加入会议，不一定要等待邀请才能进入。

▲ 1.进入团队或频道页面，点选下方聊天工具列的摄影机按钮。

▲ 2.输入会议名称后按下「立即开会」。

▲ 3.在人员的栏位用 Email 搜寻或按「…」选择「要求加入」，他们的 Teams 页面就会跳出要开会的通知讯息。

▲ 4.如果成员有开启摄影机，便可进行多方视讯会议，如果要分享电脑画面，则按工具列的分享图示。

▲ 5.除了分享电脑桌面的视窗外，平板使用者也可分享「白板」来手写会议重点，要退出会议则按「挂断」。

档案的共享以及线上文件协作

同事之间免不了会有工作档案交换的需求，如果档案较大，大家又不在同一间办公室内，可能就需要透过云端空间来传递， Teams 本身也提供了档案共享的功能，可透过 Teams 直接上传档案，也可 Tag 特定成员或频道，让需要的人可以立即获得通知并取得档案，不用再透过Email或转寄连结的方式，日后要查询、整理也比较方便，如果上传的是 Word、Excel、PowerPoint 等 Office 文件档案，还可以直接让成员在线上进行即时协作，就算同时间有其他人也在编辑同一份档案，最后也会自动将所有人的变更合并在一起。

▲ 1.在团队页面对话框下，按下回纹针图示来新增档案。